Robotic Process Automation

Qu’est-ce que le RPA ?

Le RPA signifie Robotic Process Automation. C’est l’automatisation des processus à l’aide de robots. Non, il ne faut pas imaginer des humanoïdes type R2D2 en train de lire et analyser des formulaires mais plutôt des agents ou programmes se comportant comme des opérateurs humains, enchainant lecture, clic et enregistrement des procédures les unes après les autres.

Quels cas d’utilisation ?

Le RPA reproduit le fonctionnement d’un opérateur humain (lecture, clic, saisie) et permet d’atteindre des niveaux de performances très supérieurs lorsque la procédure s’applique sur des documents semblables. Il permet ainsi de répondre aux problématiques où apparaissent les contraintes suivantes :

  • Grand nombre d’éléments (documents, formulaires…) à traiter
  • Temps de traitement par un opérateur humain important (plusieurs minutes)
  • Erreurs pouvant entraîner des conséquences dramatiques

Comme vous l’imaginez, le gain de productivité est le suivant :

  • nombre d’éléments x temps économisé par traitement

Ainsi, pour 1000 documents, en considérant qu’il nécessite un traitement humain d’1 minute mais qu’il peut être réalisé en 10 secondes par un agent robotisé, le gain est de 50s. Finalement, pour 1000 documents, il sera de 50 000 secondes, soit 3 jours de travail non-stop !

Voici quelques cas d’utilisation réels :

Accompagnement des besoins croissants dans les centres d’appel

Soutenus par le RPA, les agents extraient plus rapidement les données des clients, accélérant ainsi le processus de tri des appels et la mise en relation avec les conseillers concernés, tout en réduisant la durée moyenne de traitement des appels.

Réduction du temps d’attente pour les demandes de test de connexion ADSL

Les tests occupant un temps de vérification important lors des problèmes de connexion ADSL, le temps d’attente au téléphone peut dans certains cas atteindre 1/2h car le nombre d’opérateurs dédiés au support est limité. Or un robot assisté exécute une opération de test en 5 s, contre 1min pour un opérateur humain, ce qui réduit nettement la durée d’attente en libérant plus rapidement les opérateurs pour aider d’autres personnes.

Traitement automatique de formulaires de demande d’aide

Suite à la pandémie, le nombre de demande d’aides aux régions est en forte hausse. Le temps de traitement d’une demande par un opérateur humain peut prendre jusqu’à 5 mns du fait des vérifications et des saisies à effectuer, contre 30s pour un robot. Le traitement de 1 000 demandes passe ainsi d’environ 15j (car l’opérateur a un travail productif de 2/3) à 1j car le robot travaille 24/7. Pour 10 000 demandes, il est possible de lancer plusieurs robots en parallèle, par exemple 10, et de les coordonner afin que le travail soit réalisé séquentiellement. Finalement, 1 seule journée sera nécessaire pour les traiter tous.

Importation de procédures d’exploitation, avec extraction automatique de métadonnées, dans la GED

Avant de reprendre un ensemble de documents dans la GED, il est nécessaire de récupérer des métadonnées contenues dans le cartouche d’en-tête de ceux-ci. L’opérateur humain met environ 1mn à traiter 1 procédure contre 6s par le robot permettant l’économie de 15j de travail pour 1000 procédures à intégrer.

Création automatique de droits lors de l’arrivée de nouveaux collaborateurs

Lors de l’arrivée d’un nouvel agent, il faut lui créer des comptes d’accès aux différentes ressources et lui accorder des droits sur celles-ci. Aussi appelé On-boarding, ces tâches peuvent être automatisées et assurent que la personnes aura les éléments nécessaires à sa mise en route sans dépendre de la disponibilité d’opérateurs humains généralement surchargés.

Libérez vos collaborateurs des tâches ingrates

Les gains de productivité ne sont pas le seul intérêt du RPA, ils permettent à vos collaborateurs de traiter les éléments non automatisables (données non lisibles, personnes non inscrites, cas non prévu…) et de se concentrer sur les cas particuliers qui sont généralement les plus délicats.

Quelles solutions utiliser pour l’automatisation des processus ?

Bluexml est partenaire UiPath.

UiPath est le leader du RPA dans le monde. Sa solution est composée d’un studio, pour développer le script, d’un robot pour exécuter ce script, d’un orchestrateur, pour distribuer le travail sur les postes disponibles et gérer la parallélisation du travail.