Une transformation documentaire optimisée avec Alfresco et bluexml pour la Chambre Vaudoise du Commerce et de l'Industrie
La CVCI : Un cadre institutionnel et ses défis documentaires
La Chambre Vaudoise du Commerce et de l’Industrie (CVCI) joue un rôle fondamental dans l’accompagnement des entrepreneurs, notamment dans la création et la transmission d’entreprises. Dans un contexte où la gouvernance des données devient cruciale, la CVCI a entrepris en 2021 une refonte de son infrastructure documentaire en s’appuyant sur Alfresco Content Services. Ce choix s’inscrit dans une volonté de rationalisation, de conformité réglementaire et d’amélioration des processus de gestion documentaire.
Structuration documentaire et collaboration : des enjeux déterminants
L’un des objectifs majeurs de cette transformation résidait dans l’intégration progressive des services de la CVCI à une plateforme GED centralisée. Cette migration a concerné des processus critiques tels que la gestion des allocations familiales et des prestations de vieillesse, ainsi que la collecte des cotisations. L’harmonisation des flux documentaires a nécessité une approche progressive et méthodique.
L’intégration d’un connecteur Outlook pour optimiser la gestion documentaire
Par ailleurs, la CVCI a identifié un besoin accru de collaboration entre les divers services Aussi, l’une des innovations majeures de cette transition fut l’implémentation du connecteur Outlook-Alfresco, facilitant une interaction fluide entre les outils de messagerie et la GED. Ce dispositif permet d’optimiser la gestion et l’indexation des documents grâce aux métadonnées et d’obtenir ainsi une structuration et une gestion plus efficace des documents échangés via courriel.
Apports fondamentaux du connecteur Outlook :
- Archivage automatisé des pièces jointes : Les documents reçus et envoyés via Outlook sont instantanément stockés dans la GED, assurant ainsi une traçabilité optimale et une accessibilité accrue.
- Indexation avancée et enrichissement des métadonnées : Chaque document est automatiquement annoté à l’aide de métadonnées spécifiques, garantissant une recherche documentaire plus précise et pertinente.
- Gestion des versions et des documents en double : Les documents archivés conservent un historique de modifications permettant de retracer les évolutions (grâce à Arender intégré à Alfresco).
- Conformité réglementaire et gestion des données sensibles : La solution déployée respecte les impératifs du RGPD et assure une sécurisation optimale des documents confidentiels.
Une migration pour renforcer les normes de sécurité
Expertise et accompagnement de bluexml
Perspective d'une GED améliorée avec l'IA
Success story
L’expérience de la CVCI démontre comment une transformation documentaire bien conçue peut améliorer l’efficience organisationnelle et renforcer la conformité réglementaire. En combinant une expertise technique approfondie et une méthodologie d’accompagnement rigoureuse, bluexml a permis à la CVCI d’optimiser sa gestion documentaire et d’anticiper les défis futurs de la dématérialisation.
Ensemble, optimisons vos processus et élevons votre service au niveau supérieur. bluexml est fier d’accompagner nos partenaires dans l’innovation, pour mieux répondre aux défis de nos clients.