Cas client – bluexml

Migration MySQL vers Oracle : 250 Go de données migrées sans interruption de service

laure — Thu, 30 Apr 2026 07:00:01 +0000

Migration MySQL vers Oracle : 250 Go de données migrées sans interruption de service avril 30, 2026 Alfresco, Cas client, GED (Gestion électronique Documentaire), Régions, Technique de documents 0 To de données BDD 0 Go de migration 0 Jours interruption 0 tâches planifiées 0 La Région Île-de-France gère quotidiennement près de 2 To de documents critiques via sa GED GEDIF, basée sur Alfresco interconnectée à une dizaine d’applications métiers et accessible en direct à travers les portails Alfresco et des interfaces métiers basées sur ADF. Migrer la base de données de MySQL vers Oracle 19c représentait un défi technique majeur : comment transférer 250 Go de données structurées sans impacter les milliers d’agents qui l’utilisent chaque jour en direct ou à travers les applications métier ? Un défi technique complexe La contrainte était claire : zéro interruption de service pendant les opérations de migration. Avec un temps de transfert estimé à 8 jours pour la migration complète, il fallait concevoir une approche permettant à GEDIF de rester pleinement opérationnelle. L’architecture Alfresco en cluster (de nombreux nœuds répartis entre le cœur, les IHM, services divers déployés…) ajoutait une complexité supplémentaire : chaque composant devait être reconfiguré de manière coordonnée. Plusieurs mois de préparation, une centaine de tâches La réussite de cette migration repose sur une longue phase de préparation. Ce travail en amont, mené conjointement par les équipes de la Région Île-de-France et de bluexml, a permis de : Définir un plan de migration détaillé couvrant environ 100 tâches Anticiper les risques techniques et organisationnels Concevoir et tester les outils d’extraction, transformation et chargement Prévoir les mécanismes de retour arrière Documenter l’ensemble des procédures (plus de 50 pages de mode opératoire) Une architecture de migration innovante L’architecture de migration s’appuie sur un schéma ETL d’extraction, de transformation via des scripts Python et de chargement via transfert NFS et SQL*Loader mais a nécessité de nombreuses optimisations dont les principales sont : Contournement du bug mysqldump L’outil natif mysqldump de MySQL présente un bug bloquant sur l’export des BLOBs, inclus dans certaines tables Alfresco. Des scripts Python dédiés ont été développés pour extraire les données en CSV et encoder séparément les BLOBs en hexadécimal. Orchestration par lots Un système de workers Python surveille automatiquement la disponibilité des lots extraits de MySQL. Dès qu’un lot est prêt, SQL*Loader est déclenché pour charger les données dans Oracle. Cette parallélisation sur 4 threads simultanés optimise les temps de traitement tout en préservant la stabilité des serveurs. Optimisation des transferts de données Le système de transfert des lots extraits se fait par étape, avec d’abord une extraction sur disques rapides locaux, suivie d’une compression intelligente des données, pour finir par une copie des données compressées sur les disques montés en NFS depuis la baie de disque. Ceci a permis des gains très importants sur les temps de transfert des données extraites de la base de données. Migration différentielle via binlogs Pendant les 8 jours de migration de masse, la production continue de générer des données. Pour garantir la cohérence finale, nous avons développé un mécanisme de migration différentielle basé sur l’analyse des binlogs MySQL. Cette technique permet de capturer précisément toutes les modifications (créations, mises à jour, suppressions) et de les rejouer sur Oracle avant la bascule définitive. Une bascule maîtrisée sur deux week-ends La finalisation s’est déroulée sur deux week-ends, limitant l’impact sur les utilisateurs : Premier week-end : arrêt planifié, sauvegarde complète, lancement de la migration complète sur la base sauvegardée, premiers tests de validation Second week-end : bascule définitive après validation de la migration complète, reconfiguration des clusters via Ansible, validation définitive. Des procédures de retour arrière ont été prévues à chaque étape, sécurisant l’ensemble du processus. Un projet mené avec succès La migration de la GED CRIDF vers Oracle a été réalisée avec succès, sans perte de données et sans interruption de service pour les utilisateurs. Elle permet désormais à la Région Île-de-France de : Bénéficier d’une infrastructure base de données alignée avec les standards SI Préparer sereinement les futures migrations Alfresco et les évolutions s’appuyant sur les intégrations, toujours plus nombreuses, d’interfaces métier basées sur ADF Sécuriser un patrimoine documentaire critique Ce projet illustre la capacité de bluexml à conduire des migrations complexes à fort volume, dans des environnements critiques, en conciliant continuité de service, exigence technique et rigueur méthodologique. Technologies : Alfresco • MySQL 8 • Oracle 19c • Python • SQL*Loader • Ansible Découvrir nos projets avec la région Articles similaires

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Faire évoluer Alfresco Share vers ADW : une interface métier au service du SEDIF

laure — Wed, 08 Apr 2026 07:00:02 +0000

Faire évoluer Alfresco Share vers ADW : une interface métier au service du SEDIF 8 avril, 2026 Agences d’état, Alfresco, BPM (Business Processus Management), Cas client, GED (Gestion électronique Documentaire) Dans un contexte où les applications métiers doivent s’adapter en permanence aux évolutions des usages, à la modernisation des systèmes et aux exigences des utilisateurs, la refonte d’un outil stratégique comme Gestion des Affaires représente un véritable défi. Le SEDIF, Syndicat des Eaux d’Île-de-France, a fait appel à bluexml pour repenser en profondeur cette application essentielle, intégrée à leur instance GED Alfresco. Plutôt que de se limiter à une simple mise à jour technique, ce projet a été l’occasion de repenser l’expérience utilisateur dans sa globalité. Grâce à une approche UX/UI centrée métier, alliant expertise, co-construction et accompagnement au changement, cette refonte a permis de moderniser l’application tout en renforçant l’implication des utilisateurs. Une collaboration centrée métier et guidée par l’UX Depuis plusieurs années, bluexml accompagne le SEDIF (Syndicat des Eaux d’Île-de-France) dans l’évolution de sa GED basée sur Alfresco. Cette collaboration de confiance s’est récemment traduite par un projet stratégique : la refonte complète de l’application « Gestion des Affaires », intégrée à l’instance eDoc du SEDIF. Ce projet, à la fois technique et métier, a été l’occasion de mettre en œuvre une approche UX/UI centrée sur les usages réels des utilisateurs, en co-construction avec les équipes du SEDIF. Retour sur une collaboration structurante, tournée vers la modernisation, l’autonomie des métiers et la pérennité technique. Un besoin de modernisation au cœur de la réflexion L’application Gestion des Affaires joue un rôle clé dans le suivi et la gestion des projets internes du SEDIF. Cependant, l’évolution des usages et l’obsolescence de certaines fonctionnalités rendaient une refonte indispensable, tant sur le plan fonctionnel que technique. Les principaux objectifs de cette refonte étaient : Revoir les usages pour les adapter aux besoins actuels et supprimer les fonctionnalités devenues inutiles ou trop complexes. Simplifier l’administration de l’application, notamment en facilitant la gestion des droits et des accès pour offrir plus d’autonomie aux utilisateurs « métier ». Remplacer le portail Alfresco Share, destiné à être décommissionné, par une solution plus moderne, basée sur le framework ADF (Alfresco Development Framework), garantissant une meilleure maintenabilité et évolutivité. Des ateliers UX pour repenser les usages Dès les premières phases du projet, notre UX designer a animé des ateliers avec les utilisateurs métiers pour analyser en profondeur les besoins, les frustrations et les attentes vis-à-vis de l’outil actuel. Ces ateliers ont permis : D’identifier les points forts à conserver, De mettre en lumière les zones de friction ou d’incompréhension dans les parcours utilisateurs, Et de co-construire des pistes d’amélioration réalistes et adaptées aux usages quotidiens des équipes du SEDIF. Cette démarche d’écoute et d’analyse a été essentielle pour définir les contours fonctionnels de la nouvelle version de l’application. Des maquettes UI conçues en collaboration étroite Sur la base de ces enseignements, notre UI designer a travaillé main dans la main avec l’UX designer et l’équipe de développement pour concevoir des interfaces claires, intuitives et esthétiques, facilitant la prise en main de l’application. Chaque maquette a fait l’objet de retours utilisateurs et d’ajustements progressifs, assurant une parfaite adéquation entre l’outil et les usages quotidiens. Une transition technologique maîtrisée Sur le plan technique, cette refonte a permis : Le décommissionnement progressif d’Alfresco Share, au profit d’un portail personnalisé basé sur ADF, plus moderne et adapté aux besoins spécifiques du SEDIF. La simplification et la rationalisation des droits d’accès et des rôles utilisateurs, avec des interfaces de gestion beaucoup plus accessibles pour les profils non techniques. Une meilleure modularité de l’architecture applicative, facilitant les évolutions futures. Ce virage technologique s’inscrit dans la volonté du SEDIF de moderniser durablement son système d’information documentaire, tout en s’appuyant sur un socle technologique éprouvé, sécurisé et évolutif. Success story Ce projet de refonte est également le reflet d’une collaboration entre le SEDIF et bluexml. Chacun des acteurs, des équipes métiers aux développeurs, en passant par les designers UX/UI, a apporté son expertise et son énergie pour faire émerger une solution aboutie et partagée. Chez bluexml, nous croyons fermement que la réussite d’un projet ne repose pas seulement sur la technologie, mais surtout sur : Une écoute active des besoins métiers, Une approche UX structurée, Et une implication constante des utilisateurs. Le SEDIF s’est engagé dans cette dynamique, ce qui a permis de construire une solution, robuste et tournée vers l’avenir. Découvrir nos projets avec le SEDIF Articles similaires

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La Région Île-de-France optimise sa gestion documentaire avec bluexml

laure — Thu, 19 Feb 2026 12:33:50 +0000

La Région Île-de-France optimise sa gestion documentaire avec bluexml février 19, 2026 Alfresco, Cas client, GED (Gestion électronique Documentaire), Régions De la gestion complexe de milliers de documents à une organisation fluide et centralisée, la Région Île-de-France a franchi un cap stratégique grâce à GEDIF et à l’expertise de bluexml. Découvrez comment le projet pour le Plan de Formation et de Pilotage Administratif a transformé leur gestion documentaire et ouvert la voie à de nouvelles perspectives. GEDIF et notre relation avec la Région Île-de-France GEDIF (Gestion Électronique des Documents d’Île-de-France) est la plateforme documentaire centralisée de la Région. Elle permet aux différents services et directions de stocker, organiser, rechercher et sécuriser tous leurs documents administratifs et opérationnels en étant connecté avec les outils métiers tel que Coriolis, Marco, IRIS ou OGIL. Depuis plusieurs années, la Région Île-de-France fait confiance à bluexml pour l’accompagner dans l’évolution et l’optimisation de cette plateforme. Notre rôle ne se limite pas au support technique : nous agissons comme un partenaire stratégique, en anticipant les besoins, en améliorant l’ergonomie et en garantissant la conformité réglementaire. Mise en contexte du projet PFPA Le projet PFPA (Plan de Formation et de Pilotage Administratif) s’inscrit dans une volonté de moderniser et d’optimiser la gestion des formations professionnelles proposées par la Région aux franciliens. Avant ce projet, la gestion documentaire autour du PFPA se faisait via plusieurs outils dispersés, ce qui entraînait : Des temps de recherche longs pour retrouver les bons documents Des données parfois dupliquées ou obsolètes Une traçabilité complexe en cas de contrôle Réalisation du projet bluexml a pris en charge l’intégration des besoins PFPA dans le socle documentaire GEDIF, en veillant à : Centraliser l’ensemble des documents liés au projet dans un seul espace GED Automatiser les flux documentaires grâce à des workflows sur mesure Renforcer la sécurité et la traçabilité des données Faciliter l’accès aux utilisateurs avec une interface claire et intuitive Résultat : les agents de la Région gagnent du temps, les données sont mieux organisées et le suivi des projets est simplifié. La suite de cette success story Forte de ce succès, la Région Île-de-France prévoit déjà de déployer cette approche GED à d’autres services et projets internes. bluexml continue d’accompagner la Région dans une logique d’amélioration continue, avec pour objectif de rendre chaque processus documentaire plus fluide, plus sûr et plus efficace. Découvrir nos projets avec la région Articles similaires

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Keycloak + Alfresco : le pari de l’IAM réussi pour le SEDIF

laure — Wed, 14 Jan 2026 08:00:24 +0000

Keycloak + Alfresco : le pari de l’IAM réussi pour le SEDIF octobre 30, 2025 ACS (Alfresco Content Services), APS (Alfresco Processus Services), BPM (Business Processus Management), Cas client, Ephesoflt, GED (Gestion électronique Documentaire), Industries Dans le cadre de la montée de version d’Alfresco, le SEDIF a dû faire face à l’abandon du protocole NTLM (New Technology Lan Manager). Ce défi a ouvert la voie à un projet stratégique : mettre en place une nouvelle solution IAM (Identity & Access Management). C’est Keycloak qui a été retenu. Nous avons mené cette mission technique et ambitieuse, marquant son entrée dans le domaine de l’IAM. Un client de longue date : le SEDIF Le SEDIF (Syndicat des Eaux d’Île-de-France) est un acteur public majeur dans la distribution d’eau potable, desservant plus de 4 millions d’usagers. Engagé dans la modernisation de ses outils numériques, ils font appel depuis plusieurs années à bluexml sur de nombreux projets. En 2025, cette collaboration s’est enrichie d’un nouveau volet : l’IAM. Le contexte : une évolution Alfresco qui bouscule l’existant En novembre 2023, le SEDIF lance un projet de montée de version de sa GED Alfresco vers la version 7.2. Une mise à jour nécessaire, mais qui révèle rapidement un point bloquant : le protocole NTLM, jusque-là utilisé pour l’authentification des utilisateurs, n’est plus supporté. Ce protocole, également déprécié par Microsoft, rendait le système incompatible avec les exigences actuelles de sécurité et d’interopérabilité. Il devient alors impératif de repenser l’architecture d’authentification. Une analyse approfondie est menée pour identifier une solution IAM fiable, pérenne, et compatible avec Alfresco. Keycloak : la solution retenue Après avoir envisagé plusieurs pistes, c’est Keycloak qui s’impose. Open source, robuste, soutenu par une large communauté, il permet de centraliser et sécuriser l’accès aux applications de manière souple. Il propose notamment le SSO (Single Sign-On), très apprécié pour sa simplicité d’usage côté utilisateur et sa capacité à s’interfacer avec des applications variées, comme Alfresco. Côté métier, Keycloak répond aussi aux attentes du SEDIF : il permet une gestion fine des droits, une meilleure traçabilité des accès, et s’inscrit dans une logique d’unification des systèmes d’authentification. En savoir plus sur Keycloak IAM : une nouvelle brique pour sécuriser les accès L’IAM (Identity & Access Management) est un domaine stratégique pour les organisations publiques comme privées. Il s’agit de gérer les identités numériques et les droits d’accès aux ressources de manière sécurisée et centralisée. Pour le SEDIF, la mise en place d’une solution IAM basée sur Keycloak représente un virage important vers une meilleure gouvernance des accès et une simplification de l’expérience utilisateur, en particulier pour les équipes métier. Une mise en œuvre complexe, un savoir-faire reconnu Ce projet a représenté un véritable challenge technique pour nos équipes : nous avons dû nous adapter à un environnement technique complexe chez le client, puis l’accompagner sur la formalisation de son besoin. Il a fallu faire preuve de pédagogie, d’agilité et de rigueur pour répondre aux enjeux du client. Autre complexité : la coordination prestataire, infogérant, client. Chaque action technique menée par bluexml devait être validée à la fois par le SEDIF et par Open. La bonne collaboration de toutes les parties a facilité la gouvernance du projet. Nos équipes ont su monter rapidement en compétence, proposer une architecture solide et assurer l’intégration de Keycloak à Alfresco en tenant les délais (livraison en juillet 2025). Aujourd’hui, le SEDIF dispose d’une solution IAM opérationnelle et robuste. Et après ? Vers une double authentification métier Le projet ne s’arrête pas là. Dans une seconde phase, le SEDIF souhaite élargir l’usage de Keycloak à d’autres applications métiers, pour offrir une expérience fluide à ses utilisateurs, tout en renforçant la sécurité. Prochaine étape envisagée : la mise en place de la double authentification sur la GED et les applications sensibles. Un nouveau défi que bluexml est prêt à relever, en continuant de faire le lien entre exigences techniques, contraintes de sécurité et besoins métiers. Encore une success story Ce projet symbolise notre capacité à accompagner nos clients dans des virages technologiques complexes, à sécuriser leurs environnements numériques et à nous positionner comme acteur du domaine IAM. Cette nouvelle réalisation Keycloak pour le SEDIF vient renforcer notre expertise dans le domaine de l’IAM, comme pour la région Île-de-France, le département de l’Hérault, GIE Cartes Bancaires… Découvrez les projets SEDIF Articles similaires

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Comment optimiser la gestion des marchés avec Amiens métropole ?

laure — Wed, 10 Dec 2025 08:00:57 +0000

Comment optimiser la gestion des marchés avec Amiens métropole ? octobre 30, 2025 ACS (Alfresco Content Services), APS (Alfresco Processus Services), BPM (Business Processus Management), Cas client, Ephesoflt, GED (Gestion électronique Documentaire), Industries Intégrer la signature électronique La métropole Amiens collabore avec bluexml depuis plusieurs années pour la gestion documentaire des marchés publics. La métropole d’Amiens a mis en place un portail spécifique permettant de simplifier les processus de consultation, de gestion et d’archivage. De nombreuses fonctionnalités sont disponibles sur cette plateforme, ce qui permet aux utilisateurs de gagner en efficacité opérationnelle. La signature électronique est la nouvelle étape apportant simplicité et gain de temps. La signature électronique permet de ne plus imprimer les documents, donne l’accès aux responsables, pour consulter et signer les documents en quelques clics. La complexité liée à la gestion de marchés, démultiplie les services et processus associé, ce n’est plus une contrainte avec cette nouvelle fonctionnalisée. Une approche centrée sur l’expérience utilisateur Pour assurer une adoption réussie et une intégration fluide de la signature électronique, bluexml a mené des ateliers fonctionnels en mettant l’accent sur l’expérience utilisateur (UX). Ces ateliers fonctionnels ont permis d’échanger pour identifier les besoins spécifiques par services pour les workflows en fonction de leurs usages quotidiens. L’objectif était de simplifier le parcours utilisateur tout en garantissant une conformité optimale avec les exigences réglementaires. Une conduite du changement progressive et adaptée L’intégration de la signature électronique ne se limite pas à un aspect purement technique. Elle implique également une conduite du changement pour accompagner les agents et les services dans cette transition. Les ateliers ont révélé l’importance d’une approche progressive, notamment pour combler le gap entre les pratiques existantes et les nouvelles procédures. Une solution robuste et sécurisée La Métropole dʼAmiens a choisi dʼadopter la solution i-Parapheur, intégrée avec pastell, afin d’assurer une gestion efficace et sécurisée des signatures électroniques. Cette solution permet : Une meilleure visibilité des pièces tout au long du cycle de validation. Une gestion transversale de l’avancement des signatures avec le niveau de confidentialité requis. Une optimisation des workflows permettant d’améliorer l’efficacité du traitement des documents. La mise en place de formulaires spécifiques pour le dépôt et l’exportation des pièces signées. Une collaboration étroite et une qualification rigoureux Tout au long du projet, bluexml est resté proche des utilisateurs, notamment pendant la phase de qualification. Cette proximité a permis dʼajuster la solution en fonction des retours métier et dʼassurer une adoption optimale par les services concernés. Des démonstrations de la solution de signature électronique ont été réalisées pour garantir la bonne compréhension et appropriation de la solution par les équipes. Success stories Grâce à cette initiative, la Métropole dʼAmiens franchit une nouvelle étape dans la modernisation de sa gestion documentaire. L’intégration de la signature électronique au sein de la GED permet de fluidifier les processus, d’améliorer la transparence et de renforcer la sécurité des échanges. Cette démarche illustre parfaitement l’engagement de la Métropole dans l’optimisation de ses outils numériques au service de ses agents et citoyens. bluexml se réjouit d’avoir accompagné ce projet et d’avoir collaboré avec les collectivités dans leurs enjeux de transformation digitale. Découvrir les projets avec Amiens Articles similaires

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Migration Alfresco et déploiement de la plateforme GED du Groupe CAM

laure — Thu, 30 Oct 2025 10:29:28 +0000

Migration Alfresco et déploiement de la plateforme GED du Groupe CAM 30 octobre, 2025 ACS (Alfresco Content Services), APS (Alfresco Processus Services), BPM (Business Processus Management), Cas client, Ephesoflt, GED (Gestion électronique Documentaire), Industries Une collaboration de longue date avec bluexml Le Groupe CAM, acteur incontournable de l’assurance des risques professionnels, BTP, industriels et commerciaux sur l’ensemble du territoire français, compte près de 250 collaborateurs et affiche un chiffre d’affaires de 235 M€ . Fort de cette solidité financière, le Groupe s’est engagé dans une transformation digitale ambitieuse en s’appuyant sur une politique de dématérialisation forte. Depuis plusieurs années, bluexml accompagne le Groupe CAM dans l’évolution et l’optimisation de son écosystème IT, notamment à travers des projetsde migration et de déploiement de solutions GED et BPM. Un projet de migration stratégique Dans le cadre de cette modernisation, le Groupe CAM a entrepris un projet de migration majeur de sa plateforme GED / BPM / Capture, qui repose sur : Alfresco Content Services (ACS) Alfresco Process Services (APS) Alfresco Capture (Ephesoft) L’objectif de cette migration est de bénéficier d’une version récente et pleinement supportée des solutions Alfresco, tout en rationalisant l’architecture existante. Cette évolution implique le décommissionnement d’Alfresco Process Services et de certaines fonctionnalités comme la gestion des tâches et des mails, ainsi que la suppression du composant OWSI (propriété Smile). Cette transformation repose sur une expression de besoins communiquée par le Groupe CAM. Des défis techniques et réglementaires L’écosystème IT du Groupe CAM est particulièrement complexe et nécessite une attention particulière pour assurer une transition fluide. Parmi les principaux défis : Optimisation des déploiements avec Ansible Montée de version d’Alfresco intégrant de nombreuses customisations Gestion des formulaires personnalisés Gestion d’indexation Sécurisation de la migration des données Par ailleurs, le Groupe CAM est soumis à plusieurs réglementations. S’il n’est pas concerné par la directive NIS2, il est directement impacté par le règlement DORA (Digital Operational Resilience Act), en vigueur depuis le 17 janvier 2025. Ce règlement impose des exigences strictes en matière de cybersécurité et de résilience opérationnelle, nécessitant une vigilance accrue et l’application rigoureuse des bonnes pratiques de sécurisation des systèmes. Une mobilisation continue pour garantir la réussite du projet Une équipe mobilisée sur ce projet en continu pour mener à bien le projet en termes de qualité et de délais : Le suivi des évolutions et la correction des bugs Un soutien aux utilisateurs en cas d’incident La mise en place d’un chronogramme pour garantir le bon déroulement des opérations et des délais Une sécurisation accrue des flux d’informations Une étroite collaboration entre le Groupe CAM et bluexml a permis une réussite du projet et l’optimisation de la nouvelle plateforme GED. Cette collaboration s’inscrit dans une volonté commune de sécuriser et moderniser les processus métiers afin d’accompagner le Groupe CAM dans ses enjeux de gains opérationnels. Découvrir nos servicses de migration Articles similaires

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Une transformation documentaire avec Alfresco pour la CVCI

laure — Thu, 17 Apr 2025 13:37:21 +0000

Une transformation documentaire optimisée avec Alfresco et bluexml pour la Chambre Vaudoise du Commerce et de l’Industrie 17 avril, 2025 ACS (Alfresco Content Services), Archivage électronique, Cas client, GED (Gestion électronique Documentaire) La CVCI : Un cadre institutionnel et ses défis documentaires La Chambre Vaudoise du Commerce et de l’Industrie (CVCI) joue un rôle fondamental dans l’accompagnement des entrepreneurs, notamment dans la création et la transmission d’entreprises. Dans un contexte où la gouvernance des données devient cruciale, la CVCI a entrepris en 2021 une refonte de son infrastructure documentaire en s’appuyant sur Alfresco Content Services. Ce choix s’inscrit dans une volonté de rationalisation, de conformité réglementaire et d’amélioration des processus de gestion documentaire. Structuration documentaire et collaboration : des enjeux déterminants L’un des objectifs majeurs de cette transformation résidait dans l’intégration progressive des services de la CVCI à une plateforme GED centralisée. Cette migration a concerné des processus critiques tels que la gestion des allocations familiales et des prestations de vieillesse, ainsi que la collecte des cotisations. L’harmonisation des flux documentaires ont nécessité une approche progressive et méthodique. L’intégration d’un connecteur Outlook pour optimiser la gestion documentaire Par ailleurs, la CVCI a identifié un besoin accru de collaboration entre les divers services Aussi, l’une des innovations majeures de cette transition fut l’implémentation du connecteur Outlook-Alfresco, facilitant une interaction fluide entre les outils de messagerie et la GED. Ce dispositif permet d’optimiser la gestion et l’indexation des documents grâce aux métadonnées et d’obtenir ainsi une structuration et une gestion plus efficace des documents échangés via courriel. Apports fondamentaux du connecteur Outlook : La phase récente de migration, visait à renforcer les normes de sécurité. L’ensemble du projet a reposé sur une méthodologie rigoureuse alignée sur les pratiques de la gouvernance documentaire. Expertise et accompagnement de bluexml Depuis 2021, bluexml a joué un rôle central dans cette transformation, en apportant une expertise approfondie en gestion de projet documentaire. L’accompagnement ne s’est pas limité aux aspects techniques, mais a également couvert une analyse fonctionnelle détaillée des besoins et un suivi opérationnel structuré. Grâce à notre expertise sur Alfresco, nous avons conçu une solution adaptée à l’écosystème complexe de la CVCI, garantissant une conformité totale aux exigences réglementaires et aux standards modernes de gestion documentaire. Perspective d’une GED améliorée avec l’IA L’intégration du connecteur Outlook a déjà marqué une avancée notable vers une gestion documentaire plus fluide et plus intelligente. Pourquoi ne pas intégrer l’IA dans une GED pour plus de performance ? À l’avenir, l’exploitation de l’intelligence artificielle pourrait être envisagée afin de pouvoir encore affiner l’indexation des documents, et optimiser ainsi la recherche sémantique et automatiser certaines tâches analytiques. Les enjeux de demain exigent des solutions innovantes, et notre mission est d’anticiper ces défis pour répondre efficacement aux besoins de nos clients. Success story L’expérience de la CVCI démontre comment une transformation documentaire bien conçue peut améliorer l’efficience organisationnelle et renforcer la conformité réglementaire. En combinant une expertise technique approfondie et une méthodologie d’accompagnement rigoureuse, bluexml a permis à la CVCI d’optimiser sa gestion documentaire et d’anticiper les défis futurs de la dématérialisation. Découvrir bluexpérience Ensemble, optimisons vos processus et élevons votre service au niveau supérieur. Bluexml est fier d’accompagner nos partenaires dans l’innovation, pour mieux répondre aux défis de nos clients. Articles similaires

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Un projet d’archivage électronique ambitieux : Le Port

laure — Tue, 04 Mar 2025 08:50:00 +0000

Un projet d’archivage électronique pour la ville Le Port 17 avril, 2025 ACS (Alfresco Content Services), Archivage électronique, Cas client, GED (Gestion électronique Documentaire) Depuis 2020, la commune de Le Port, à La Réunion, a initié un projet d’archivage électronique et de Gestion Électronique des Documents (GED) en collaboration avec bluexml. Ce partenariat, issu d’une première collaboration avec le Territoire l’Ouest (TO), a permis d’accompagner Le Port dans la modernisation et création d’un système d’archivage électronique. Accompagner Face à la nécessité de structurer et d’optimiser la gestion documentaire, Bruno Leperlier, acteur clé du projet et directeur de la DPP (Direction du Pilotage et de la Performance), a insisté sur l’importance de poursuivre la réflexion et garder la dynamique. C’est ainsi qu’un appel d’offres a été lancé et sur lequel bluexml a su se démarquer en mettant en avant sa connaissance du sujet, son expérience et son savoir-être. Sur ce dernier point, les valeurs d’honnêteté, d’écoute et de conseil ont été incarnés par notre consultant sénior Pascal Dubois. Il fut l’interlocuteur clé du projet, souhaitant avant tout garantir une solution optimale pour la commune de Le Port. Une Approche Globale : De la Création à l’Archivage Que peut-on mettre en place pour répondre au besoin de l’archivage électronique ? Lorsque la collaboration entre bluexml et la commune de Le Port s’est créée, la question principale était : que peut-on mettre en place pour répondre au besoin d’archivage électronique ? L’équipe est entrée dans le projet par l’archivage, une phase essentielle mais à la fin du cycle de vie des documents. Bluexml a alors souligné un point fondamental : “Pour qu’un archivage fonctionne, il faut structurer en amont la gestion documentaire dès la création du document.” Cette réflexion a conduit à la définition d’un cadre de travail où chaque document serait : Créé dans un espace structuré Stocké et gérer de manière sécurisée Archivé selon les exigences réglementaires Cette approche a abouti à la décision de mettre en place une GED, qui permettrait ensuite les versements vers un SAE (Système d’Archivage Électronique). Une méthodologie centrée sur les besoins des métiers bluexml, via sa marque bluexperience, a accompagné Le Port, garantissant une approche méthodique et un suivi personnalisé. Un dossier de spécifications détaillées a été établi en concertation avec les différents métiers impliqués, assurant une prise en compte exhaustive des besoins. Étapes clés du projet : Définition des besoins : Via des ateliers, recueil des attentes de chaque métier pour cerner leurs besoins spécifiques (plans de classement, processus, etc…). Spécifications détaillées : Définition précise des fonctionnalités basé sur un modèle éprouvé. Délimitation du périmètre : Identification de directions et/ou services pilotes impliqués dans la phase initiale (finance, marché publique et l’urbanisme). Structuration des métadonnées : Travail avec l’archiviste pour définir les métadonnées essentielles au bon déroulement des processus. Un projet avec ses défis et ses succès Comme tout projet d’envergure, celui-ci a évolué au fil des défis rencontrés. Après une analyse approfondie, la combinaison de CinCom ECM pour la GED et d’As@lae pour l’archivage électronique s’est imposée comme la solution idéale dans le contexte de la mairie du Port. Ce choix a permis d’assurer une gestion documentaire fluide, en conciliant innovation et exigences des archivistes. bluexml, en véritable partenaire de confiance, a alerté les équipes sur les défis à venir, notamment : Les problématiques des connecteurs entre les outils L’importance d’un accompagnement-conseil et non uniquement technique La définition d’un RACI, précisant les rôles et responsabilités de chacun pour un processus de dématérialisation efficace. L’approche méthodique et le savoir-être des experts bluexml ont permis de structurer le projet de manière fluide, en garantissant une collaboration étroite entre l’archiviste, les équipes métier et informaticiens. Comme le souligne un des acteurs du projet : « Les archivistes ne peuvent pas avancer sans les informaticiens, et les informaticiens ne peuvent pas avancer sans les archivistes ». Une collaboration gagnante Ce projet illustre la valeur d’un accompagnement structuré et humain. Chaque acteur a apporté sa pierre à l’édifice, garantissant une mise en œuvre efficace et une adoption progressive des outils. L’approche de bluexml, avec son expertise sur les processus de dématérialisation (GED, archivage électronique, solution métier), a permis de structurer une solution adaptée, centrée sur les besoins des utilisateurs et pérenne pour l’avenir. Découvrir bluexpérience Vous avez un projet similaire, nous serions ravis de vous accompagner ou d’échanger autour de vos problématiques de GED, BPM ou d’IAM. Articles similaires

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Intégration de système pour le secteur public. (by David.A)

laure — Fri, 22 Nov 2024 08:18:00 +0000

Intégration de Bonita pour le ministère de l’Europe et des Affaires Étrangères. (par David) 22 novembre, 2024 Bonitasoft, Cas client, Ministères Retour d’expérience de David au ministère de l’Europe et des Affaires Étrangères : les défis de l’intégration d’un système BPM dans le secteur public. “Je m’appelle David, je suis ingénieur Études et Développement chez bluexml, et je viens de sortir d’une mission de longue durée au sein du ministère de l’Europe et des Affaires Étrangères.“ 1. En quoi consistait ta mission ? J’ai eu deux rôles différents pour cette mission : Dans un premier temps, j’ai été développeur sur une des applications Bonita du ministère. Et mon rôle et la mission ont évolués vers des opérations transverses, autour de l’intégration de l’outil avec le SI du ministère y compris concernant l’intégration continue des applications Bonita et des scripts de déploiement. Il faut imaginer que dans ce type d’organisation, il y a beaucoup d’applications métiers, qui sont parfois fortement personnalisées, développées en interne, avec lesquelles il faut s’interfacer. Cela demande donc des développements particuliers, comme des connecteurs par exemple. “Ce fut une expérience intéressante, avec les contraintes d’une grande organisation du secteur public, ou j’ai pu mettre à profit des compétences variées.” 2. Un projet sur 4 ans en dehors de bluexml, ce n’était pas trop long ? « Oui, c’est long. Mais le changement de rôle a aussi été un facteur pour que je poursuive au ministère. Je suis aussi bien sûr content aujourd’hui d’avoir réintégré le centre de services et de profiter aussi du télétravail. J’ai quand même réussi durant ses 4 années à maintenir le lien, ce qui n’est pas forcément évident quand on est en régie. La proximité des structures, Nantes Centre et quartier Breil Barberie, ou encore les bluefriday et apéros après le boulot permettent de garder des contacts et échanges avec les collègues. Par contre, certaines habitudes de l’entreprise, par exemple le reporting du matin, ne sont pas compatibles avec une mission en assistance technique chez le client. Mais en ce qui concerne les 4 ans, c’est long effectivement. » 3. Qu’est-ce qui t’a manqué chez bluexml ? « C’est une petite structure déjà ! Les relations et échanges sont plus faciles. Mais je n’ai pas perdu le fil. Ce qui paraît peut-être secondaire, c’est qu’on est administrateur de notre poste. On a les droits dessus, on peut expérimenter des logiciels, ce qui est impossible dans des environnements très contrôlés. » 4. As-tu pu acquérir de nouvelles connaissances lors de cette expérience ? « Oui, beaucoup de choses, du point de vue organisationnel. C’était la première fois que j’étais dans une aussi grosse structure en assistance technique. Une architecture complexe avec beaucoup de services et donc de personnes. Ça, c’était très intéressant. Après, il y avait beaucoup de contraintes de sécurité aussi. Et techniquement, je peux dire que j’ai perfectionné mes connaissances sur l’outil de BPM qu’est Bonita, et également sur les chaînes d’intégration continue, même si je les connaissais déjà bien. » 5. Tu as un conseil à donner ? « Je dirais qu’il faut continuer d’apprendre tout le temps. Je crois que c’est un peu comme ça dans tous les métiers, mais il faut rester vigilant pour ne pas être dépassé par des changements majeurs. Comme l’IA, par exemple, c’est intéressant d’y jeter au moins un œil, et rester vigilant sur les nouveautés. » Découvrir Bonitasoft

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La gestion documentaire (ECM) dans un contexte santé avec l’Agence de la biomédecine

laure — Thu, 01 Feb 2024 07:55:00 +0000

La gestion documentaire (ECM) dans un contexte santé avec l’Agence de la biomédecine 17 avril, 2025 ACS (Alfresco Content Services), Archivage électronique, Cas client, GED (Gestion électronique Documentaire) L’Agence de la biomédecine est un établissement public administratif, qui a vu le jour en 2004. Sa place dans le paysage médical français est importante. En effet, elle fournit un travail essentiel dans la recherche, la guérison, la coopération internationale dans de nombreux domaines médicaux. Son travail porte sur les dons, les greffes ou la PMA (Procréation Médicalement Assistée). L’Agence assure aussi bien une mission de recherche, que de soins des patient(e)s.De plus, elle a également la charge de tenir les registres nationaux (dons), et d’encadrer les domaines/établissements médicaux et praticiens issus des spécialités susmentionnées. Pour commencer, l’Agence française de la biomédecine s’est rapprochée de bluexml et de sa practice bluexperience (mission conseil), afin d’auditer son organisation documentaire, dans l’objectif de consolider son management de l’information. La mission de bluexperience, après analyse rigoureuse des besoins et attentes, a eu pour objectifs d’aider l’Agence à moderniser ses processus, optimiser la gestion de ses documents et proposer les solutions digitales adaptées. Et la gestion documentaire, dans tout ça ? L’Agence de la biomédecine produit de nombreux documents scientifiques, médicaux et administratifs. La gestion de ces documents peut devenir un véritable calvaire, si elle n’est pas structurée et organisée selon des règles précises et connues de toute l’organisation. L’amélioration de la gestion et de l’exploitation des documents garantit donc : Une sécurisation des documents (accès, version protégée, conservation et archivage) Un gain de temps pour chaque collaborateur.trice Une gestion optimisée des documents et des ressources (moins de doublon et de perte d’informations essentielles à l’activité) La gestion documentaire (ECM) dans un contexte de santé : Les besoins et attentes du client : L’Agence de la biomédecine souhaite moderniser ses pratiques de travail, notamment avec l’implémentation d’outils collaboratifs qui fluidifient les échanges entre les différents collaborateurs.trices.De même, l’Agence n’a pas achevé la digitalisation de ses processus métiers, avec de la bureautique non maîtrisée ou du papier. Par conséquent, elle va devoir construire un système de gestion de contenu homogène entre tous ses services, protecteur de ses nombreux documents.Par ailleurs, elle souhaite renforcer la traçabilité et la sureté des preuves numériques. Les enjeux pour bluexperience : Afin de trouver la solution adaptée à l’Agence (organiser une solution de gestion documentaire (ECM), dans un cadre technique de santé), les consultants bluexperience ont dû prendre en compte : La réglementation liée aux documents à caractère médical Les diversités des sources de documents (patient, agent, donneur, apprenant …) La souveraineté des documents Les documents “sensibles” qui nécessitent une haute protection Les nombreux services et processus métiers différents (services supports, de recherche …). Le processus de dématérialisation du courrier papier Des règles d’archivages exigeantes (ex : les règles appliquées aux greffons notamment) Un volume croissant d’informations et documents La réponse de nos expert(e)s (amélioration de la gestion documentaire (ECM)) : Enfin, les recommandations de bluexml ont porté sur l’ensemble des problématiques ECM, dans une vision transverse : la GED collaborative, la GED de référence, le système d’archivage, les processus, les modèles de documents, la signature numérique, les procédures documentaires, la formation, ainsi que l’accompagnement et la gouvernance. Connecter l’outil RESANA avec une GED collaborative. Construire des règles précises et connues de tous, autour des différents flux d’informations. Affirmer l’identité de l’Agence au travers de la charte graphique, sur tous les supports de l’entreprise. Mettre en place une solution de signature et de validation numérique. Implémenter une GED interne destinée aux versions définitives des documents. Travailler sur la construction d’un guide de référence (référentiel documentaire, règles de stockage, matrice de gestion des droits d’accès, plans de classements). Mettre en place une nouvelle architecture de l’information : notamment grâce à l’approche “bulle à plat”. En effet, celle-ci permet de structurer l’accès à l’information par process et non par service. Cette technique offre une transversalité des données. Renforcer la fonction Archives. Diminuer les sources de papier, grâce à la mise en place d’un processus d’automatisation de certaines tâches (actions à faible valeur ajoutée et consommatrices de temps pour les collaborateurs et collaboratrices.). Installer une SAE (Système d’Archivage Électronique), afin de s’assurer de respecter les délais légaux d’archivage et de bénéficier d’une sécurité renforcée des informations. Former les collaborateurs aux nouveaux outils, et aux nouvelles règles de gestion et d’organisation des informations (cercle vertueux). Conclusion : Pour conclure, à la suite de notre intervention, la DSI (Direction des Systèmes d’Information) et la Direction Générale de l’Agence de la biomédecine ont décidé de lancer les projets de dématérialisation et de GED, en incluant l’ensemble des Directions. Mission accomplie ! Prendre contact Articles similaires

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Être Business Analyst sur un projet Bonita pour la MAIF

laure — Fri, 10 Jun 2022 14:00:06 +0000

Être Business Analyst à Nantes pour un projet Bonita pour la MAIF 17 avril, 2025 ACS (Alfresco Content Services), Archivage électronique, Cas client, GED (Gestion électronique Documentaire) Depuis mars 2021, Benjamin travaille auprès de la MAIF en tant que Business Analyst à Nantes. Intégré au projet Qualité des données Solvabilité 2, Benjamin intervient sur tout le cycle de vie de ce projet. 01. Benjamin, tu es Ingénieur Etudes et Développement au sein de Bluexml et tu interviens sur le projet de la MAIF, peux-tu nous décrire ton travail dans le cadre de cette mission ? Tout d’abord, j’ai débuté ma mission en mars 2021. Je travaille en tant que Business Analyst/Consultant fonctionnel au sein de l’équipe QIF (Qualité des Informations Financières) de la MAIF. J’interviens sur tout le cycle de vie du projet Qualité des données Solvabilité 2. Le périmètre de ma mission sur le projet : Porter les besoins exprimés par les métiers et animer les ateliers MOA Réaliser une analyse orientée SI et concevoir les solutions techniques Rédiger les spécifications fonctionnelles Superviser les développements et déploiements techniques Accompagner les utilisateurs sur la recette Assurer l’amélioration continue et le maintien en condition opérationnelle de la solution 02. Peux-tu nous expliquer le projet sur lequel tu travailles à la MAIF ? Quel est l’objectif du projet ? A quels besoins répond-t-il ? Le projet Qualité des données Solvabilité 2 vise à mettre en place une solution industrielle et robuste pour automatiser le contrôle des données financières ainsi qu’assurer la traçabilité, le suivi des contrôles et la qualité de ces données. La solution repose essentiellement sur la plate-forme Bonita, outil BPM permettant le développement d’applications basées sur la gestion de processus métiers. Le projet s’inscrit dans le cadre de la mise aux normes des processus conformément à la directive européenne de Qualité des données Solvabilité 2. Le projet a pour objectifs : Définir un processus de gestion de la qualité de données qui va permettre de : Connaitre les processus de production des reporting (qui, avec quoi, à partir de quand…) Décrire l’ensemble des données (sources ou produites) prises en compte dans les processus ainsi que les liens entre ces données Orchestrer la réalisation des reportings trimestriels et annuels. Contrôler les données produites. Suivre l’enchainement des processus et la tenue du délai de finalisation. Saisir les données dans un référentiel de données pour prouver l’unicité Respecter les exigences de la Qualité des données Solvabilité 2 pour production des reportings. Prouver la provenance des données ainsi que les transformations qu’elles ont subies depuis leur création. Être en mesure de dire précisément dans quels calculs et éléments de reporting ces données sont utilisées. Répondre aux attentes de l’ACPR (Autorité de Contrôle Prudentiel et de Résolution) en cas d’audit. 03. Depuis combien de temps le projet a débuté, quelles en sont les grandes étapes ? Le projet a démarré en 2018. Après une phase pilote et la validation d’un POC, une première version de la solution a été mise en production.Ensuite, en 2020 une première application a été développée et intégrée dans la solution : Gestion de l’arrêté des comptes. Depuis le début de ma mission en 2021, et dans le cadre de l’amélioration continue de la solution QDD, de nouvelles applications ont été conçues et intégrées dans la solution pour répondre à des besoins métiers spécifiques liées à la gestion de la qualité des données financières : Intégration des données Transparisation et Barraone Contrôles sur les encaissements de cotisations par cartes bancaires Supervision des référentiels de la ventilation analytique Actuellement, je travaille sur une nouvelle application ainsi qu’à la mise en place d’un processus automatisé afin de permettre à l’équipe comptable de contrôler la balance comptable sur l’ensemble des comptes de la MAIF : Clôture digitale de justification des comptes 04. Comment fonctionne cette collaboration ? Quels sont les interlocuteurs ? Comment tout s’organise ? Quels sont les personnes impliquées dans ce projet ? L’équipe QIF se compose de 7 personnes qui travaillent sur le projet : 1 business analyst/ Consultant fonctionnel (moi-même) 2 développeurs 1 intégrateur 1 agile master 2 product owners D’autres contributeurs externes sont parfois sollicités selon les besoins techniques pour intervenir sur le projet (DBA, architecte logiciel, développeurs, etc). L’équipe QIF travaille avec la méthode agile Kanban centrée sur l’amélioration continue des processus sur des cycles de développements trimestriels. Chaque semaine, l’équipe fait des points sur la feuille de route et l’avancement des tâches : Réunion hebdomadaire avec les product owners (MOA) Point rapide (mêlée) tous les 2 jours avec les développeurs et intégrateurs (MOE) En tant que BA, mon rôle consiste à être à l’écoute des utilisateurs métiers, traduire leurs besoins en solution fonctionnelle, formaliser les spécifications fonctionnelles, gérer le planning mais aussi piloter les actions à réaliser dans l’équipe. Les principaux utilisateurs de la solution font partie de la DAF (Direction Administrative et Financière) de la MAIF qui se divise en plusieurs entités. Chaque entité compte au moins une personne référente qui participe donc régulièrement aux comités et ateliers organisés dans le cadre du projet. 05. Quels avantages la MAIF va tirer de cette collaboration ? De quoi va pouvoir bénéficier la MAIF ? L’enjeu principal du projet est de garantir la qualité des données traitées dans le cadre des différents processus métiers liés à la gestion des données financières. En effet, la MAIF doit veiller à ce que les différentes données soient appropriées, exhaustives et exactes pour que les décisions prises par ceux qui utilisent ces données reposent sur des bases solides. A terme, le projet S2 QDD apportera à la MAIF les gains suivants : Une gestion plus aisée des processus métiers et des données pour l’utilisateur métier La meilleure traçabilité des données Une réponse aux demandes concernant la qualité de donnée Solvabilité 2 La maitrise et connaissance des données La vision transverse de la donnée Une capacité pour la MAIF de justifier les données utilisées Découvrir le cas client MAIF Articles similaires Keycloak + Alfresco : le pari de l’IAM réussi pour le SEDIF Lire la suite Comment optimiser la gestion des marchés

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La Région Occitanie transforme son nouveau SI « Démat » grâce à Bluexml !

laure — Mon, 20 Dec 2021 11:04:32 +0000

Dématérialisation de la Région Occitanie avec Alfresco 17 avril, 2025 ACS (Alfresco Content Services), Archivage électronique, Cas client, GED (Gestion électronique Documentaire) Région Occitanie et son projet de dématérialisation SI L’Occitanie est une région administrative du Sud-Ouest et Sud-est de la France résultant de la fusion des anciennes régions Languedoc-Roussillon et Midi-Pyrénées. En effet, elle a été créée par la réforme territoriale de 2014, elle comporte 13 départements. Son chef-lieu est Toulouse. Ainsi, dans le cadre de son programme de dématérialisation, la Région souhaite dématérialiser son SI « Demat ». Et la 1ère étape de cette transformation vise à valider la trajectoire du nouveau SI et assurer la mise en œuvre de l’architecture. Résumé d’un projet dématérialisation SI pour une région, basé sur Alfresco Content Services Le cadrage pour opérer la transformation du nouveau SI « Démat », est basé sur Alfresco Content Services, ce qui a donc pour objectif de : Valider la trajectoire de transformation SI proposée Identifier les différentes contraintes opérationnelles et métiers Identifier les domaines métiers prioritaires Définir l’infrastructure et architecture cibles Définir la feuille de route ainsi que la démarche associée La valeur ajoutée de Bluexml dans cette collaboration (dématérialisation SI région) Bluexml apporte donc son expertise sur : L’Animation des ateliers de travail La Définition de l’architecture cible ainsi que le scénario d’hébergement La Priorisation et l’identification des impacts de la politique « Démat » de la Région La Rédaction des plans et fiches de tests L’Évaluation des budgets logiciels et de mise en œuvre. Le Pilotage de ces mises en œuvre. Découvrir Alfresco Articles similaires

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