(3/3) Analyse d’une politique documentaire : cas client

Etude fonctionnelle : Politique documentaire

A partir des éléments injectés dans ELK, on peut également obtenir un export csv répondant à la requête. On peut ainsi reconstruire pour chaque source un fichier csv avec la liste des 3 premiers niveaux d’arborescence et extraire automatiquement une carte cognitive. Cette dernière facilite la communication et permet une analyse “a priori” puis un travail de reconstruction avec un spécialiste métier.

On a ainsi les images Avant/Après facilitant la conduite du changement et la mise en oeuvre d’un plan d’actions.

L’étude porte ainsi sur les éléments suivants :

  • M: Lecteur réseau organisationnel : contient des répertoires pour chaque service de l’organisation ;
  • N: Lecteur réseau commun : contient des répertoires pour chaque projet ou élément commun à l’organisation ;
  • O: Serveur Alfresco : contient les répertoires pour chaque nouveau projet ou chaque nouvel élément commun qui est basculé sur le serveur Alfresco. Les éléments organisationnels sont aussi peu à peu basculés sur Alfresco.

M: Lecteur Organisationnel

Les premiers niveaux d’arborescence sur un serveur réseau “organisationnel” correspondent généralement aux niveaux suivants :

  • Direction
  • Département
  • Service…

Arborescence

On peut extraire ce genre de carte :

/Users/bxml/Desktop/Tmp/Screenshots/Capture d’écran 2019-04-09 à 11.33.21.png

Eléments communs

On trouve normalement des éléments liés à l’organisation de la direction/service/cellule, à la gestion opérationnelle des personnels associés (RH, formation, règlement intérieur…) :

  • Plannings
  • Congés
  • Compte-rendus
  • Modèles
  • Outils
  • Processus

Conclusion

A la lecture des plans de classement, on constate souvent des anomalies de ce type :

  • Trop d’éléments, rendant la compréhension difficile ;
  • Des références à des personnes (via leur nom, leur prénom) empêchant un stockage mutualisé des informations ;
  • Des références à des événements précis (via la date d’une journée), empêchant le stockage d’éléments ultérieurs ;
  • Des noms mêlant une information et une année, empêchant une déclinaison naturelle sur plusieurs années
  • Des noms correspondants à des types de fichiers, obligeant à parcourir le répertoire pour connaître son contenu

N: Lecteur commun

Désolé, cette section est n’est pas reproduite car les éléments issus d’une réelle étude client sont trop nombreux pour être anonymisés correctement.

O : Serveur Alfresco

Arborescence

/Users/bxml/Desktop/Tmp/Screenshots/Capture d’écran 2019-04-09 à 11.35.07.png

L’arborescence ci-dessus a été construite en regroupant manuellement les éléments. En effet, le concept de site ne supporte pas les hiérarchies qu’on reproduit généralement à l’aide de conventions de nommage.

Bonnes pratiques : les préconisations

On reprend les anomalies précédentes et on liste les solutions possibles :

Trop d’éléments gêne la visibilité

Afin de permettre une navigation fluide et pertinente, il faut respecter les règles suivantes la compréhension, la mémorisation :

  • Eviter plus de 20 éléments par répertoire
  • Créer des sous-répertoires pour regrouper les éléments par thèmes/sous-thèmes
Eviter les références aux éléments susceptibles de changer

Ce sont les personnes qui changent le plus dans les organisations. Ainsi, il faut éviter les noms et/ou prénoms dans les noms de répertoires (Michel, Stéphanie…) car lorsque la personne s’en va, il est difficile de savoir si les données sont privées, quels sont les thèmes concernés, ce qu’il faut garder, jeter… C’est le genre de répertoire qu’on retrouve plusieurs années après le départ de la personne…

Isoler les années

Il faut éviter de nommer un répertoire en ajoutant une année, caractéristique des événements, car cela bloque les regroupements automatiques. Si l’événement est amené à se reproduire, alors faire un répertoire du nom de l’événement puis un répertoire avec les années. Le fait d’isoler l’année permettra de consolider les données au niveau tranverse.

Ne pas utiliser de répertoires explicitant le type des fichiers

Cette information peut être obtenue automatiquement par la GED en se basant (en partie) sur le suffixe du fichier, il n’est donc pas nécessaire de l’expliciter et lui préférer un répertoire porteur de sens.

Donner du sens

Il est plus facile de mémoriser une arborescence porteuse d’une logique métier, que l’utilisateur manipule tous les jours de manière implicite, plutôt qu’une succession de tâches qui peuvent être très variées. L’arborescence devient du coup dure à comprendre et à suivre avec le risque que des répertoires redondants soient créés.

Conclusions

Revoir les PDC en fonction des règles ci-dessus et faire des préconisations pour chaque service département, service, mission, projet… Attention, le traitement de répertoires correspondant à des unités organisationnelles complexes (avec plusieurs centaines de milliers de fichiers) sera plus long que les répertoires d’une simple unité organisationnelle (avec quelques centaines voire milliers de fichiers au maximum).

Conclusion

L’utilisation d’un système d’indexation est fondamentale pour vous aider à connaître votre système documentaire, pour l’améliorer et vous aider à la conduite du changement en identifiant les sources de gaspillage et les pistes d’amélioration.

Afin d’avoir un véritable système outil de supervision et de pilotage de votre SI documentaire, il est nécessaire de mettre en place une collecte continue des informations seul moyen qui permettra d’obtenir un outil de supervision en temps réel de votre SI documentaire.

 

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