bluexpérience. – bluexml https://www.bluexml.com Expertise GED, BPM, IAM Wed, 29 Apr 2026 11:43:36 +0000 fr-FR hourly 1 https://wordpress.org/?v=7.0.2 https://www.bluexml.com/wp-content/uploads/2025/02/cropped-Logo_bluexml_X_marge-32x32.png bluexpérience. – bluexml https://www.bluexml.com 32 32 Un projet d’archivage électronique ambitieux : Le Port https://www.bluexml.com/projet-darchivage-electronique-pour-la-ville-le-port/ Tue, 04 Mar 2025 08:50:00 +0000 http://bluexmltestv4.local/un-projet-darchivage-electronique-ambitieux-la-collaboration-entre-bluexml-et-la-ville-le-port/ Un projet d’archivage électronique pour la ville Le Port 17 avril, 2025 ACS (Alfresco Content Services), Archivage électronique, Cas client, GED (Gestion électronique Documentaire) Depuis 2020, la commune de Le Port, à La Réunion, a initié un projet d’archivage électronique et de Gestion Électronique des Documents (GED) en collaboration avec bluexml. Ce partenariat, issu d’une première collaboration avec le Territoire l’Ouest (TO), a permis d’accompagner Le Port dans la modernisation et création d’un système d’archivage électronique. Accompagner Face à la nécessité de structurer et d’optimiser la gestion documentaire, Bruno Leperlier, acteur clé du projet et directeur de la DPP (Direction du Pilotage et de la Performance), a insisté sur l’importance de poursuivre la réflexion et garder la dynamique. C’est ainsi qu’un appel d’offres a été lancé et sur lequel bluexml a su se démarquer en mettant en avant sa connaissance du sujet, son expérience et son savoir-être. Sur ce dernier point, les valeurs d’honnêteté, d’écoute et de conseil ont été incarnés par notre consultant sénior Pascal Dubois. Il fut l’interlocuteur clé du projet, souhaitant avant tout garantir une solution optimale pour la commune de Le Port. Une Approche Globale : De la Création à l’Archivage Que peut-on mettre en place pour répondre au besoin de l’archivage électronique ? Lorsque la collaboration entre bluexml et la commune de Le Port s’est créée, la question principale était : que peut-on mettre en place pour répondre au besoin d’archivage électronique ? L’équipe est entrée dans le projet par l’archivage, une phase essentielle mais à la fin du cycle de vie des documents. Bluexml a alors souligné un point fondamental : “Pour qu’un archivage fonctionne, il faut structurer en amont la gestion documentaire dès la création du document.” Cette réflexion a conduit à la définition d’un cadre de travail où chaque document serait : Créé dans un espace structuré Stocké et gérer de manière sécurisée Archivé selon les exigences réglementaires Cette approche a abouti à la décision de mettre en place une GED, qui permettrait ensuite les versements vers un SAE (Système d’Archivage Électronique).   Une méthodologie centrée sur les besoins des métiers bluexml, via sa marque bluexperience, a accompagné Le Port, garantissant une approche méthodique et un suivi personnalisé. Un dossier de spécifications détaillées a été établi en concertation avec les différents métiers impliqués, assurant une prise en compte exhaustive des besoins. Étapes clés du projet : Définition des besoins : Via des ateliers, recueil des attentes de chaque métier pour cerner leurs besoins spécifiques (plans de classement, processus, etc…). Spécifications détaillées : Définition précise des fonctionnalités basé sur un modèle éprouvé. Délimitation du périmètre : Identification de directions et/ou services pilotes impliqués dans la phase initiale (finance, marché publique et l’urbanisme). Structuration des métadonnées : Travail avec l’archiviste pour définir les métadonnées essentielles au bon déroulement des processus. Un projet avec ses défis et ses succès Comme tout projet d’envergure, celui-ci a évolué au fil des défis rencontrés. Après une analyse approfondie, la combinaison de CinCom ECM pour la GED et d’As@lae pour l’archivage électronique s’est imposée comme la solution idéale dans le contexte de la mairie du Port. Ce choix a permis d’assurer une gestion documentaire fluide, en conciliant innovation et exigences des archivistes. bluexml, en véritable partenaire de confiance, a alerté les équipes sur les défis à venir, notamment : Les problématiques des connecteurs entre les outils L’importance d’un accompagnement-conseil et non uniquement technique La définition d’un RACI, précisant les rôles et responsabilités de chacun pour un processus de dématérialisation efficace. L’approche méthodique et le savoir-être des experts bluexml ont permis de structurer le projet de manière fluide, en garantissant une collaboration étroite entre l’archiviste, les équipes métier et informaticiens. Comme le souligne un des acteurs du projet : « Les archivistes ne peuvent pas avancer sans les informaticiens, et les informaticiens ne peuvent pas avancer sans les archivistes ». Une collaboration gagnante Ce projet illustre la valeur d’un accompagnement structuré et humain. Chaque acteur a apporté sa pierre à l’édifice, garantissant une mise en œuvre efficace et une adoption progressive des outils. L’approche de bluexml, avec son expertise sur les processus de dématérialisation (GED, archivage électronique, solution métier), a permis de structurer une solution adaptée, centrée sur les besoins des utilisateurs et pérenne pour l’avenir. Découvrir bluexpérience Vous avez un projet similaire, nous serions ravis de vous accompagner ou d’échanger autour de vos problématiques de GED, BPM ou d’IAM. Articles similaires

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]]> Bluexperience : la méthode des 5C pour votre gestion de l’information​ https://www.bluexml.com/bluexperience-la-methode-des-5c/ Thu, 18 Jul 2024 06:55:05 +0000 http://bluexmltestv4.local/bluexperience-la-methode-des-5c/ Bluexperience : la méthode des 5C pour votre gestion de l’information 18 juillet, 2024 bluexpérience. L’offre bluexperience par bluexml Bluexperience est la practice bluexml spécialisée dans le conseil concernant votre gestion de l’information pour les entreprises privées et les organisations publiques.Nous proposons une offre complète. En effet, celle-ci va du conseil IT (choix d’outils, solutions, architecture/audit technique …) jusqu’à l’accompagnement de tous types de structure. Cet accompagnement regroupe donc l’ensemble des points suivants : Audit du corpus documentaire et de la qualité de votre système de gestion documentaire Facilitation et animation d’ateliers de transformation numérique Accompagnement au changement digital Cadrage de besoins / rédaction Cahier des Charges Définition de la stratégie de gouvernance ECM Coaching Toutefois, afin d’imposer son expertise dans ce secteur, les consultants bluexml ont mis au point des outils et méthodes qui permettent de s’adapter à une grande typologie de structures. La méthode des 5C pour votre gestion de l’information Cet acronyme résume notre offre conseil qui à vocation à vous livrer une prestation personnalisée aux besoins de votre organisation. Comprendre la situation globale Dans l’optique de définir une stratégie concernant votre organisation documentaire, bluexperience a besoin de comprendre les : Contextes Enjeux Objectifs Contraintes Moyens Au cours de cette première partie, nous nous appuyons notamment sur les outils/méthodes suivants : Note de cadrage Panorama État de l’art Feuille de route Vision produit Veille Comprendre la situation globale Par ailleurs, il est nécessaire de prendre en compte l’entièreté de la situation (besoins, risques, typologie d’informations …). Ainsi, nous réalisons une cartographie des/de Données Applications Processus Risques L’environnement réglementaire Et nous prenons en compte les éléments suivants comme : Types de données, documents et dossiers Besoins de sécurité (DICT) Rôles et responsabilités Aspects humains et changements Opportunités et besoins Solutions système d’information Choisir le meilleur scénario Enfin, une fois que nous avons mis en lumière la densité et le périmètre de vos données, c’est le moment de choisir une solution adéquate à vos usages. Pour ce faire, nous allons donc utiliser différentes matrices, comme celles-ci : Forces, faiblesses, opportunités et risques Coûts, qualité, délais et complexité Valeur métier et priorité Benchmark et comparatifs Trajectoires et roadmaps Préconisations et recommandations L’utilisation de ces différentes matrices vous permettra donc de choisir une solution de manière objective. De plus, afin de vous aider à faire votre choix, nous vous aiderons à : Identifier les scénarios Qualifier les scénarios Choisir les scénarios Concevoir la mise en œuvre du scénario Grâce à l’expérience de bluexml de plus de 20 ans dans le domaine de l’organisation documentaire, nous sommes à même de concevoir des solutions Organisationnelles Techniques Fonctionnelles Ainsi, nous nous appuyons sur quelques uns de ces outils comme : Architecture d’information Cahier des charges, DCE, suivi de projet Spécifications techniques et fonctionnelles Matrices de droits d’accès Plan d’action de mise en conformité Politiques, procédures et modes opératoires Contrôler le résultat Notre expertise ne se limite pas seulement à l’émission de conseils et de stratégies. En effet, nous sommes également en mesure de contrôler la fiabilité et la validité des processus déjà mis en place dans l’entreprise. Par exemple, ce contrôle peut se réaliser grâce à des Processus de test et de recettes Audits de conformité / techniques Ainsi, nous nous appuyons sur des outils variés tels que  : Évaluation de maturité (ex : GARP, CNIL) Examens de fonds et corpus documentaires Audits Z42-013, Z42-026 Diagnostic d’engagements contractuels Contrôle de code Audits d’infrastructure et de configuration Articles similaires

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]]> Une solution d’archivage spécifique aux collectivités publiques​ https://www.bluexml.com/une-solution-darchivage-specifique-aux-collectivites-publiques/ Tue, 25 Jun 2024 13:26:10 +0000 http://bluexmltestv4.local/une-solution-darchivage-specifique-aux-collectivites-publiques/ Une solution d’archivage spécifique aux collectivités publiques 25 juin, 2024 Archivage électronique, bluexpérience., Signature électronique Bluexml, au travers de sa practice bluexperience est régulièrement sollicité par les collectivités publiques afin d’auditer leurs organisations documentaires et cartographier leurs informations. Tout ceci dans l’objectif de trouver un système d’archivage spécifique aux collectivités publiques. Dans ces cas-là, la mission de bluexperience, après analyse rigoureuse des besoins et attentes, est d’identifier les scénarios et de recommander une solution d’archivage. Et le management de l’information, dans tout ça ? Les collectivités publiques font face à des contraintes réglementaires qui les obligent à respecter un processus d’archivage rigoureux. Le système d’archivage garantit ainsi : Un bénéfice opérationnel : permettre aux collaborateurs.trices de trouver le document souhaité.– Exemple : actualiser une ancienne délibération suite à un changement réglementaire. Une valeur juridique : s’appuyer sur des documents afin de prouver les droits et les devoirs des parties prenantes.– Exemple : prouver la cession d’un bien immobilier, passer un marché public. Un bénéfice historique : avoir la capacité de transmettre des documents à valeur historique à des chercheurs ou des curieux.– Exemple : exploiter les données d’un SIG (système d’information géographique) au cours des décennies pour faire l’histoire d’un territoire au XXIᵉ siècle. Une solution d’archivage mutualisée à l’échelle d’une collectivité publique : Les besoins et attentes du client : Le plus souvent, les collectivités publiques cherchent une solution d’archivage électronique, afin de répondre à des obligations légales. Toutefois, cette solution doit impérativement posséder une interface simple et pratique, afin de répondre aux besoins opérationnels quotidiens des fonctionnaires. Les enjeux pour bluexperience : Afin de trouver la solution adaptée aux besoins des collectivités publiques, les consultants bluexperience ont dû prendre en compte : Le respect des normes réglementaires liées aux conditions d’archivageUne grande variété de données en fonction des différents servicesLe respect du Règlement général sur la protection des données (RGPD)La définition des modalités de collecte des archives numériques La réponse de nos expert(e)s (solution d’archivage adaptée aux collectivités publiques) : Enfin, les recommandations de bluexperience portent le plus souvent sur l’ensemble des problématiques liées à l’archivage et à la gestion des flux de données, tout en prenant en compte des besoins liés aux différents services. Nous proposons une triple approche du point de vue de : la technologie : asalae ou Vitam l’hébergement : interne ou externe, mutualisé ou non la vision : données applicatives ou bureautiques Ensuite, différents scénarios sont identifiés. Chacun est qualifié et chiffré afin de permettre aux collectivités de faire le meilleur choix, dans leur contexte. Conclusion : Nos analyses et nos conseils permettent aux collectivités publiques de choisir une solution adaptée à leurs besoins opérationnels tout en respectant le cadre réglementaire. Articles similaires

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]]> La gestion documentaire (ECM) dans un contexte santé avec l’Agence de la biomédecine https://www.bluexml.com/la-gestion-documentaire-medical-agence-de-la-biomedecine/ Thu, 01 Feb 2024 07:55:00 +0000 http://bluexmltestv4.local/la-gestion-documentaire-ecm-dans-un-contexte-medical-avec-lagence-de-la-biomedecine/ La gestion documentaire (ECM) dans un contexte santé avec l’Agence de la biomédecine 17 avril, 2025 ACS (Alfresco Content Services), Archivage électronique, Cas client, GED (Gestion électronique Documentaire) L’Agence de la biomédecine est un établissement public administratif, qui a vu le jour en 2004. Sa place dans le paysage médical français est importante. En effet, elle fournit un travail essentiel dans la recherche, la guérison, la coopération internationale dans de nombreux domaines médicaux. Son travail porte sur les dons, les greffes ou la PMA (Procréation Médicalement Assistée). L’Agence assure aussi bien une mission de recherche, que de soins des patient(e)s.De plus, elle a également la charge de tenir les registres nationaux (dons), et d’encadrer les domaines/établissements médicaux et praticiens issus des spécialités susmentionnées. Pour commencer, l’Agence française de la biomédecine s’est rapprochée de bluexml et de sa practice bluexperience (mission conseil), afin d’auditer son organisation documentaire, dans l’objectif de consolider son management de l’information. La mission de bluexperience, après analyse rigoureuse des besoins et attentes, a eu pour objectifs d’aider l’Agence à moderniser ses processus, optimiser la gestion de ses documents et proposer les solutions digitales adaptées. Et la gestion documentaire, dans tout ça ? L’Agence de la biomédecine produit de nombreux documents scientifiques, médicaux et administratifs. La gestion de ces documents peut devenir un véritable calvaire, si elle n’est pas structurée et organisée selon des règles précises et connues de toute l’organisation. L’amélioration de la gestion et de l’exploitation des documents garantit donc : Une sécurisation des documents (accès, version protégée, conservation et archivage) Un gain de temps pour chaque collaborateur.trice Une gestion optimisée des documents et des ressources (moins de doublon et de perte d’informations essentielles à l’activité) La gestion documentaire (ECM) dans un contexte de santé : Les besoins et attentes du client : L’Agence de la biomédecine souhaite moderniser ses pratiques de travail, notamment avec l’implémentation d’outils collaboratifs qui fluidifient les échanges entre les différents collaborateurs.trices.De même, l’Agence n’a pas achevé la digitalisation de ses processus métiers, avec de la bureautique non maîtrisée ou du papier.  Par conséquent, elle va devoir construire un système de gestion de contenu homogène entre tous ses services, protecteur de ses nombreux documents.Par ailleurs, elle souhaite renforcer la traçabilité et la sureté des preuves numériques. Les enjeux pour bluexperience : Afin de trouver la solution adaptée à l’Agence (organiser une solution de gestion documentaire (ECM), dans un cadre technique de santé), les consultants bluexperience ont dû prendre en compte : La réglementation liée aux documents à caractère médical Les diversités des sources de documents (patient, agent, donneur, apprenant …) La souveraineté des documents Les documents “sensibles” qui nécessitent une haute protection Les nombreux services et processus métiers différents (services supports, de recherche …). Le processus de dématérialisation du courrier papier Des règles d’archivages exigeantes (ex : les règles appliquées aux greffons notamment) Un volume croissant d’informations et documents La réponse de nos expert(e)s (amélioration de la gestion documentaire (ECM)) : Enfin, les recommandations de bluexml ont porté sur l’ensemble des problématiques ECM, dans une vision transverse : la GED collaborative, la GED de référence, le système d’archivage, les processus, les modèles de documents, la signature numérique, les procédures documentaires, la formation, ainsi que l’accompagnement et la gouvernance. Connecter l’outil RESANA avec une GED collaborative. Construire des règles précises et connues de tous, autour des différents flux d’informations. Affirmer l’identité de l’Agence au travers de la charte graphique, sur tous les supports de l’entreprise. Mettre en place une solution de signature et de validation numérique. Implémenter une GED interne destinée aux versions définitives des documents. Travailler sur la construction d’un guide de référence (référentiel documentaire, règles de stockage, matrice de gestion des droits d’accès, plans de classements). Mettre en place une nouvelle architecture de l’information : notamment grâce à l’approche “bulle à plat”. En effet, celle-ci permet de structurer l’accès à l’information par process et non par service. Cette technique offre une transversalité des données. Renforcer la fonction Archives. Diminuer les sources de papier, grâce à la mise en place d’un processus d’automatisation de certaines tâches (actions à faible valeur ajoutée et consommatrices de temps pour les collaborateurs et collaboratrices.). Installer une SAE (Système d’Archivage Électronique), afin de s’assurer de respecter les délais légaux d’archivage et de bénéficier d’une sécurité renforcée des informations. Former les collaborateurs aux nouveaux outils, et aux nouvelles règles de gestion et d’organisation des informations (cercle vertueux). Conclusion : Pour conclure, à la suite de notre intervention, la DSI (Direction des Systèmes d’Information) et la Direction Générale de l’Agence de la biomédecine ont décidé de lancer les projets de dématérialisation et de GED, en incluant l’ensemble des Directions. Mission  accomplie ! Prendre contact Articles similaires

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