Comment optimiser la gestion des marchés avec Amiens métropole ?
Intégrer la signature électronique
La métropole Amiens collabore avec bluexml depuis plusieurs années pour la gestion documentaire des marchés publics. La métropole d’Amiens a mis en place un portail spécifique permettant de simplifier les processus de consultation, de gestion et d’archivage. De nombreuses fonctionnalités sont disponibles sur cette plateforme, ce qui permet aux utilisateurs de gagner en efficacité opérationnelle. La signature électronique est la nouvelle étape apportant simplicité et gain de temps.
La signature électronique permet de ne plus imprimer les documents, donne l’accès aux responsables, pour consulter et signer les documents en quelques clics. La complexité liée à la gestion de marchés, démultiplie les services et processus associé, ce n’est plus une contrainte avec cette nouvelle fonctionnalisée.
Une approche centrée sur l'expérience utilisateur
Pour assurer une adoption réussie et une intégration fluide de la signature électronique, bluexml a mené des ateliers fonctionnels en mettant l’accent sur l’expérience utilisateur (UX). Ces ateliers fonctionnels ont permis d’échanger pour identifier les besoins spécifiques par services pour les workflows en fonction de leurs usages quotidiens. L’objectif était de simplifier le parcours utilisateur tout en garantissant une conformité optimale avec les exigences réglementaires.
Une conduite du changement progressive et adaptée
L’intégration de la signature électronique ne se limite pas à un aspect purement technique. Elle implique également une conduite du changement pour accompagner les agents et les services dans cette transition. Les ateliers ont révélé l’importance d’une approche progressive, notamment pour combler le gap entre les pratiques existantes et les nouvelles procédures.
Une solution robuste et sécurisée
La Métropole dʼAmiens a choisi dʼadopter la solution i-Parapheur, intégrée avec pastell, afin d’assurer une gestion efficace et sécurisée des signatures électroniques. Cette solution permet :
- Une meilleure visibilité des pièces tout au long du cycle de validation.
- Une gestion transversale de l’avancement des signatures avec le niveau de confidentialité requis.
- Une optimisation des workflows permettant d’améliorer l’efficacité du traitement des documents.
- La mise en place de formulaires spécifiques pour le dépôt et l’exportation des pièces signées.
Une collaboration étroite et une qualification rigoureux
Tout au long du projet, bluexml est resté proche des utilisateurs, notamment pendant la phase de qualification. Cette proximité a permis dʼajuster la solution en fonction des retours métier et dʼassurer une adoption optimale par les services concernés. Des démonstrations de la solution de signature électronique ont été réalisées pour garantir la bonne compréhension et appropriation de la solution par les équipes.
Success stories
Grâce à cette initiative, la Métropole dʼAmiens franchit une nouvelle étape dans la modernisation de sa gestion documentaire. L’intégration de la signature électronique au sein de la GED permet de fluidifier les processus, d’améliorer la transparence et de renforcer la sécurité des échanges. Cette démarche illustre parfaitement l’engagement de la Métropole dans l’optimisation de ses outils numériques au service de ses agents et citoyens.
bluexml se réjouit d’avoir accompagné ce projet et d’avoir collaboré avec les collectivités dans leurs enjeux de transformation digitale.
