Bonita optimiser processus métiers ECM BPM bluexml

Bonita – Partie II, Mise en route avec les fonctionnels

Automatisation des processus métier avec Bonita ou Alfresco APS

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INTRO

Les premières étapes de la mise en œuvre de processus métiersavec Bonita ou APS

Faisant suite à la partie “Genèse” qui s’est attaché à introduire les produits BPMN permettant d’adresser les processus métier de collectivités ou entreprises, cette partie décrit les premières étapes que doit suive un concepteur à qui on demande de mettre en œuvre un processus métier. En particulier, les premières étapes qui permettent au concepteur de bien comprendre avec les utilisateurs et fonctionnels la demande exprimée.   

Les étapes présentées s’appuieront sur le produit Bonita.

À bluexml, nous attachons une importance toute particulière sur la définition du besoin et sur la spécification fonctionnelle/technique en réponse à la définition du besoin. C’est pourquoi, même dans le cas d’un projet agile, nous préconisons la tenue d’ateliers fonctionnels avec les utilisateurs finaux, et techniques avec l’informatique interne pour proposer la solution la plus proche des attentes dans un environnement technique maitrisé par les équipes internes. 

 

Dans le cas d’outils de BPMN, une différence importante est que les ateliers peuvent se faire en partie avec les utilisateurs sur les outils. 

Commencer avec Bonita

Avant de se lancer sur la conception fonctionnelle, 2 prérequis techniques sont nécessaires : 

L’installation 

-Les concepteurs démarrent donc en installant Bonita. 

-Il est à noter que Bonita est fourni sous 2 formes : 

  • La forme Entreprise est payante et supportée par l’éditeur, 

  •La forme Communautaire est gratuite mais n’est pas supportée par l’éditeur. 

-Vous pouvez commencer avec une version communautaire, mais il est important de basculer sur une version entreprise supportée dès que votre application est en production et est adoptée par vos utilisateurs. Les versions communautaires peuvent être instables et tout le travail d’accompagnement au changement et d’adoption peut être rapidement ruiné si une instabilité touche et frustre vos utilisateurs qui attendent un niveau de qualité élevé pour une application métier. Nous supposerons par la suite qu’une version entreprise est utilisée. 

 Le démarrage et configuration de Bonita Studio 

Bonita Studio a été installé sur votre ordinateur. 

Bonita Studio repose sur l’application Eclipse, un serveur tomcat et une base de données. 

-La gestion des profils d’authentification, des organisations, des rôles et des environnements peut parfois paraitre technique au premier abord. 

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SETUP

Conception avec les fonctionnels

Vous êtes alors prêts à directement travailler avec les fonctionnels en précisant avec eux, sur l’outil, l’expression de leurs besoins.

Il y a plusieurs méthodes de conduire un atelier fonctionnel avec eux, mais nous privilégions en général une approche qui va caractériser 3 grands blocs :

Les acteurs :

Quelles sont les acteurs impliqués dans l’application ?

Les données :

-Quels sont les données dont ils ont besoin et qu’ils s’échangent ?

Les cas d’utilisation et processus :

-Quels sont tous les cas d’utilisation de l’application de tous les acteurs

-Quelle est la succession des interactions des acteurs avec l’application pour adresser chaque cas d’utilisation ?

 

Si nous prenons le cas d’une demande de Télétravail – très utile pendant et après cet épisode malheureux de Covid qui a eu le seul avantage d’optimiser nos capacités à échanger et travailler à distance -, les acteurs sont :

-Les employés qui soumettent leur demande de télétravail,

-Leur responsable hiérarchique qui doit approuver la demande en fonction des contraintes de service,

-Le responsable des ressources humaines qui doit approuver la demande en fonction des contraintes sociales et sanitaires de l’entreprise,

-Le responsable informatique qui doit approuver la demande en fonction des capacités matérielles à disposition de l’employé,

-Dans le cas d’une collectivité, l’autorité territoriale qui doit être avisée ou dans le cas d’une entreprise, la direction générale qui doit être avisée.

Ceci est modélisé avec les fonctionnels pendant l’atelier via le Studio Bonita à travers la création de votre organisation :

-Organisation -> Définir -> Ajouter -> ‘Organisation1’ -> Cliquer sur le nom ‘Organisation1’ pour la renommer -> Suivant

-Création des groupes impliqués de votre organisation via ‘Ajout de groupes’ et ‘Ajout de sous-groupes’ sous les groupes :

-Création des rôles de l’organisation via ‘Ajout de rôles’ :

-Création d’utilisateurs de tests avec des liens de responsabilité et des adhésions à des groupes et rôles :

Cliquer sur Terminer une fois tous les groupes, rôles et utilisateurs de test créés.

 

En termes de données, ce qui est échangé concerne principalement la demande elle-même de télétravail. Il est également important de conserver l’historique des demandes et les avis/décisions émis par les différents intervenants.

-Développement -> Modèles de données métier -> Définir -> renommer le package à gauche

-Création d’un nouvel objet métier en définissant avec les fonctionnels les propriétés de l’objet ; par exemple pour une demande de télétravail dans une collectivité :

-Création des autres objets métier en définissant avec les fonctionnels les propriétés de chaque objet ; par exemple pour l’historique/avis sur les demandes de télétravail :

-Définition des relations entre les objets métier si nécessaire ; par exemple un historique/avis est associé à une demande de télétravail :

En termes d’application et processus, il est possible d’enchainer directement via Bonita Studio sur la modélisation avec les fonctionnels du processus de télétravail. Mais nous préférons, à bluexml, poser tous les cas d’utilisation avant d’adresser les processus eux-mêmes. Il s’agit de réaliser un simple diagramme de cas d’utilisation qui va permettre avec les fonctionnels de mettre noir sur blanc ce que les acteurs vont pouvoir réaliser suivant leurs rôles à travers l’application qui leur sera délivrée. Dans le cas du processus de télétravail, ceci se matérialise par le diagramme suivant :

Ceci permet de partager une vision commune de l’application avant de commencer les processus proprement dit. Ça permet également de passer à la première étape de modélisation du processus qui consiste à construire avec les fonctionnels les couloirs de traitement du processus par acteur.
La modélisation des processus se fait avec les fonctionnels sous Bonita Studio :

– Cliquer sur ‘Fichier -> Nouveau Diagramme‘
– Bouton droit sur le nom du nouveau diagramme ‘MonDiagramme-1.0.proc -> Renommer…’
   o Nom : DemandeTeletravail
   o Version : 1.0
   o Pools :
      • Nom : DemandeTeletravail
      • Version : 1.0
– Cliquer sur ‘Ok’
– Cliquer dans le diagramme sur le pool ‘DemandeTeletravail’
– Cliquer sur ‘Général -> Acteurs’
– Cliquer sur ‘Ajouter’
– Renommer ‘Actor1’ en ‘Agent’ pour désigner votre premier rôle qui sera associé au premier couloir correspondant au rôle qui initialise le processus.

-Refaire la même séquence en ajoutant les autres rôles concernés par votre processus et à qui un couloir sera ensuite associé ; pour Télétravail, il s’agit de : Autorité Territoriale, Responsable DSI, Responsable DRH

Il est à noter que le rôle ‘N+1’ n’est pas créé car il sera déduit dynamiquement du rôle ‘Agent’ via un filtre.

-Cliquer sur le premier couloir ‘Employé’

-Cliquer sur ‘Général -> Couloir (Lane)’ et choisir l’acteur ‘Agent’ à la place de ‘Employé’

-Créer un nouveau couloir pour le rôle ‘N+1’ en glissant/déposant l’icône

-Cliquer sur ‘Général -> Acteurs

-Choisir l’acteur ‘Agent’ et dans la partie ‘Filtre de l’acteur’, cliquer sur ‘Définir’

-Sélectionner ‘Manager de l’initiateur du processus’ et cliquer sur ‘Suivant’

-Donner un nom ‘Manageur N+1’ et cliquer sur ‘Terminer’

Le rôle ‘N+1’ associé à ce nouveau couloir sera dynamiquement assigné en prenant le responsable de l’agent qui a été défini dans l’organisation sous la propriété ‘Responsable’.

-Créer un nouveau couloir pour chaque rôle restant (Télétravail : DSI, DRH, Autorité Territoriale) et associer les successivement aux rôles Responsable DSI, Responsable DRH et Autorité Territoriale

Vous êtes alors prêts avec les fonctionnels à modéliser les tâches successives assignées à chaque acteur dans chaque couloir :

Au fur et à mesure des discussions avec les fonctionnels, il apparait généralement des demandes particulières qui ne peuvent être modélisées sans un délai trop long pour garder des fonctionnels à vous regarder le faire ou qui nécessitent un peu de réflexion, un peu de prototypage : dans ce cas, il faut juste s’appuyer sur des tâches de service avec une description et des annotations.

Le studio Bonita permet également d’associer les formulaires aux tâches humaines : ceci peut être fait en atelier avec les fonctionnels mais nous préconisons plutôt dans un second temps que les développeurs prennent la main et mettent à niveau le processus en définissant les relations avec les objets métiers et en faisant une première passe de création des formulaires sur ces objets métiers pour ne pas faire perdre trop temps aux fonctionnels.

Une fois cette étape réalisée, un autre atelier est réalisé avec les fonctionnels sur les premiers formulaires et les premières pages de l’application que les développeurs ont initié en faisant le lien avec le processus et les objets métier. Ce second atelier s’appuie alors sur l’éditeur graphique de formulaire et page de Bonita pour travailler sur le design avec les fonctionnels en séance :

Cet atelier s’attache au design des premiers formulaires du processus et pages de l’application mais évidemment pas sur l’ensemble des formulaires et pages de votre application.

C’est pourquoi à bluexml, nous avons ensuite l’habitude définir des sprints de 2 semaines à l’issue desquels nous délivrons l’application en l’état pour la soumettre aux fonctionnels ; ainsi ils donnent des retours très réguliers et l’adoption se fait plus efficacement avec des ajustements/corrections très rapides.

Ceci clos cette partie relative au travail réalisé par les concepteurs et les fonctionnels pour accélérer l’adoption de l’application en adéquation étroite avec les besoins.

Dans la troisième partie, nous détaillerons la création de l’application, des astuces de développement et des optimisations.

03

CONCEPTION

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Nicolas Alexandre Directeur Commercial GED Alfresco bluexml

Nicolas Alexandre

Directeur Commercial
Elise Chan - bluexml expert ECM GED BPM Archivage Signature électronique

Elise Chan

Ingénieure Commercial