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Les idées reçues sur le SSO : ce qu’il faut vraiment savoir

laure — Mon, 27 Jul 2026 07:30:50 +0000

Les idées reçues sur le SSO : ce qu’il faut vraiment savoir juillet 27, 2026 Article, Expertises, IAM, Keycloak, Technique Se connecter une seule fois et accéder à toutes ses applications : c’est la promesse du SSO (Single Sign-On). Pourtant, de nombreuses idées reçues freinent encore les projets d’Identity & Access Management (IAM). « Le SSO est réservé aux grandes entreprises », « il fonctionne uniquement avec certaines applications » ou encore « c’est trop compliqué à mettre en place »… En réalité, les solutions modernes comme Keycloak permettent aujourd’hui de centraliser l’authentification sur un large éventail d’applications métiers, qu’elles soient récentes ou plus anciennes. Le SSO, c’est quoi ? Le SSO (Single Sign-On) permet à un utilisateur de s’authentifier une seule fois pour accéder à l’ensemble de ses applications sans ressaisir son mot de passe. Le SSO est l’objectif final. Pour y parvenir, les applications doivent parler un langage commun grâce à des protocoles d’authentification comme OpenID Connect (OIDC) ou SAML. OpenID Connect, un standard moderne, plus sécurisé que d’autres protocoles, et mieux adapté aux applications web et mobiles. Autrement dit : Le SSO est l’expérience utilisateur. OIDC ou SAML sont les protocoles qui rendent cette expérience possible. Aujourd’hui, les organisations privilégient de plus en plus OpenID Connect, un standard moderne, mieux adapté aux applications web et mobiles. Idée reçue n°1 : « Le SSO est limité à quelques applications » Pendant longtemps, le SSO était souvent associé à des outils comme Alfresco ou Bonita. En réalité, une solution comme Keycloak peut être intégrée à bien plus que cela. Elle permet de fédérer l’authentification de nombreuses applications : GED, Helpdesk, outils collaboratifs, applications métiers, portails internes ou encore logiciels développés sur mesure. L’objectif n’est pas de connecter Keycloak à une seule application, mais de créer un point d’authentification unique pour l’ensemble du système d’information. Idée reçue n°2 : « Mettre en place un SSO est trop risqué » Beaucoup d’organisations craignent de perturber les utilisateurs ou de rencontrer des difficultés techniques. Pour limiter ces risques, nous recommandons une approche progressive : commencer par une preuve de concept (POC), intégrer une ou deux applications, recueillir les retours des utilisateurs, puis étendre progressivement le SSO à l’ensemble du SI. On utilise également la méthode du “double run, c’est à dire faire tourner à la fois l’ancien et le nouveau dispositif d’authentification, et on opère des bascules progressivement. Cette méthode permet de valider les aspects techniques tout en accompagnant les équipes dans le changement. Retour d’expérience : la Ville de Lorient La Ville de Lorient souhaitait moderniser son système d’authentification en s’appuyant sur une solution open source, pérenne et compatible avec les standards actuels. L’objectif est de remplacer progressivement un fonctionnement basé sur SAML ou sur OIDC via ADFS par une architecture reposant sur OpenID Connect et Keycloak. Le projet a débuté par un POC, avec une première intégration sur Alfresco, puis sur d’autres applications comme le Helpdesk et Rainbow, la plateforme collaborative utilisée par les équipes. Au delà de l’intégration technique, une implémentation en double run permet une bascule progressive/en douceur et facilite la démarche de conduite du changement. Le SSO, bien plus qu’une connexion unique Le SSO améliore le confort des utilisateurs, renforce la sécurité et simplifie l’administration des accès. Associé à une authentification multifacteur (MFA), il permet de sécuriser les connexions sans multiplier les mots de passe. Avec une approche progressive et des technologies ouvertes comme Keycloak, le SSO n’est plus un projet réservé aux grandes organisations. C’est une solution accessible pour toute structure souhaitant simplifier l’accès à ses applications tout en renforçant sa sécurité.

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Industrialiser la reprise de documents Alfresco et Efalia. docLoader

laure — Mon, 01 Jun 2026 06:38:53 +0000

Industrialiser la reprise de documents Alfresco et Efalia. docLoader juin 1, 2026 Alfresco, Article, Efalia, Expertises, Technique Le même défi, à chaque projet ! Depuis de nombreuses années, les équipes bluexml accompagnent collectivités, entreprises et organisation publics dans la reprise de documentaires existants vers des GED modernes (Alfresco, Efalia). Ces projets partagent presque toujours les mêmes caractéristiques : Des volumes significatifs : de quelques dizaines de milliers à plusieurs millions de fichiers, Des sources hétérogènes : partages réseau historiques, exports Multigest, arborescences agents, fonds scannés, Des plans de classement complexes : 200 à 500 gabarits, rubriques métier, matrices de permissions par rôle, métadonnées réglementaires, Des réglementations fortes : durées de conservation, traçabilité, confidentialité, délais serrés de bascule. Chaque migration ressemblait à la précédente, avec sa part de scripts ad hoc, de tableaux Excel de correspondance, d’itérations par essai-erreur, et de reprises manuelles après la découverte tardive d’un cas non prévu, avec l’angoisse de rater un document parmi les plusieurs millions à livrer. Face à cette répétition et à l’enjeu croissant du temps (un chargement document par document via API sur 1 Million de fichiers, c’est plusieurs semaines de traitement), nos équipes ont décidé de transformer ce savoir-faire accumulé en un outil réutilisable, industrialisable et mesurable. C’est la naissance de docLoader. Ce que fait docLoader docLoader est une application web légère (Spring Boot, base H2 embarquée, IHM Thymeleaf) qui se déploie en une commande sur un poste ou un serveur, et prend en charge toute la chaîne : Scan d’une arborescence source avec patterns de chemin configurables (glob avec variables nommées comme « Agents/{nom}{prenom}{matricule}/**». Extraction du texte via Apache Tika (PDF, bureautiques, images OCR). Classification automatique en cascade, du moins coûteux au plus coûteux : Motifs (regex, phrases littérales, mots significatifs en ordre sans stopwords) → ~1 ms par document, confiance 0,95. Embeddings sémantiques (similarité cosinus contre les vecteurs pré-calculés des gabarits) → rattrape les formulations sémantiquement proches mais lexicalement distantes. LLM génératif (Llama 3.2, Mistral via Ollama) en dernier recours sur les cas ambigus. 4. Extraction de métadonnées selon le gabarit retenu (regex, variable de chemin, valeur fixe, ou LLM pour les champs libres). 5. Production du « staging » Alfresco Bulk Importou Efalia Utilities Bulk Import, avec permissions CAMS (Consultation Ajout Modification Suppression) par rôle, via des fichiers associées « <nom du fichier à importer>.metadata.properties.xml » et « <nom du fichier à importer>.permissions.properties.xml ». 6. Isolation des cas particuliers dans des dossiers dédiés : « fichiers non océrisés → AOcerise/, fichiers hors scope → AClasser/, faibles confiances → AReviser/ ». Des fonctionnalités qui font la différence 100 % local, 100 % on-premise. Les LLM et embeddings tournent via Ollama sur le poste ou un serveur dédié. Aucun texte ne sort jamais du périmètre client. Compatible GED souveraines, collectivités, données sensibles.Pensé pour le volume. Pipeline en cascade : les motifs attrapent 80 % des documents en ~1 ms chacun, sans coût LLM. Traitement parallélisé (workers multiples), reprise après interruption via fingerprint (taille + date de modification), flush progressif en base pour suivre en temps réel un batch de plusieurs jours.Staging filesystem = montée en charge réelle. Au lieu d’uploader document par document via API (chemin critique sur 1 Millions de documents), docLoader produit une arborescence que l’outil d’import de la GED ingère ensuite en masse. Gain d’un ordre de grandeur sur les temps de chargement.Qualité mesurable. Chaque batch produit un rapport structuré : compteurs par méthode de classification, confiance moyenne par étape, piles de revue (non classifiés / non océrisés / à réviser / à classer). L’utilisateur visualise en temps réel si le batch est prêt à livrer ou s’il demande un second tour.Apprentissage continu (« active learning »). Les documents à faible confiance sont routés vers un écran d’arbitrage. À chaque validation manuelle, la phrase distinctive du texte est automatiquement ajoutée aux motifs du gabarit choisi. Le taux de match de type motif monte mécaniquement à chaque batch, sans aucune configuration manuelle supplémentaire. Plan de classement configurable via IHM. Import Excel pour initialiser en masse catégories, gabarits, métadonnées et matrice CAMS de permissions. Tuning fin via « /admin/doctypes » et « /admin/spaces ». Import idempotent : réimporter ne duplique rien. Dry-run systématique. Avant tout chargement réel, une simulation intégrale produit le rapport complet sans rien écrire. Fini la découverte en production d’un pattern de chemin manquant ou d’un gabarit absent. Ce que ça change sur le terrain Sur un projet récent de dossiers individuels (corpus cible ~1 Million de documents, +200 espaces, ~10 rôles métier, +5 niveaux CAMS) : Paramétrage initial du plan de classement : quelques heures via import Excel et ajustement IHM, contre plusieurs jours en scripts manuels auparavant. Dry-run complet sur un périmètre test : tour d’horizon en minutes, pas de découverte tardive de cas non prévus. Production du staging complet : quelques heures, là où un chargement doc-par-doc via API aurait pris des semaines. Revue qualité : les cas douteux sont identifiés et isolés automatiquement, l’utilisateur pilote sa charge au lieu de la subir. En résumé Avec le recul, avoir disposé de docLoader dès nos premiers projets de reprise nous aurait évité : Des semaines de surcharge pour nos équipes sur des tâches qui auraient dû être automatisées dès le départ, Des reprises manuelles coûteuses chez nos clients quand un cas non prévu passait entre les mailles des scripts ad hoc, Des délais allongés sur les gros volumes, avec le risque de repousser la date de bascule métier, De la difficulté à garantir la traçabilité en fin de projet (qui a validé quoi, combien de cas ambigus, quelle méthode a classé quoi), Et surtout, la fatigue d’équipes tiraillées entre livraison technique et accompagnement fonctionnel sur les mêmes projets successifs. docLoader transforme ce qui était auparavant un projet « sur-mesure douloureux » en une démarche outillée, reproductible et mesurable, où la qualité et la performance sont des livrables visibles et pas des espérances. Et parce que l’outil est conçu pour capitaliser, docLoader continue d’évoluer, « embeddings » français spécialisés, extraction ciblée de métadonnées agent, vision LLM pour les formulaires scannés, revue batch, signaux croisés depuis les conventions de nommage… autant de briques qui accumulent l’intelligence engrangée

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Un nouveau défi : votre code est chez les hébergeurs IA !

laure — Thu, 07 May 2026 07:00:16 +0000

Un nouveau défi : votre code est chez les hébergeurs IA ! mai 7, 2026 Article, R&D, Technique Depuis 2 ans, les sociétés d’informatique s’appuient sur des assistants IA pour améliorer leur productivité et la plupart du temps sans le dire à leurs clients. Et d’ailleurs pour les clients, c’est finalement plutôt une bonne nouvelle puisqu’on leur propose plus pour un moindre coût. Plus la peine de payer aux prix fort des experts sur telles ou telles technologies ou frameworks puisque de jeunes sociétés ou jeunes développeurs promettent le même « résultat » à prix cassé ! Chez bluexml, nous avons choisi d’expliquer ce que ça signifie réellement d’utiliser des assistants IA mais surtout de demander à nos clients leur autorisation pour utiliser des assistants IA en connaissance de cause et sous conditions. Dès qu’on utilise des assistants IA pour générer du code, des tests, de la documentation, il est important de se poser des questions car les assistants comme Claude code, Mistral vibe, Codex, … ont accès aux systèmes de fichier des développeurs voire au référentiel git et autres données sensibles. Et donc nos clients se demandent : Qu’est-ce qui sort de notre SI ?, Qui voit notre code ? Est-ce que vous envoyez nos données clients aux IAs ? Est-ce que vous envoyez nos données personnelles aux IAs ? Est-ce que vous envoyez des données de configuration de notre infrastructure aux IAs ? Est-ce que vous envoyez notre architecture logicielle, notre architecture logique, notre architecture physique aux IAs ? Où vont exactement ces données ? … Et nos clients ont raison d’être prudents. Ce que nos clients nous confient n’est pas banal : Du code métier qui représente parfois dix ans d’investissement R&D (algorithmes de tarification, moteurs de règles, logique de scoring). Des axes d’évolution visibles dans les issues, les TODO, les branches en cours — qui racontent où l’entreprise va avant même que le produit ne soit livré. Des axes de correction qui, publiés dans un log d’IA, reviendraient à publier une cartographie des vulnérabilités et des dettes techniques du système. Des données à caractère personnel incluses dans les jeux de test, les schémas de base, les jeux d’exemple, souvent sans que l’équipe en ait pleinement conscience. Envoyer tout cela, en clair, sur des serveurs américains soumis au CLOUD Act* et à FISA 702** ou sur du serveur chinois hors contrôle, hébergés on ne sait où dans le monde, ce n’est pas un détail technique. C’est un choix contractuel, juridique et stratégique qui mérite d’être fait en connaissance de cause, par le client, et pas par défaut en cochant « I agree » dans un IDE. La réponse bluexml : formaliser le choix, pas l’éviter Plutôt que de décider à la place du client ou pire, de faire comme si le sujet n’existait pas, nous avons structuré notre cadre contractuel autour de 6 grands niveaux que le client retient projet par projet, en annexe du contrat principal. Légende : ✅ couverture directe ✅✅ couverture renforcée ✅✅✅ couverture complète ⚠ couverture partielle ou indirecte ❌ hors périmètre Chaque niveau a sa raison d’être. Le Niveau 1 ne convient pas à une banque puisqu’il n’impose aucune contrainte dans l’utilisation d’assistants IA. Le Niveau 6 est probablement excessif pour un site vitrine puisqu’il interdit complètement l’utilisation d’assistants IA et donc les gains de productivité dans la réalisation d’un site non sensible. Le Niveau 2 repose sur les garanties contractuelles offertes par les éditeurs d’Outils IA dans le cadre de leurs offres professionnelles : engagement de non-réutilisation des données soumises à des fins d’entraînement, DPA, SOC 2, etc. Le client fait ici le choix de s’en remettre à ces garanties sans y adjoindre de mesure technique côté Prestataire. Le Niveau 3 renforce le Niveau 2 en restreignant le parc d’outils aux éditeurs non soumis à une législation extraterritoriale, afin de traiter la préoccupation de souveraineté juridictionnelle. Le Niveau 4.1 correspond à un changement de modèle de confiance : les parties ne s’en remettent plus aux seules garanties contractuelles des éditeurs. Le contenu est transformé par des mesures techniques automatisées avant toute soumission à un Outil IA, ce qui rend ce contenu difficilement exploitable par l’éditeur ou par tout tiers y ayant accès, en l’absence de la table de correspondance conservée côté Client ou Prestataire. Le Niveau 4.2 cumule les mesures techniques du Niveau 4.1 avec l’exigence de souveraineté du Niveau 3. Il convient aux projets pour lesquels le client souhaite à la fois s’affranchir de la confiance en l’éditeur (par les mesures techniques) et se prémunir contre les législations extraterritoriales (par la souveraineté). Le Niveau 5 supprime tout transit externe des contenus soumis : le modèle de langage est exécuté sur une infrastructure contrôlée par le Client ou le Prestataire. Les modèles auto-hébergés disponibles aujourd’hui présentent généralement une qualité inférieure aux modèles cloud commerciaux (Claude Opus, Mistral vibe, Codex, etc). La force de l’approche, c’est de rendre le choix explicite : le client sait ce qu’il accepte, nous savons ce que nous pouvons faire, et les estimations de charge reflètent le niveau de contrainte retenu. Le choix va permettre d’établir le meilleur compromis entre la sécurité et la productivité dans le contexte du projet cible. Des collaborateurs responsables et des outils sous contrôle Nos clients et nous, nous voulons sécuriser l’infrastructure, les données personnelles et la propriétés industrielle (PI) tout en continuant à améliorer la productivité. C’est pourquoi, chez bluexml, nous avons commencé par sensibiliser et former nos collaborateurs à ces exigences dans leur utilisation de l’IA. Nous avons ensuite étudié et établi des outils qui vont répondre à ces exigences, en particulier pour l’intermédiation technique (niveau 4) et pour l’auto-hébergement (niveau 5). L’intermédiation technique va consister à appliquer des transformations d’anonymisation, pseudonymisation, assainissement de configuration et obfuscation sur ce qui est envoyé à un assistant IA et en retour, à réappliquer des transformations inverses pour adapter la réponse de l’IA à l’existant. Pour cela, nous proposons aux clients qui souhaitent appliquer ces mesures l’utilisation des outils appliquant ces transformations. Le marché est encore jeune et

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Migration MySQL vers Oracle : 250 Go de données migrées sans interruption de service

laure — Thu, 30 Apr 2026 07:00:01 +0000

Migration MySQL vers Oracle : 250 Go de données migrées sans interruption de service avril 30, 2026 Alfresco, Cas client, GED (Gestion électronique Documentaire), Régions, Technique de documents 0 To de données BDD 0 Go de migration 0 Jours interruption 0 tâches planifiées 0 La Région Île-de-France gère quotidiennement près de 2 To de documents critiques via sa GED GEDIF, basée sur Alfresco interconnectée à une dizaine d’applications métiers et accessible en direct à travers les portails Alfresco et des interfaces métiers basées sur ADF. Migrer la base de données de MySQL vers Oracle 19c représentait un défi technique majeur : comment transférer 250 Go de données structurées sans impacter les milliers d’agents qui l’utilisent chaque jour en direct ou à travers les applications métier ? Un défi technique complexe La contrainte était claire : zéro interruption de service pendant les opérations de migration. Avec un temps de transfert estimé à 8 jours pour la migration complète, il fallait concevoir une approche permettant à GEDIF de rester pleinement opérationnelle. L’architecture Alfresco en cluster (de nombreux nœuds répartis entre le cœur, les IHM, services divers déployés…) ajoutait une complexité supplémentaire : chaque composant devait être reconfiguré de manière coordonnée. Plusieurs mois de préparation, une centaine de tâches La réussite de cette migration repose sur une longue phase de préparation. Ce travail en amont, mené conjointement par les équipes de la Région Île-de-France et de bluexml, a permis de : Définir un plan de migration détaillé couvrant environ 100 tâches Anticiper les risques techniques et organisationnels Concevoir et tester les outils d’extraction, transformation et chargement Prévoir les mécanismes de retour arrière Documenter l’ensemble des procédures (plus de 50 pages de mode opératoire) Une architecture de migration innovante L’architecture de migration s’appuie sur un schéma ETL d’extraction, de transformation via des scripts Python et de chargement via transfert NFS et SQL*Loader mais a nécessité de nombreuses optimisations dont les principales sont : Contournement du bug mysqldump L’outil natif mysqldump de MySQL présente un bug bloquant sur l’export des BLOBs, inclus dans certaines tables Alfresco. Des scripts Python dédiés ont été développés pour extraire les données en CSV et encoder séparément les BLOBs en hexadécimal. Orchestration par lots Un système de workers Python surveille automatiquement la disponibilité des lots extraits de MySQL. Dès qu’un lot est prêt, SQL*Loader est déclenché pour charger les données dans Oracle. Cette parallélisation sur 4 threads simultanés optimise les temps de traitement tout en préservant la stabilité des serveurs. Optimisation des transferts de données Le système de transfert des lots extraits se fait par étape, avec d’abord une extraction sur disques rapides locaux, suivie d’une compression intelligente des données, pour finir par une copie des données compressées sur les disques montés en NFS depuis la baie de disque. Ceci a permis des gains très importants sur les temps de transfert des données extraites de la base de données. Migration différentielle via binlogs Pendant les 8 jours de migration de masse, la production continue de générer des données. Pour garantir la cohérence finale, nous avons développé un mécanisme de migration différentielle basé sur l’analyse des binlogs MySQL. Cette technique permet de capturer précisément toutes les modifications (créations, mises à jour, suppressions) et de les rejouer sur Oracle avant la bascule définitive. Une bascule maîtrisée sur deux week-ends La finalisation s’est déroulée sur deux week-ends, limitant l’impact sur les utilisateurs : Premier week-end : arrêt planifié, sauvegarde complète, lancement de la migration complète sur la base sauvegardée, premiers tests de validation Second week-end : bascule définitive après validation de la migration complète, reconfiguration des clusters via Ansible, validation définitive. Des procédures de retour arrière ont été prévues à chaque étape, sécurisant l’ensemble du processus. Un projet mené avec succès La migration de la GED CRIDF vers Oracle a été réalisée avec succès, sans perte de données et sans interruption de service pour les utilisateurs. Elle permet désormais à la Région Île-de-France de : Bénéficier d’une infrastructure base de données alignée avec les standards SI Préparer sereinement les futures migrations Alfresco et les évolutions s’appuyant sur les intégrations, toujours plus nombreuses, d’interfaces métier basées sur ADF Sécuriser un patrimoine documentaire critique Ce projet illustre la capacité de bluexml à conduire des migrations complexes à fort volume, dans des environnements critiques, en conciliant continuité de service, exigence technique et rigueur méthodologique. Technologies : Alfresco • MySQL 8 • Oracle 19c • Python • SQL*Loader • Ansible Découvrir nos projets avec la région Articles similaires

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Keycloak : une solution aux multiples avantages

laure — Thu, 26 Sep 2024 09:46:52 +0000

Keycloak : une solution aux multiples avantages 17 avril, 2025 ACS (Alfresco Content Services), Archivage électronique, Cas client, GED (Gestion électronique Documentaire) Aujourd’hui, focus sur la solution Keycloak, largement utilisée dans le domaine de la tech et qui présente de multiples avantages. Mais avant d’aller plus loin, il nous semble important de répondre à la question suivante : “pourquoi nos clients sont-ils de plus en plus à passer à la solution Keycloak ?“. Fédération de l’authentification pour plusieurs services applicatifs(SSO): Dans de nombreux cas aujourd’hui, les structures professionnelles disposent de plusieurs applicatifs dont l’authentification se fait, indépendamment, lors de l’accès à leur interface.Cela contraint les utilisateurs à renseigner leurs identifiants dans chacune de ces applications. De plus, selon les durées de sessions des applicatifs et l’intensité de l’usage que l’on en fait, cette saisie d’identifiants peut avoir lieu plusieurs fois par jour.Keycloak vient ici uniformiser les authentifications aux applications. L’utilisateur ne saisit qu’une seule fois ses identifiants pour accéder à toutes les applications (ou à un groupe d’applications seulement). La durée des sessions devient également uniformisée. Renforcement de la sécurité de l’authentification applicative et ajout de fonctionnalités (MFA) : Aujourd’hui, il n’est pas rare d’observer des compromissions de systèmes informatiques par attaque de type “brute force” : les identifiants de l’utilisateur sont trouvés par un tiers par essai/erreur. C’est souvent le cas lorsque les identifiants sont trop faibles.Keycloak permet dans ce cas d’ajouter une couche de sécurité en proposant entre autres l’authentification à double facteur.Ainsi, même si le mot de passe de l’utilisateur est trop faible, la validation de l’accès par email (ou application OTP) empêche l’authentification d’une tierce personne. Passerelle (broker) pour compatibilité de l’authentification entre l’applicatif (SPN) et IdP (Okta, ADFS, Forti…) : Dans certains cas les applications disposent de mécanismes/protocoles de SSO (voir premier point) mais ce mécanisme n’est pas compatible avec l’applicatif de gestionnaire d’identité de la société.Keycloak vient dans ce cas jouer un rôle de passerelle (broker) entre le gestionnaire d’identité et l’applicatif client. Ceci permet au processus d’authentification de se faire. Il fait office de traducteur en quelques sorte. Ces trois cas sont ceux que nous avons rencontrés auprès de nos clients. Keycloak propose bien d’autres fonctionnalités et avantages comme par exemple la fédération d’identité. Ceci permet de rassembler en son sein les comptes utilisateurs de plusieurs sources (annuaires propriétaires, annuaires opensource, comptes de réseaux sociaux ou internets …).Ainsi, cela permet d’authentifier les utilisateurs quel que soit les identifiants utilisés. Les avantages de la solution Keycloak : Avantages fonctionnels : Plus de sécurité. Côté utilisateur : plus pratique et plus productif (grâce au SSO). Possibilité de faire de la fédération de comptes utilisateurs depuis plusieurs sources. Possibilité d’utiliser directement en tant que IdP. Avantages infra : On premise : Prérequis de dimensionnement très légers, très peu gourmand en ressources. Scaling horizontal possible. Avantages global : Libre Articles similaires

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ECM et mails : Comment l’automatisation/GED peuvent-elles lutter contre la sur-utilisation des mails en entreprise ?

laure — Thu, 15 Feb 2024 07:55:00 +0000

Comment l’automatisation/GED peuvent-elles lutter contre la sur-utilisation des mails en entreprise ? 17 avril, 2025 ACS (Alfresco Content Services), Archivage électronique, Cas client, GED (Gestion électronique Documentaire) Interview de Régis, notre directeur R&D En entreprise, nous sommes toujours autant à utiliser les mails, et les pièces jointes ! Cette pratique est souvent portée à l’excès. Cela peut être une source d’erreurs et de stress pour les collaborateurs.trices. Pourquoi utilise-t-on autant les mails en entreprise aujourd’hui ? Régis, notre directeur recherche et développement va apporter son éclairage sur ce point ! Et si l’automatisation/GED pouvaient lutter contre la sur-utilisation des mails ? Pourquoi utilise-t-on autant les mails en entreprise aujourd’hui, face à la multiplicité des outils numériques (GED, automatisation …) ? Il y a plusieurs aspects qui justifient que l’on continue à utiliser l’e-mail plutôt que d’autres solutions plus adaptées : Les habitudes sont difficiles à changer ! Tout le monde utilise l’email et sait que l’outil fonctionne très bien ! Tandis que pour tester d’autres solutions, cela implique de se demander : “est-ce que cette personne est bien sur ce réseau ? Est-ce qu’elle a l’habitude de l’utiliser ?“. Le client email est à portée de main, toujours ouvert. Assez souvent, pour d’autres solutions, il faut ouvrir une nouvelle application. Et cela nécessite un effort supplémentaire puisqu’il faut naviguer pour accéder à l’information souhaitée. Nos emails sont présentés de manière claire, on peut accéder à l’information directement, ce que les autres solutions numériques ne permettent pas. Ces applications présentent l’information via des classements et recherches “intelligentes”, mais cela demande un effort de navigation supplémentaire. L’e-mail est pratique, car on peut échanger tout type d’information via le corps du texte et les pièces jointes rapidement. Cependant, cette habitude est une mauvaise pratique, qui occasionne : Une surabondance des mails Un stockage redondant des documents La recherche continue de la bonne version du document ainsi que du bon référentiel documentaire dans l’organisation L’utilisation d’un outil de gestion documentaire peut-il inciter les collaborateurs.trices à revoir leur manière d’échanger des informations ? Oui, mais avec l’aide d’applications métiers tels que la gestion documentaire et/ou de processus. Les utilisateurs doivent être convaincus que l’application proposée couvre parfaitement le besoin de gestion documentaire et des processus métiers adressés. Comme un besoin métier est souvent interconnecté avec d’autres besoins métier, il est souvent nécessaire de partager de l’information entre ces métiers. C’est là où la GED est essentielle car elle va permettre de partager la bonne information entre ces métiers et de gérer les processus de validations. L’automatisation de tâches/processus à faible valeur ajoutée peut-elle permettre aux collaborateurs.trices de se concentrer sur des missions plus en rapport avec leurs aspirations ? Bien sûr, c’est un enjeu du RPA qui vient avec des outils spécifiques comme UIPath pour justement automatiser au maximum les tâches répétitives à faible valeur ajoutée et pouvant être réalisées sans intervention humaine. Par contre, ces outils RPA doivent être couplés : à des outils GED car des documents sont chargés et produits pendant ces phases d’automatisation, ils doivent être conservés pour les autres phases. à des outils BPM car d’autres phases vont nécessiter des interventions humaines pour des approbations, des compléments ou des décisions. L’utilisation de toutes ces solutions a également un avantage énorme dans la réduction des erreurs humaines. Ceci peut être réalisé avec des outils comme le RPA (automatisation de tâches répétitives), BPM (tâches de service couplées aux tâches humaines) ou GED (tâches planifiées ou règles). Ces solutions viennent toutes avec des procédures qui réalisent des tâches contrôlées en lieu et place de ce que faisaient les utilisateurs manuellement auparavant. Est-ce que l’implémentation d’un système de gestion des processus (automatisation) peut nuire à la communication entre collaborateurs.trices ? Les outils numériques, nouveau portail de la communication ? La communication entre collaborateurs.trices va passer désormais au travers des tiers applicatifs. Par exemple, auparavant, la DRH sollicitait via email ou à la machine à café un collaborateur pour lui demander de réaliser une interview d’embauche. Désormais, cet utilisateur n’interagit pas directement avec la DRH mais reçoit un email ou une notification sur le portail d’entreprise avec un lien qui l’envoie sur une invitation calendrier. Cette invitation va référencer la tâche d’interview, de la solution BPM, ainsi que les documents nécessaires dans la GED.Avec ces outils, il n’y a pas d’erreur possible de la part de la DRH, qui n’a qu’à suivre le processus via des formulaires contrôlés. Donc la communication directe entre collaborateurs a été réduite pour certaines phases, et elle intervient moins quand les choses se passent bien. Cependant, ce n’est pas plus mal sur ce type de phase car ce n’est pas forcément très enrichissant de communiquer juste sur le sujet d’un évènement calendaire. D’autant plus que, ça laisse alors plus de temps pour communiquer sur des sujets plus intéressants comme le résultat de l’interview, ces impressions, l’amélioration du processus, les profils des candidats, son besoin propre. Le numérique, un moyen de s’adapter à chaque collaborateur ? Nous implémentons des processus depuis plus de 15 ans et, on s’aperçoit que la réduction de la communication dépend des personnes et pas tellement de la solution choisie. En effet, des personnes vont réduire leur communication et s’appuyer sur les solutions pour gagner du temps. À l’inverse, d’autres personnes vont continuer à communiquer comme ils le faisaient avant. Cela n’empêche pas le/la collaborateur.trice qui a reçu les informations pour un entretien, de la part de la DRH, de l’appeler ou de lui envoyer un email pour avoir des informations complémentaires. Cela ne le prive pas non plus d’échanger à la machine à café… Chacun ajuste son niveau de communication à sa personnalité, c’est surtout ce que ce type de solution permet ! Cela va aussi faciliter, sécuriser, optimiser et accélérer la bonne marche des processus métier. Articles similaires

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