GED (Gestion électronique Documentaire) – bluexml

Migration MySQL vers Oracle : 250 Go de données migrées sans interruption de service

laure — Thu, 30 Apr 2026 07:00:01 +0000

Migration MySQL vers Oracle : 250 Go de données migrées sans interruption de service avril 30, 2026 Alfresco, Cas client, GED (Gestion électronique Documentaire), Régions, Technique de documents 0 To de données BDD 0 Go de migration 0 Jours interruption 0 tâches planifiées 0 La Région Île-de-France gère quotidiennement près de 2 To de documents critiques via sa GED GEDIF, basée sur Alfresco interconnectée à une dizaine d’applications métiers et accessible en direct à travers les portails Alfresco et des interfaces métiers basées sur ADF. Migrer la base de données de MySQL vers Oracle 19c représentait un défi technique majeur : comment transférer 250 Go de données structurées sans impacter les milliers d’agents qui l’utilisent chaque jour en direct ou à travers les applications métier ? Un défi technique complexe La contrainte était claire : zéro interruption de service pendant les opérations de migration. Avec un temps de transfert estimé à 8 jours pour la migration complète, il fallait concevoir une approche permettant à GEDIF de rester pleinement opérationnelle. L’architecture Alfresco en cluster (de nombreux nœuds répartis entre le cœur, les IHM, services divers déployés…) ajoutait une complexité supplémentaire : chaque composant devait être reconfiguré de manière coordonnée. Plusieurs mois de préparation, une centaine de tâches La réussite de cette migration repose sur une longue phase de préparation. Ce travail en amont, mené conjointement par les équipes de la Région Île-de-France et de bluexml, a permis de : Définir un plan de migration détaillé couvrant environ 100 tâches Anticiper les risques techniques et organisationnels Concevoir et tester les outils d’extraction, transformation et chargement Prévoir les mécanismes de retour arrière Documenter l’ensemble des procédures (plus de 50 pages de mode opératoire) Une architecture de migration innovante L’architecture de migration s’appuie sur un schéma ETL d’extraction, de transformation via des scripts Python et de chargement via transfert NFS et SQL*Loader mais a nécessité de nombreuses optimisations dont les principales sont : Contournement du bug mysqldump L’outil natif mysqldump de MySQL présente un bug bloquant sur l’export des BLOBs, inclus dans certaines tables Alfresco. Des scripts Python dédiés ont été développés pour extraire les données en CSV et encoder séparément les BLOBs en hexadécimal. Orchestration par lots Un système de workers Python surveille automatiquement la disponibilité des lots extraits de MySQL. Dès qu’un lot est prêt, SQL*Loader est déclenché pour charger les données dans Oracle. Cette parallélisation sur 4 threads simultanés optimise les temps de traitement tout en préservant la stabilité des serveurs. Optimisation des transferts de données Le système de transfert des lots extraits se fait par étape, avec d’abord une extraction sur disques rapides locaux, suivie d’une compression intelligente des données, pour finir par une copie des données compressées sur les disques montés en NFS depuis la baie de disque. Ceci a permis des gains très importants sur les temps de transfert des données extraites de la base de données. Migration différentielle via binlogs Pendant les 8 jours de migration de masse, la production continue de générer des données. Pour garantir la cohérence finale, nous avons développé un mécanisme de migration différentielle basé sur l’analyse des binlogs MySQL. Cette technique permet de capturer précisément toutes les modifications (créations, mises à jour, suppressions) et de les rejouer sur Oracle avant la bascule définitive. Une bascule maîtrisée sur deux week-ends La finalisation s’est déroulée sur deux week-ends, limitant l’impact sur les utilisateurs : Premier week-end : arrêt planifié, sauvegarde complète, lancement de la migration complète sur la base sauvegardée, premiers tests de validation Second week-end : bascule définitive après validation de la migration complète, reconfiguration des clusters via Ansible, validation définitive. Des procédures de retour arrière ont été prévues à chaque étape, sécurisant l’ensemble du processus. Un projet mené avec succès La migration de la GED CRIDF vers Oracle a été réalisée avec succès, sans perte de données et sans interruption de service pour les utilisateurs. Elle permet désormais à la Région Île-de-France de : Bénéficier d’une infrastructure base de données alignée avec les standards SI Préparer sereinement les futures migrations Alfresco et les évolutions s’appuyant sur les intégrations, toujours plus nombreuses, d’interfaces métier basées sur ADF Sécuriser un patrimoine documentaire critique Ce projet illustre la capacité de bluexml à conduire des migrations complexes à fort volume, dans des environnements critiques, en conciliant continuité de service, exigence technique et rigueur méthodologique. Technologies : Alfresco • MySQL 8 • Oracle 19c • Python • SQL*Loader • Ansible Découvrir nos projets avec la région Articles similaires

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Faire évoluer Alfresco Share vers ADW : une interface métier au service du SEDIF

laure — Wed, 08 Apr 2026 07:00:02 +0000

Faire évoluer Alfresco Share vers ADW : une interface métier au service du SEDIF 8 avril, 2026 Agences d’état, Alfresco, BPM (Business Processus Management), Cas client, GED (Gestion électronique Documentaire) Dans un contexte où les applications métiers doivent s’adapter en permanence aux évolutions des usages, à la modernisation des systèmes et aux exigences des utilisateurs, la refonte d’un outil stratégique comme Gestion des Affaires représente un véritable défi. Le SEDIF, Syndicat des Eaux d’Île-de-France, a fait appel à bluexml pour repenser en profondeur cette application essentielle, intégrée à leur instance GED Alfresco. Plutôt que de se limiter à une simple mise à jour technique, ce projet a été l’occasion de repenser l’expérience utilisateur dans sa globalité. Grâce à une approche UX/UI centrée métier, alliant expertise, co-construction et accompagnement au changement, cette refonte a permis de moderniser l’application tout en renforçant l’implication des utilisateurs. Une collaboration centrée métier et guidée par l’UX Depuis plusieurs années, bluexml accompagne le SEDIF (Syndicat des Eaux d’Île-de-France) dans l’évolution de sa GED basée sur Alfresco. Cette collaboration de confiance s’est récemment traduite par un projet stratégique : la refonte complète de l’application « Gestion des Affaires », intégrée à l’instance eDoc du SEDIF. Ce projet, à la fois technique et métier, a été l’occasion de mettre en œuvre une approche UX/UI centrée sur les usages réels des utilisateurs, en co-construction avec les équipes du SEDIF. Retour sur une collaboration structurante, tournée vers la modernisation, l’autonomie des métiers et la pérennité technique. Un besoin de modernisation au cœur de la réflexion L’application Gestion des Affaires joue un rôle clé dans le suivi et la gestion des projets internes du SEDIF. Cependant, l’évolution des usages et l’obsolescence de certaines fonctionnalités rendaient une refonte indispensable, tant sur le plan fonctionnel que technique. Les principaux objectifs de cette refonte étaient : Revoir les usages pour les adapter aux besoins actuels et supprimer les fonctionnalités devenues inutiles ou trop complexes. Simplifier l’administration de l’application, notamment en facilitant la gestion des droits et des accès pour offrir plus d’autonomie aux utilisateurs « métier ». Remplacer le portail Alfresco Share, destiné à être décommissionné, par une solution plus moderne, basée sur le framework ADF (Alfresco Development Framework), garantissant une meilleure maintenabilité et évolutivité. Des ateliers UX pour repenser les usages Dès les premières phases du projet, notre UX designer a animé des ateliers avec les utilisateurs métiers pour analyser en profondeur les besoins, les frustrations et les attentes vis-à-vis de l’outil actuel. Ces ateliers ont permis : D’identifier les points forts à conserver, De mettre en lumière les zones de friction ou d’incompréhension dans les parcours utilisateurs, Et de co-construire des pistes d’amélioration réalistes et adaptées aux usages quotidiens des équipes du SEDIF. Cette démarche d’écoute et d’analyse a été essentielle pour définir les contours fonctionnels de la nouvelle version de l’application. Des maquettes UI conçues en collaboration étroite Sur la base de ces enseignements, notre UI designer a travaillé main dans la main avec l’UX designer et l’équipe de développement pour concevoir des interfaces claires, intuitives et esthétiques, facilitant la prise en main de l’application. Chaque maquette a fait l’objet de retours utilisateurs et d’ajustements progressifs, assurant une parfaite adéquation entre l’outil et les usages quotidiens. Une transition technologique maîtrisée Sur le plan technique, cette refonte a permis : Le décommissionnement progressif d’Alfresco Share, au profit d’un portail personnalisé basé sur ADF, plus moderne et adapté aux besoins spécifiques du SEDIF. La simplification et la rationalisation des droits d’accès et des rôles utilisateurs, avec des interfaces de gestion beaucoup plus accessibles pour les profils non techniques. Une meilleure modularité de l’architecture applicative, facilitant les évolutions futures. Ce virage technologique s’inscrit dans la volonté du SEDIF de moderniser durablement son système d’information documentaire, tout en s’appuyant sur un socle technologique éprouvé, sécurisé et évolutif. Success story Ce projet de refonte est également le reflet d’une collaboration entre le SEDIF et bluexml. Chacun des acteurs, des équipes métiers aux développeurs, en passant par les designers UX/UI, a apporté son expertise et son énergie pour faire émerger une solution aboutie et partagée. Chez bluexml, nous croyons fermement que la réussite d’un projet ne repose pas seulement sur la technologie, mais surtout sur : Une écoute active des besoins métiers, Une approche UX structurée, Et une implication constante des utilisateurs. Le SEDIF s’est engagé dans cette dynamique, ce qui a permis de construire une solution, robuste et tournée vers l’avenir. Découvrir nos projets avec le SEDIF Articles similaires

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L’importance de l’UX/UI design dans les projets de GED et de BPM

laure — Wed, 01 Apr 2026 07:00:59 +0000

L’importance de l’UX/UI design dans les projets de GED et de BPM 1 avril, 2026 Article, BPM (Business Processus Management), GED (Gestion électronique Documentaire) Qu’est-ce que l’UX et l’UI design ? L’UX design (User Experience design) et l’UI design (User Interface design) sont deux disciplines complémentaires qui placent l’utilisateur au centre de la conception d’un produit numérique. L’UX design vise à comprendre les besoins, attentes et comportements des utilisateurs afin de concevoir des interfaces simples, efficaces et agréables à utiliser. L’UI design, quant à lui, s’attache à la dimension visuelle et interactive : typographie, couleurs, icônes, hiérarchie et cohérence graphique. Ensemble, ces approches permettent de créer des solutions intuitives et performantes. Le rôle de l’UX UI designer est donc de garantir une expérience fluide, fonctionnelle et esthétique à chaque étape du parcours utilisateur. L’apport de l’UX design dans un projet de BPM Dans un projet de Business Process Management (BPM), l’UX design joue un rôle essentiel pour rendre les processus métiers plus compréhensibles et plus efficaces. Grâce à une approche centrée sur l’humain, l’UX permet de : Identifier les points de blocage dans les workflows existants, Simplifier la navigation entre les étapes du processus, Clarifier les actions et responsabilités de chaque utilisateur, Améliorer la productivité et l’adhésion des équipes. L’intégration de l’UX design dans le BPM garantit donc des processus mieux structurés, alignés sur les usages réels et plus faciles à adopter. L’apport de l’UI design dans un projet de GED L’UI design est un atout majeur dans les projets de Gestion Électronique de Documents (GED). Il permet de rendre les interfaces plus accessibles et les fonctionnalités plus lisibles, en facilitant notamment : La recherche et la consultation de documents, La compréhension des métadonnées, La navigation dans l’arborescence documentaire, La gestion des droits et des workflows. Une interface claire et cohérente améliore la prise en main du système documentaire et réduit les erreurs d’utilisation. Une UI bien pensée, c’est une GED plus performante et des utilisateurs plus autonomes. La collaboration entre développeurs et UX/UI designers Le succès d’un projet numérique repose sur une collaboration étroite entre développeurs et UX/UI designers. Ces deux métiers, complémentaires, travaillent main dans la main pour concilier exigences techniques et attentes des utilisateurs. L’UX/UI designer anticipe les contraintes de développement tout en assurant la cohérence et la fluidité de l’interface. Les développeurs, de leur côté, garantissent la performance, la stabilité et la faisabilité technique des maquettes. Cette collaboration favorise une approche agile et garantit un produit final à la fois robuste, ergonomique et agréable à utiliser. La conduite du changement grâce à l’UX Intégrer une nouvelle solution GED ou BPM implique souvent une transformation des habitudes de travail. L’UX design contribue activement à cette conduite du changement en impliquant les utilisateurs dès le début du projet. À travers des ateliers, des tests utilisateurs ou des prototypes interactifs, les équipes participent à la conception et comprennent progressivement le fonctionnement du futur outil. Cette implication renforce leur adhésion, facilite la prise en main et garantit une adoption durable de la solution. La méthodologie de l’UX design La démarche UX suit une méthodologie structurée et itérative, centrée sur les besoins utilisateurs. Elle se décompose en plusieurs étapes : Recherche utilisateur : entretiens, observations et analyses pour comprendre les attentes et usages. Idéation : définition des parcours et des solutions possibles. Prototypage : création de maquettes interactives. Tests utilisateurs : validation et amélioration des prototypes selon les retours. Suivi et évolution : intégration dans la solution finale et amélioration continue. Cette méthode garantit que chaque fonctionnalité a une réelle utilité et qu’elle répond à un besoin concret. Le Design Thinking : une approche centrée sur l’humain Le Design Thinking complète parfaitement la démarche UX. C’est une méthode d’innovation qui place l’utilisateur au cœur du processus de conception, en favorisant la créativité et la co-construction entre les parties prenantes. Basé sur cinq étapes : empathie, définition, idéation, prototypage et test. Le Design Thinking encourage une compréhension approfondie des besoins réels avant même de penser aux solutions techniques. Appliqué à la GED ou au BPM, il permet d’imaginer, modeler des outils plus intuitifs, qui répondent à la réalité du terrain et non à une logique purement fonctionnelle. En combinant Design Thinking et UX/UI design, les projets deviennent plus pertinents, plus collaboratifs et surtout plus adaptés aux usages concrets des utilisateurs. Cas client : SEDIF Dans le cadre de l’un des projets mené avec le SEDIF (Syndicat des Eaux d’Île-de-France), nous avons adopté une démarche UX/UI design pour la refonte de leur GED pour les métiers de gestion des affaires. Nous avons développé une application métier connectée à la GED. L’objectif : améliorer la navigation et la recherche documentaire tout en simplifiant l’expérience métier. Cette approche a permis d’obtenir une interface plus claire, une structure de contenu mieux hiérarchisée et une meilleure accessibilité à l’information. Les utilisateurs du SEDIF bénéficient aujourd’hui d’une solution GED fluide, intuitive et adaptée à leurs besoins quotidiens. Découvrir le projet Conclusion Intégrer l’UX/UI design dans les projets de GED et BPM, c’est allier technologie et expérience humaine. Grâce à une approche centrée sur l’utilisateur, les projets deviennent plus intuitifs, plus adoptés et plus durables. Parlez à un expert Articles similaires

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La Région Île-de-France optimise sa gestion documentaire avec bluexml

laure — Thu, 19 Feb 2026 12:33:50 +0000

La Région Île-de-France optimise sa gestion documentaire avec bluexml février 19, 2026 Alfresco, Cas client, GED (Gestion électronique Documentaire), Régions De la gestion complexe de milliers de documents à une organisation fluide et centralisée, la Région Île-de-France a franchi un cap stratégique grâce à GEDIF et à l’expertise de bluexml. Découvrez comment le projet pour le Plan de Formation et de Pilotage Administratif a transformé leur gestion documentaire et ouvert la voie à de nouvelles perspectives. GEDIF et notre relation avec la Région Île-de-France GEDIF (Gestion Électronique des Documents d’Île-de-France) est la plateforme documentaire centralisée de la Région. Elle permet aux différents services et directions de stocker, organiser, rechercher et sécuriser tous leurs documents administratifs et opérationnels en étant connecté avec les outils métiers tel que Coriolis, Marco, IRIS ou OGIL. Depuis plusieurs années, la Région Île-de-France fait confiance à bluexml pour l’accompagner dans l’évolution et l’optimisation de cette plateforme. Notre rôle ne se limite pas au support technique : nous agissons comme un partenaire stratégique, en anticipant les besoins, en améliorant l’ergonomie et en garantissant la conformité réglementaire. Mise en contexte du projet PFPA Le projet PFPA (Plan de Formation et de Pilotage Administratif) s’inscrit dans une volonté de moderniser et d’optimiser la gestion des formations professionnelles proposées par la Région aux franciliens. Avant ce projet, la gestion documentaire autour du PFPA se faisait via plusieurs outils dispersés, ce qui entraînait : Des temps de recherche longs pour retrouver les bons documents Des données parfois dupliquées ou obsolètes Une traçabilité complexe en cas de contrôle Réalisation du projet bluexml a pris en charge l’intégration des besoins PFPA dans le socle documentaire GEDIF, en veillant à : Centraliser l’ensemble des documents liés au projet dans un seul espace GED Automatiser les flux documentaires grâce à des workflows sur mesure Renforcer la sécurité et la traçabilité des données Faciliter l’accès aux utilisateurs avec une interface claire et intuitive Résultat : les agents de la Région gagnent du temps, les données sont mieux organisées et le suivi des projets est simplifié. La suite de cette success story Forte de ce succès, la Région Île-de-France prévoit déjà de déployer cette approche GED à d’autres services et projets internes. bluexml continue d’accompagner la Région dans une logique d’amélioration continue, avec pour objectif de rendre chaque processus documentaire plus fluide, plus sûr et plus efficace. Découvrir nos projets avec la région Articles similaires

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Migration Alfresco et déploiement de la plateforme GED du Groupe CAM

laure — Thu, 30 Oct 2025 10:29:28 +0000

Migration Alfresco et déploiement de la plateforme GED du Groupe CAM 30 octobre, 2025 ACS (Alfresco Content Services), APS (Alfresco Processus Services), BPM (Business Processus Management), Cas client, Ephesoflt, GED (Gestion électronique Documentaire), Industries Une collaboration de longue date avec bluexml Le Groupe CAM, acteur incontournable de l’assurance des risques professionnels, BTP, industriels et commerciaux sur l’ensemble du territoire français, compte près de 250 collaborateurs et affiche un chiffre d’affaires de 235 M€ . Fort de cette solidité financière, le Groupe s’est engagé dans une transformation digitale ambitieuse en s’appuyant sur une politique de dématérialisation forte. Depuis plusieurs années, bluexml accompagne le Groupe CAM dans l’évolution et l’optimisation de son écosystème IT, notamment à travers des projetsde migration et de déploiement de solutions GED et BPM. Un projet de migration stratégique Dans le cadre de cette modernisation, le Groupe CAM a entrepris un projet de migration majeur de sa plateforme GED / BPM / Capture, qui repose sur : Alfresco Content Services (ACS) Alfresco Process Services (APS) Alfresco Capture (Ephesoft) L’objectif de cette migration est de bénéficier d’une version récente et pleinement supportée des solutions Alfresco, tout en rationalisant l’architecture existante. Cette évolution implique le décommissionnement d’Alfresco Process Services et de certaines fonctionnalités comme la gestion des tâches et des mails, ainsi que la suppression du composant OWSI (propriété Smile). Cette transformation repose sur une expression de besoins communiquée par le Groupe CAM. Des défis techniques et réglementaires L’écosystème IT du Groupe CAM est particulièrement complexe et nécessite une attention particulière pour assurer une transition fluide. Parmi les principaux défis : Optimisation des déploiements avec Ansible Montée de version d’Alfresco intégrant de nombreuses customisations Gestion des formulaires personnalisés Gestion d’indexation Sécurisation de la migration des données Par ailleurs, le Groupe CAM est soumis à plusieurs réglementations. S’il n’est pas concerné par la directive NIS2, il est directement impacté par le règlement DORA (Digital Operational Resilience Act), en vigueur depuis le 17 janvier 2025. Ce règlement impose des exigences strictes en matière de cybersécurité et de résilience opérationnelle, nécessitant une vigilance accrue et l’application rigoureuse des bonnes pratiques de sécurisation des systèmes. Une mobilisation continue pour garantir la réussite du projet Une équipe mobilisée sur ce projet en continu pour mener à bien le projet en termes de qualité et de délais : Le suivi des évolutions et la correction des bugs Un soutien aux utilisateurs en cas d’incident La mise en place d’un chronogramme pour garantir le bon déroulement des opérations et des délais Une sécurisation accrue des flux d’informations Une étroite collaboration entre le Groupe CAM et bluexml a permis une réussite du projet et l’optimisation de la nouvelle plateforme GED. Cette collaboration s’inscrit dans une volonté commune de sécuriser et moderniser les processus métiers afin d’accompagner le Groupe CAM dans ses enjeux de gains opérationnels. Découvrir nos servicses de migration Articles similaires

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Le règlement eIDAS : un cadre incontournable pour la signature électronique

laure — Thu, 12 Jun 2025 09:46:31 +0000

Le règlement eIDAS : un cadre incontournable pour la signature électronique 17 avril, 2025 ACS (Alfresco Content Services), Archivage électronique, Cas client, GED (Gestion électronique Documentaire) Comprendre le règlement eIDAS Le règlement eIDAS (electronic IDentification, Authentication and trust Services) est un texte européen entré en vigueur en juillet 2016. Il vise à harmoniser et à renforcer la confiance dans les transactions électroniques au sein de l’Union Européenne. Il fixe les règles en matière d’identification électronique, d’authentification et de services de confiance, dont la signature électronique qualifiée. Les principaux objectifs du règlement eIDAS sont : Assurer une reconnaissance mutuelle des identités électroniques entre les États membres Renforcer la sécurité des transactions numériques Normaliser les niveaux de confiance des signatures électroniques Garantir la validité légale des documents signés électroniquement Les différents niveaux de signature électronique Le règlement eIDAS définit trois niveaux de signature électronique, chacun ayant un degré de sécurité et de reconnaissance légale différent : Signature électronique simple : elle permet d’identifier le signataire, mais sans garantie forte sur son authenticité. Signature électronique avancée : elle repose sur un certificat électronique et un dispositif de création de signature, garantissant l’unicité et l’intégrité du document signé. Signature électronique qualifiée : elle repose sur un certificat qualifié émis par un prestataire de services de confiance et offre la même valeur juridique qu’une signature manuscrite. L’expertise de bluexml sur eIDAS et la signature électronique Chez bluexml, nous avons une expérience significative dans la mise en place de solutions conformes au règlement eIDAS. avec des déploiements variés de solutions comme blueSign, Yousign, LexPersona, Signa, i-parapheur. Et nous travaillons avec le Ministère de la Justice sur leur besoin impératif d’une solution de signature électronique respectant les normes les plus strictes. Un projet concret avec le Ministère de la Justice Dans le cadre de notre collaboration avec le Ministère de la Justice, nous avons intégré la solution Signa à leur système de gestion documentaire Alfresco. Cette intégration a permis de garantir : Une signature électronique qualifiée conforme au règlement eIDAS Une traçabilité et une intégrité totale des documents signés Une gestion fluide et sécurisée des signatures électroniques au sein des différents services Ce projet a été un véritable défi technique, notamment en raison des exigences réglementaires et de la nécessité d’une interopérabilité parfaite entre Alfresco et Signa. Pourquoi choisir bluexml pour vos projets de signature électronique ? Notre expertise en GED (Gestion électronique des documents), couplée à notre maîtrise des réglementations européennes, nous permet d’accompagner efficacement les organisations souhaitant implémenter des solutions de signature électronique conformes. Nos engagements : Assurer la mise en conformité avec eIDAS Intégrer des solutions de signature électronique adaptées aux besoins des clients Garantir la sécurité et la validité juridique des documents signés Optimiser les workflows et les processus documentaires Que vous soyez une entreprise ou une institution publique, nous pouvons vous aider à déployer une solution de signature électronique fiable et conforme aux standards réglementaires. Découvrir blueSign Ensemble, optimisons vos processus et élevons votre service au niveau supérieur. Bluexml est fier d’accompagner nos partenaires dans l’innovation, pour mieux répondre aux défis de nos clients. Articles similaires

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Une transformation documentaire avec Alfresco pour la CVCI

laure — Thu, 17 Apr 2025 13:37:21 +0000

Une transformation documentaire optimisée avec Alfresco et bluexml pour la Chambre Vaudoise du Commerce et de l’Industrie 17 avril, 2025 ACS (Alfresco Content Services), Archivage électronique, Cas client, GED (Gestion électronique Documentaire) La CVCI : Un cadre institutionnel et ses défis documentaires La Chambre Vaudoise du Commerce et de l’Industrie (CVCI) joue un rôle fondamental dans l’accompagnement des entrepreneurs, notamment dans la création et la transmission d’entreprises. Dans un contexte où la gouvernance des données devient cruciale, la CVCI a entrepris en 2021 une refonte de son infrastructure documentaire en s’appuyant sur Alfresco Content Services. Ce choix s’inscrit dans une volonté de rationalisation, de conformité réglementaire et d’amélioration des processus de gestion documentaire. Structuration documentaire et collaboration : des enjeux déterminants L’un des objectifs majeurs de cette transformation résidait dans l’intégration progressive des services de la CVCI à une plateforme GED centralisée. Cette migration a concerné des processus critiques tels que la gestion des allocations familiales et des prestations de vieillesse, ainsi que la collecte des cotisations. L’harmonisation des flux documentaires ont nécessité une approche progressive et méthodique. L’intégration d’un connecteur Outlook pour optimiser la gestion documentaire Par ailleurs, la CVCI a identifié un besoin accru de collaboration entre les divers services Aussi, l’une des innovations majeures de cette transition fut l’implémentation du connecteur Outlook-Alfresco, facilitant une interaction fluide entre les outils de messagerie et la GED. Ce dispositif permet d’optimiser la gestion et l’indexation des documents grâce aux métadonnées et d’obtenir ainsi une structuration et une gestion plus efficace des documents échangés via courriel. Apports fondamentaux du connecteur Outlook : La phase récente de migration, visait à renforcer les normes de sécurité. L’ensemble du projet a reposé sur une méthodologie rigoureuse alignée sur les pratiques de la gouvernance documentaire. Expertise et accompagnement de bluexml Depuis 2021, bluexml a joué un rôle central dans cette transformation, en apportant une expertise approfondie en gestion de projet documentaire. L’accompagnement ne s’est pas limité aux aspects techniques, mais a également couvert une analyse fonctionnelle détaillée des besoins et un suivi opérationnel structuré. Grâce à notre expertise sur Alfresco, nous avons conçu une solution adaptée à l’écosystème complexe de la CVCI, garantissant une conformité totale aux exigences réglementaires et aux standards modernes de gestion documentaire. Perspective d’une GED améliorée avec l’IA L’intégration du connecteur Outlook a déjà marqué une avancée notable vers une gestion documentaire plus fluide et plus intelligente. Pourquoi ne pas intégrer l’IA dans une GED pour plus de performance ? À l’avenir, l’exploitation de l’intelligence artificielle pourrait être envisagée afin de pouvoir encore affiner l’indexation des documents, et optimiser ainsi la recherche sémantique et automatiser certaines tâches analytiques. Les enjeux de demain exigent des solutions innovantes, et notre mission est d’anticiper ces défis pour répondre efficacement aux besoins de nos clients. Success story L’expérience de la CVCI démontre comment une transformation documentaire bien conçue peut améliorer l’efficience organisationnelle et renforcer la conformité réglementaire. En combinant une expertise technique approfondie et une méthodologie d’accompagnement rigoureuse, bluexml a permis à la CVCI d’optimiser sa gestion documentaire et d’anticiper les défis futurs de la dématérialisation. Découvrir bluexpérience Ensemble, optimisons vos processus et élevons votre service au niveau supérieur. Bluexml est fier d’accompagner nos partenaires dans l’innovation, pour mieux répondre aux défis de nos clients. Articles similaires

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Migration Alfresco pour Hop! : Une GED sécurisée et adaptée à leurs besoins

laure — Tue, 08 Apr 2025 07:00:00 +0000

Migration Alfresco pour Hop! : Une GED sécurisée et adaptée à leurs besoins 17 avril, 2025 ACS (Alfresco Content Services), Archivage électronique, Cas client, GED (Gestion électronique Documentaire) Un client de longue date, Hop! Hop!, acteur incontournable du secteur aérien régional, collabore avec bluexml depuis plus de 10 ans. Leurs équipes s’appuient sur la solution Alfresco Content Services (ACS) pour gérer leurs données et leurs documents dans tous leurs services. Cependant, au fil du temps, des besoins de modernisation et de sécurisation se sont fait sentir. Dans ce cadre, Hop! a fait appel à notre expertise pour leur migration Alfresco et optimiser leur GED tout en renforçant la sécurité de leur écosystème et leurs authentifications grâce à Keycloak. Un projet ambitieux : Sécuriser et moderniser la GED Objectif principal Dans le cadre de la gestion de leur plateforme GED, Hop! souhaitait non seulement moderniser Alfresco mais aussi renforcer la sécurité de leur dispositif. Il était primordial d’être en phase avec les normes de sécurité actuelles et les contraintes spécifiques à leur domaine d’activité. Les attentes de Hop! Une meilleure opérationnalité pour leurs équipes. Une plateforme conforme aux normes de sécurité les plus strictes. Une prise en compte des besoins des utilisateurs, notamment les contraintes des équipes en vol. La mise en place d’un système simple et efficace pour déclarer et suivre les problèmes techniques. Notre approche : Un accompagnement personnalisé 1. Comprendre les besoins Nous avons commencé par organiser des ateliers UX orienté utilisateur, en utilisant des méthodes comme le design thinking et des outils tels que des wireframes pour capturer et analyser les besoins spécifiques. Ces ateliers ont permis de mieux comprendre les attentes des équipes de Hop! et d’identifier les points de friction dans l’utilisation actuelle d’Alfresco. En complément, nous avons observé concrètement leur usage au quotidien pour ajuster nos propositions. 2. Analyser les problèmes existants Nous avons identifié les raisons pour lesquelles les équipes n’étaient pas satisfaites de la version précédente. Il en est ressorti un besoin de simplification des processus et une attente de fluidité accrue dans l’accès et la gestion des données. 3. Proposer des solutions adaptées À l’issue de cette phase d’écoute et d’analyse, nous avons présenté une solution sur mesure, à la fois moderne et intuitive, tout en respectant les normes de sécurité exigeantes du secteur aérien. L’objectif était clair : sécuriser leur périmètre tout en gagnant en opérationnalité. Focus sur la sécurisation avec Keycloak Intégration de Keycloak chez Hop! Nous avons mis en place Keycloak pour sécuriser tout l’écosystème GED de Hop!. Ce choix était stratégique pour assurer une protection optimale contre les cyberattaques, tout en rendant l’accès aux données plus fluide et plus sûr pour les équipes, y compris celles travaillant en vol. Qu’est-ce que Keycloak ? Keycloak est une solution open-source de gestion d’identité et d’accès (IAM, Identity and Access Management). Elle permet de centraliser l’authentification des utilisateurs et de protéger l’accès à différentes applications via des protocoles standardisés. Parmi ses avantages principaux : Authentification unique (SSO) : un seul identifiant pour accéder à toutes les applications. Gestion centralisée des utilisateurs : ajout, suppression et modification d’accès simplifiés. Sécurité renforcée : limitation des risques d’attaques par hameçonnage ou d’usurpation d’identité. Un projet d’envergure, la migration réaliséé en 4-6 mois Durant cette période, nos équipes ont travaillé en étroite collaboration avec celles de Hop! pour garantir le succès du projet. Voici les étapes clés : Cadrage du projet : comprendre les besoins clients et planification du projet. Migration des données : mise à jour et nettoyage des contenus pour repartir sur une base saine. Implémentation technique : intégration de Keycloak et optimisation d’Alfresco. Formation et accompagnement : organisation de sessions pour que les équipes se sentent à l’aise avec les nouvelles fonctionnalités. Mise en place d’outils de suivi : utilisation de Redmine pour le suivi des incidents et l’avancement du projet. Un suivi continu avec bluexml En complément du projet initial, nous avons instauré plusieurs dispositifs pour accompagner Hop! dans la durée : Support technique : un système de tickets sur Redmine pour déclarer les problèmes avec une traçabilité totale. Support téléphonique : réponse rapide aux interrogations. Espace collaboratif : documentation accessible regroupant toutes les informations nécessaires pour monter en compétences et exploiter pleinement la solution. Résultats obtenus et perspectives Le projet a permis à Hop! de repartir sur des bases solides. Les données ont été mises à jour, la sécurité renforcée et les équipes sont désormais mieux équipées pour utiliser leur GED. Le feedback est éloquent : les collaborateurs de Hop! se disent très satisfaits des améliorations apportées. bluexml reste aux côtés de Hop! pour les accompagner dans l’évolution de leur GED et pour répondre aux défis futurs. Ce projet illustre une fois de plus notre capacité à conjuguer expertise technique et compréhension des besoins utilisateurs pour garantir le succès des transformations digitales. Découvrir notre expertise Vous avez un projet similaire, nous serions ravis de vous accompagner ou d’échanger autour de vos problématiques de GED, BPM ou d’IAM. Articles similaires

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efalia et bluexml : un partenariat stratégique pour la gestion de contenu

laure — Fri, 04 Apr 2025 06:40:24 +0000

Efalia et bluexml : un partenariat stratégique pour la gestion de contenu 4 avril, 2025 Article, BPM (Business Processus Management), Efalia, GED (Gestion électronique Documentaire) Nous devenons intégrateurs de la suite Efalia Nous sommes fiers d’annoncer notre partenariat avec Efalia, un acteur majeur de la gestion de contenu. En tant qu’intégrateur de la suite logicielle efalia, nous renforçons notre offre et accompagnons nos clients dans leur transformation numérique en proposant une solution complète de dématérialisation de l’information. Efalia : une suite complète au service de la dématérialisation Efalia est une entreprise spécialisée dans la gestion des contenus d’entreprise. Sa suite de logicielle modulaire couvre tous les besoins de dématérialisation et de gestion documentaire, permettant aux organisations de digitaliser, automatiser et optimiser leurs processus. Avec efalia, nos clients disposent d’une plateforme intégrée capable de prendre en charge la gestion documentaire (GED), l’automatisation des processus métiers (BPM), la capture et la classification intelligente des documents, la signature électronique et la gestion des flux d’informations. Cette solution s’adresse à un large éventail de secteurs : Santé : gestion des dossiers patients et automatisation des flux administratifs. Secteur public : dématérialisation des documents administratifs et archivage conforme. Banque et assurance : gestion des contrats et conformité réglementaire. Industrie : pilotage documentaire et traçabilité des documents techniques. Commerce et distribution : gestion des factures et des flux de commande. Pourquoi choisir efalia ? Efalia se distingue par plusieurs atouts majeurs qui en font une solution de référence pour la dématérialisation de l’information : Modularité et adaptabilité : une solution personnalisable selon les besoins de chaque organisation. Interopérabilité : compatibilité avec de nombreux systèmes et applications tierces. Conformité réglementaire : respect des normes en matière de gestion et d’archivage de l’information. Expérience utilisateur optimisée : interface intuitive et ergonomique pour une prise en main rapide. Une collaboration prometteuse pour bluexml En devenant intégrateur d’efalia, nous enrichissons notre offre en gestion de contenu et renforçons notre expertise dans la GED et le BPM. Ce partenariat s’inscrit dans une dynamique de croissance et d’innovation, avec pour objectif d’offrir aux entreprises des solutions toujours plus adaptées aux enjeux de la transformation numérique. L’avenir de bluexml avec efalia s’annonce prometteur. Cette collaboration ouvre la voie à de nouvelles opportunités, notamment dans l’accompagnement des entreprises vers une dématérialisation plus efficace et conforme aux exigences actuelles. Avec efalia, nous confirmons notre engagement à fournir des solutions de pointe en GED et BPM et à accompagner nos clients dans leur transformation numériqu Articles similaires

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Un projet d’archivage électronique ambitieux : Le Port

laure — Tue, 04 Mar 2025 08:50:00 +0000

Un projet d’archivage électronique pour la ville Le Port 17 avril, 2025 ACS (Alfresco Content Services), Archivage électronique, Cas client, GED (Gestion électronique Documentaire) Depuis 2020, la commune de Le Port, à La Réunion, a initié un projet d’archivage électronique et de Gestion Électronique des Documents (GED) en collaboration avec bluexml. Ce partenariat, issu d’une première collaboration avec le Territoire l’Ouest (TO), a permis d’accompagner Le Port dans la modernisation et création d’un système d’archivage électronique. Accompagner Face à la nécessité de structurer et d’optimiser la gestion documentaire, Bruno Leperlier, acteur clé du projet et directeur de la DPP (Direction du Pilotage et de la Performance), a insisté sur l’importance de poursuivre la réflexion et garder la dynamique. C’est ainsi qu’un appel d’offres a été lancé et sur lequel bluexml a su se démarquer en mettant en avant sa connaissance du sujet, son expérience et son savoir-être. Sur ce dernier point, les valeurs d’honnêteté, d’écoute et de conseil ont été incarnés par notre consultant sénior Pascal Dubois. Il fut l’interlocuteur clé du projet, souhaitant avant tout garantir une solution optimale pour la commune de Le Port. Une Approche Globale : De la Création à l’Archivage Que peut-on mettre en place pour répondre au besoin de l’archivage électronique ? Lorsque la collaboration entre bluexml et la commune de Le Port s’est créée, la question principale était : que peut-on mettre en place pour répondre au besoin d’archivage électronique ? L’équipe est entrée dans le projet par l’archivage, une phase essentielle mais à la fin du cycle de vie des documents. Bluexml a alors souligné un point fondamental : “Pour qu’un archivage fonctionne, il faut structurer en amont la gestion documentaire dès la création du document.” Cette réflexion a conduit à la définition d’un cadre de travail où chaque document serait : Créé dans un espace structuré Stocké et gérer de manière sécurisée Archivé selon les exigences réglementaires Cette approche a abouti à la décision de mettre en place une GED, qui permettrait ensuite les versements vers un SAE (Système d’Archivage Électronique). Une méthodologie centrée sur les besoins des métiers bluexml, via sa marque bluexperience, a accompagné Le Port, garantissant une approche méthodique et un suivi personnalisé. Un dossier de spécifications détaillées a été établi en concertation avec les différents métiers impliqués, assurant une prise en compte exhaustive des besoins. Étapes clés du projet : Définition des besoins : Via des ateliers, recueil des attentes de chaque métier pour cerner leurs besoins spécifiques (plans de classement, processus, etc…). Spécifications détaillées : Définition précise des fonctionnalités basé sur un modèle éprouvé. Délimitation du périmètre : Identification de directions et/ou services pilotes impliqués dans la phase initiale (finance, marché publique et l’urbanisme). Structuration des métadonnées : Travail avec l’archiviste pour définir les métadonnées essentielles au bon déroulement des processus. Un projet avec ses défis et ses succès Comme tout projet d’envergure, celui-ci a évolué au fil des défis rencontrés. Après une analyse approfondie, la combinaison de CinCom ECM pour la GED et d’As@lae pour l’archivage électronique s’est imposée comme la solution idéale dans le contexte de la mairie du Port. Ce choix a permis d’assurer une gestion documentaire fluide, en conciliant innovation et exigences des archivistes. bluexml, en véritable partenaire de confiance, a alerté les équipes sur les défis à venir, notamment : Les problématiques des connecteurs entre les outils L’importance d’un accompagnement-conseil et non uniquement technique La définition d’un RACI, précisant les rôles et responsabilités de chacun pour un processus de dématérialisation efficace. L’approche méthodique et le savoir-être des experts bluexml ont permis de structurer le projet de manière fluide, en garantissant une collaboration étroite entre l’archiviste, les équipes métier et informaticiens. Comme le souligne un des acteurs du projet : « Les archivistes ne peuvent pas avancer sans les informaticiens, et les informaticiens ne peuvent pas avancer sans les archivistes ». Une collaboration gagnante Ce projet illustre la valeur d’un accompagnement structuré et humain. Chaque acteur a apporté sa pierre à l’édifice, garantissant une mise en œuvre efficace et une adoption progressive des outils. L’approche de bluexml, avec son expertise sur les processus de dématérialisation (GED, archivage électronique, solution métier), a permis de structurer une solution adaptée, centrée sur les besoins des utilisateurs et pérenne pour l’avenir. Découvrir bluexpérience Vous avez un projet similaire, nous serions ravis de vous accompagner ou d’échanger autour de vos problématiques de GED, BPM ou d’IAM. Articles similaires

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ECM et mails : Comment l’automatisation/GED peuvent-elles lutter contre la sur-utilisation des mails en entreprise ?

laure — Thu, 15 Feb 2024 07:55:00 +0000

Comment l’automatisation/GED peuvent-elles lutter contre la sur-utilisation des mails en entreprise ? 17 avril, 2025 ACS (Alfresco Content Services), Archivage électronique, Cas client, GED (Gestion électronique Documentaire) Interview de Régis, notre directeur R&D En entreprise, nous sommes toujours autant à utiliser les mails, et les pièces jointes ! Cette pratique est souvent portée à l’excès. Cela peut être une source d’erreurs et de stress pour les collaborateurs.trices. Pourquoi utilise-t-on autant les mails en entreprise aujourd’hui ? Régis, notre directeur recherche et développement va apporter son éclairage sur ce point ! Et si l’automatisation/GED pouvaient lutter contre la sur-utilisation des mails ? Pourquoi utilise-t-on autant les mails en entreprise aujourd’hui, face à la multiplicité des outils numériques (GED, automatisation …) ? Il y a plusieurs aspects qui justifient que l’on continue à utiliser l’e-mail plutôt que d’autres solutions plus adaptées : Les habitudes sont difficiles à changer ! Tout le monde utilise l’email et sait que l’outil fonctionne très bien ! Tandis que pour tester d’autres solutions, cela implique de se demander : “est-ce que cette personne est bien sur ce réseau ? Est-ce qu’elle a l’habitude de l’utiliser ?“. Le client email est à portée de main, toujours ouvert. Assez souvent, pour d’autres solutions, il faut ouvrir une nouvelle application. Et cela nécessite un effort supplémentaire puisqu’il faut naviguer pour accéder à l’information souhaitée. Nos emails sont présentés de manière claire, on peut accéder à l’information directement, ce que les autres solutions numériques ne permettent pas. Ces applications présentent l’information via des classements et recherches “intelligentes”, mais cela demande un effort de navigation supplémentaire. L’e-mail est pratique, car on peut échanger tout type d’information via le corps du texte et les pièces jointes rapidement. Cependant, cette habitude est une mauvaise pratique, qui occasionne : Une surabondance des mails Un stockage redondant des documents La recherche continue de la bonne version du document ainsi que du bon référentiel documentaire dans l’organisation L’utilisation d’un outil de gestion documentaire peut-il inciter les collaborateurs.trices à revoir leur manière d’échanger des informations ? Oui, mais avec l’aide d’applications métiers tels que la gestion documentaire et/ou de processus. Les utilisateurs doivent être convaincus que l’application proposée couvre parfaitement le besoin de gestion documentaire et des processus métiers adressés. Comme un besoin métier est souvent interconnecté avec d’autres besoins métier, il est souvent nécessaire de partager de l’information entre ces métiers. C’est là où la GED est essentielle car elle va permettre de partager la bonne information entre ces métiers et de gérer les processus de validations. L’automatisation de tâches/processus à faible valeur ajoutée peut-elle permettre aux collaborateurs.trices de se concentrer sur des missions plus en rapport avec leurs aspirations ? Bien sûr, c’est un enjeu du RPA qui vient avec des outils spécifiques comme UIPath pour justement automatiser au maximum les tâches répétitives à faible valeur ajoutée et pouvant être réalisées sans intervention humaine. Par contre, ces outils RPA doivent être couplés : à des outils GED car des documents sont chargés et produits pendant ces phases d’automatisation, ils doivent être conservés pour les autres phases. à des outils BPM car d’autres phases vont nécessiter des interventions humaines pour des approbations, des compléments ou des décisions. L’utilisation de toutes ces solutions a également un avantage énorme dans la réduction des erreurs humaines. Ceci peut être réalisé avec des outils comme le RPA (automatisation de tâches répétitives), BPM (tâches de service couplées aux tâches humaines) ou GED (tâches planifiées ou règles). Ces solutions viennent toutes avec des procédures qui réalisent des tâches contrôlées en lieu et place de ce que faisaient les utilisateurs manuellement auparavant. Est-ce que l’implémentation d’un système de gestion des processus (automatisation) peut nuire à la communication entre collaborateurs.trices ? Les outils numériques, nouveau portail de la communication ? La communication entre collaborateurs.trices va passer désormais au travers des tiers applicatifs. Par exemple, auparavant, la DRH sollicitait via email ou à la machine à café un collaborateur pour lui demander de réaliser une interview d’embauche. Désormais, cet utilisateur n’interagit pas directement avec la DRH mais reçoit un email ou une notification sur le portail d’entreprise avec un lien qui l’envoie sur une invitation calendrier. Cette invitation va référencer la tâche d’interview, de la solution BPM, ainsi que les documents nécessaires dans la GED.Avec ces outils, il n’y a pas d’erreur possible de la part de la DRH, qui n’a qu’à suivre le processus via des formulaires contrôlés. Donc la communication directe entre collaborateurs a été réduite pour certaines phases, et elle intervient moins quand les choses se passent bien. Cependant, ce n’est pas plus mal sur ce type de phase car ce n’est pas forcément très enrichissant de communiquer juste sur le sujet d’un évènement calendaire. D’autant plus que, ça laisse alors plus de temps pour communiquer sur des sujets plus intéressants comme le résultat de l’interview, ces impressions, l’amélioration du processus, les profils des candidats, son besoin propre. Le numérique, un moyen de s’adapter à chaque collaborateur ? Nous implémentons des processus depuis plus de 15 ans et, on s’aperçoit que la réduction de la communication dépend des personnes et pas tellement de la solution choisie. En effet, des personnes vont réduire leur communication et s’appuyer sur les solutions pour gagner du temps. À l’inverse, d’autres personnes vont continuer à communiquer comme ils le faisaient avant. Cela n’empêche pas le/la collaborateur.trice qui a reçu les informations pour un entretien, de la part de la DRH, de l’appeler ou de lui envoyer un email pour avoir des informations complémentaires. Cela ne le prive pas non plus d’échanger à la machine à café… Chacun ajuste son niveau de communication à sa personnalité, c’est surtout ce que ce type de solution permet ! Cela va aussi faciliter, sécuriser, optimiser et accélérer la bonne marche des processus métier. Articles similaires

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La gestion documentaire (ECM) dans un contexte santé avec l’Agence de la biomédecine

laure — Thu, 01 Feb 2024 07:55:00 +0000

La gestion documentaire (ECM) dans un contexte santé avec l’Agence de la biomédecine 17 avril, 2025 ACS (Alfresco Content Services), Archivage électronique, Cas client, GED (Gestion électronique Documentaire) L’Agence de la biomédecine est un établissement public administratif, qui a vu le jour en 2004. Sa place dans le paysage médical français est importante. En effet, elle fournit un travail essentiel dans la recherche, la guérison, la coopération internationale dans de nombreux domaines médicaux. Son travail porte sur les dons, les greffes ou la PMA (Procréation Médicalement Assistée). L’Agence assure aussi bien une mission de recherche, que de soins des patient(e)s.De plus, elle a également la charge de tenir les registres nationaux (dons), et d’encadrer les domaines/établissements médicaux et praticiens issus des spécialités susmentionnées. Pour commencer, l’Agence française de la biomédecine s’est rapprochée de bluexml et de sa practice bluexperience (mission conseil), afin d’auditer son organisation documentaire, dans l’objectif de consolider son management de l’information. La mission de bluexperience, après analyse rigoureuse des besoins et attentes, a eu pour objectifs d’aider l’Agence à moderniser ses processus, optimiser la gestion de ses documents et proposer les solutions digitales adaptées. Et la gestion documentaire, dans tout ça ? L’Agence de la biomédecine produit de nombreux documents scientifiques, médicaux et administratifs. La gestion de ces documents peut devenir un véritable calvaire, si elle n’est pas structurée et organisée selon des règles précises et connues de toute l’organisation. L’amélioration de la gestion et de l’exploitation des documents garantit donc : Une sécurisation des documents (accès, version protégée, conservation et archivage) Un gain de temps pour chaque collaborateur.trice Une gestion optimisée des documents et des ressources (moins de doublon et de perte d’informations essentielles à l’activité) La gestion documentaire (ECM) dans un contexte de santé : Les besoins et attentes du client : L’Agence de la biomédecine souhaite moderniser ses pratiques de travail, notamment avec l’implémentation d’outils collaboratifs qui fluidifient les échanges entre les différents collaborateurs.trices.De même, l’Agence n’a pas achevé la digitalisation de ses processus métiers, avec de la bureautique non maîtrisée ou du papier. Par conséquent, elle va devoir construire un système de gestion de contenu homogène entre tous ses services, protecteur de ses nombreux documents.Par ailleurs, elle souhaite renforcer la traçabilité et la sureté des preuves numériques. Les enjeux pour bluexperience : Afin de trouver la solution adaptée à l’Agence (organiser une solution de gestion documentaire (ECM), dans un cadre technique de santé), les consultants bluexperience ont dû prendre en compte : La réglementation liée aux documents à caractère médical Les diversités des sources de documents (patient, agent, donneur, apprenant …) La souveraineté des documents Les documents “sensibles” qui nécessitent une haute protection Les nombreux services et processus métiers différents (services supports, de recherche …). Le processus de dématérialisation du courrier papier Des règles d’archivages exigeantes (ex : les règles appliquées aux greffons notamment) Un volume croissant d’informations et documents La réponse de nos expert(e)s (amélioration de la gestion documentaire (ECM)) : Enfin, les recommandations de bluexml ont porté sur l’ensemble des problématiques ECM, dans une vision transverse : la GED collaborative, la GED de référence, le système d’archivage, les processus, les modèles de documents, la signature numérique, les procédures documentaires, la formation, ainsi que l’accompagnement et la gouvernance. Connecter l’outil RESANA avec une GED collaborative. Construire des règles précises et connues de tous, autour des différents flux d’informations. Affirmer l’identité de l’Agence au travers de la charte graphique, sur tous les supports de l’entreprise. Mettre en place une solution de signature et de validation numérique. Implémenter une GED interne destinée aux versions définitives des documents. Travailler sur la construction d’un guide de référence (référentiel documentaire, règles de stockage, matrice de gestion des droits d’accès, plans de classements). Mettre en place une nouvelle architecture de l’information : notamment grâce à l’approche “bulle à plat”. En effet, celle-ci permet de structurer l’accès à l’information par process et non par service. Cette technique offre une transversalité des données. Renforcer la fonction Archives. Diminuer les sources de papier, grâce à la mise en place d’un processus d’automatisation de certaines tâches (actions à faible valeur ajoutée et consommatrices de temps pour les collaborateurs et collaboratrices.). Installer une SAE (Système d’Archivage Électronique), afin de s’assurer de respecter les délais légaux d’archivage et de bénéficier d’une sécurité renforcée des informations. Former les collaborateurs aux nouveaux outils, et aux nouvelles règles de gestion et d’organisation des informations (cercle vertueux). Conclusion : Pour conclure, à la suite de notre intervention, la DSI (Direction des Systèmes d’Information) et la Direction Générale de l’Agence de la biomédecine ont décidé de lancer les projets de dématérialisation et de GED, en incluant l’ensemble des Directions. Mission accomplie ! Prendre contact Articles similaires

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Améliorez l’utilisation de votre solution Alfresco en intégrant notre suite de composants bluexml !

laure — Thu, 07 Jul 2022 10:00:08 +0000

Améliorez l’utilisation de votre solution Alfresco en intégrant notre suite de composants bluexml ! 17 avril, 2025 ACS (Alfresco Content Services), Archivage électronique, Cas client, GED (Gestion électronique Documentaire) https://www.bluexml.com/wp-content/uploads/2022/07/2022-07-05-09.20-Ameliorez-lutilisation-de-votre-solution-Alfresco-en-integrant-notre-suite-de-composants-bluexml2.mp4 6 composants à intégrer et utiliser depuis Alfresco : blueSign (signature): Il permet d’effectuer simplement toutes les démarches de signature électronique. blueRecords (archivage) : Il effectue de l’archivage intermédiaire. blueClassify (classement automatique) : Ce composant classe automatiquement vos documents en fonction des métadonnées. blueEdit (éditeur de documents): Il édite en ligne vos documents avec la solution OnlyOffice. blueReport (reporting d’indicateurs): Ce composant consolide ainsi vos informations pour établir des indicateurs et créer des tableaux de bord. bluePastell (automatisation): Il automatise la transmission ainsi que la récupération des documents avec la solution Pastell de Libriciel. Les avantages clés des composants bluexml ? Des modules prêts à l’emploi avec une installation simple et facilitée dans Alfresco Content Services. De plus, le composant possède une prise en main rapide mais aussi une mise en oeuvre par paramétrage. En conclusion, vous aurez un retour sur investissement rapide et une gestion possible par des acteurs métiers. Découvrir les blueComposants Articles similaires

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La Région Occitanie transforme son nouveau SI « Démat » grâce à Bluexml !

laure — Mon, 20 Dec 2021 11:04:32 +0000

Dématérialisation de la Région Occitanie avec Alfresco 17 avril, 2025 ACS (Alfresco Content Services), Archivage électronique, Cas client, GED (Gestion électronique Documentaire) Région Occitanie et son projet de dématérialisation SI L’Occitanie est une région administrative du Sud-Ouest et Sud-est de la France résultant de la fusion des anciennes régions Languedoc-Roussillon et Midi-Pyrénées. En effet, elle a été créée par la réforme territoriale de 2014, elle comporte 13 départements. Son chef-lieu est Toulouse. Ainsi, dans le cadre de son programme de dématérialisation, la Région souhaite dématérialiser son SI « Demat ». Et la 1ère étape de cette transformation vise à valider la trajectoire du nouveau SI et assurer la mise en œuvre de l’architecture. Résumé d’un projet dématérialisation SI pour une région, basé sur Alfresco Content Services Le cadrage pour opérer la transformation du nouveau SI « Démat », est basé sur Alfresco Content Services, ce qui a donc pour objectif de : Valider la trajectoire de transformation SI proposée Identifier les différentes contraintes opérationnelles et métiers Identifier les domaines métiers prioritaires Définir l’infrastructure et architecture cibles Définir la feuille de route ainsi que la démarche associée La valeur ajoutée de Bluexml dans cette collaboration (dématérialisation SI région) Bluexml apporte donc son expertise sur : L’Animation des ateliers de travail La Définition de l’architecture cible ainsi que le scénario d’hébergement La Priorisation et l’identification des impacts de la politique « Démat » de la Région La Rédaction des plans et fiches de tests L’Évaluation des budgets logiciels et de mise en œuvre. Le Pilotage de ces mises en œuvre. Découvrir Alfresco Articles similaires

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