blueSign, le composant Alfresco pour faciliter la signature électronique

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Bluexml, expert majeur en dématérialisation de l’information vous présente son composant BlueSign. Il permet d’intégrer à votre solution de GED Alfresco Content Services une signature numérique certifiée avec les tiers de signature YouSign et DocuSign. C’est dans une approche de transformation numérique toujours en perpétuelle expansion et avec la généralisation du télétravail, notamment lié à la crise sanitaire actuelle que ce composant a vu le jour.

Une jurisprudence au niveau européen

Depuis le 13 mars 2000 et la loi n° 2000-230 la signature électronique a autant de valeur, au sens juridique, que la signature papier. A partir de cette date les solutions de signatures électroniques se sont développées sur le territoire français. C’est en juillet 2016 que la règlementation Européenne eIDAS (electronic IDentification, Authentification and trust Services) est entrée en vigueur et fixe les critères à respecter pour qu’un procédé de signature électronique soit valide au sein de l’Union Européenne. Cette réglementation remplace l’ensemble des lois nationales des pays membres de l’union Européenne. Sur le principe de cette réglementation :

Un document scellé avec un horodatage (au sens européen) bénéficiera d’une présomption de fiabilité quant à sa datation et son intégrité devant toutes les juridictions européennes (même valeur que la signature manuscrite)
Les clés privées de signature (ou données de création de signature électronique) seront confiées à des prestataires de services de confiance qualifié (offrant donc un service de confiance qualifié)
Ces opérateurs auront un certain nombre d’exigences de sécurité à respecter et devront subir un processus de certification afin de vérifier qu’ils sont conformes au règlement.
Les prestataires de services qualifiés sont tenus de vérifier l’identité du demandeur en sa présence lors de la remise d’un certificat qualifié
Trois niveaux de signature : simple, avancée et qualifiée

De nombreux avantages par rapport à la version papier

.Les fondamentaux de la signature sont :

Authentique : L’identité du signataire doit pouvoir être retrouvée de manière certaine
Infalsifiable : La signature ne peut pas être falsifiée. Quelqu’un ne peut se faire passer pour un autre
Non réutilisable : La signature n’est pas réutilisable. Elle fait partie du document signé et ne peut être déplacée sur un autre document
Inaltérable : Un document signé est inaltérable. Une fois qu’il est signé, on ne peut plus le modifier
Irrévocable : La personne qui a signé ne peut le nier

Du côté des avantages, il est à noter qu’une transmission numérique des documents coûte 25 fois moins cher que son équivalent en version papier et qu’un traitement numérique coûte en moyenne 4€ tout en étant quasi instantané alors qu’un traitement manuel coûte en moyenne 14€ pour une durée de 12 jours.

Un sondage auprès des DSI et décideurs montre que les enjeux de la signature électronique sont (de plus important au moins important) :

La réduction des délais de traitement conduisant à une augmentation de la productivité
La réduction des coûts
L’amélioration de la qualité, la fiabilité et le contrôle interne (traçabilité) permettant de réduire les erreurs humaines
Accroissement de l’accessibilité en permettant un accès aux contenus plus facilement et permettant la collaboration
La modernisation des traitements via des expériences fluidifiées
Un impact sur l’environnement en réduisant l’empreinte carbone

Une accélération de l’usage lié à la généralisation du télétravail

Avec la crise sanitaire liée à la COVID qui a conduit à la généralisation du télétravail, la signature électronique n’a jamais été autant plébiscité.

C’est fort de son expérience dans le domaine de la transformation numérique et ce contexte si particulier que nous traversons que Bluexml a décidé de créer le composant BlueSign permettant de signer les documents stockées dans votre Alfresco Content Services (ACS) via le tiers de signature certifié YouSign ou DocuSign.

BlueSign ajoute la signature numérique certifiée à votre GED Alfresco

Ce composant s’adresse à toutes les entités qui nécessitent de faire signer des documents que ce soit en interne comme en externe. BlueSign vous permet :

De prendre en charge les trois niveaux de signature (simple, avancée et qualifiée)
De désigner un ou plusieurs signataires, qu’ils soient internes à Alfresco ou des personnes extérieures n’ayant pas accès à la solution de GED
De gérer l’ordre des signatures et le placement de ces dernières pour chacun des signataires
D’avoir une traçabilité complète de la procédure de signature (initiateur, liste des signataires avec date de signature, ordre et position de la signature, nombre et date de consultation du document par signataire, nombre et date de téléchargement du document par signataire)
De bénéficier de notifications emails au moment où on est amené à signer le document, lorsque la procédure de signature est terminée et à chaque consultation et téléchargement du document par un signataire
D’avoir accès à des tableaux de bord présentant les documents en attente de votre signature et les documents pour lesquels vous avez initié une procédure de signature

BlueSign est un composant qui se déploie au sein de la solution Alfresco Content Services tout en intégrant un connecteur avec le tiers de signature YouSign ou DocuSign sur lequel les documents sont signés.

Le schéma ci-dessous illustre le fonctionnement général de la solution BlueSign vis-à-vis de la GED Alfresco Content Services et du tiers de signature :