Category Archives: GED

26Mai/20

Retour d’expérience : Le Mans Métropole dématérialise les fiches de synthèse des marchés publics

Afin de faciliter le suivi des marchés publics et donner la possibilité aux différents acteurs de consulter les documents de synthèse des marchés, Le Mans Métropole a développé un outil indépendant des applications métiers.

Le retour d’expérience complet est disponible sur le CLUB.

07Mai/20

Bluexml rachète Alfstore

Bluexml rachète Alfstore et intègre ses activités Alfresco

Pour nos 15 ans d’existence, nous sommes heureux de vous annoncer le rachat de la société Alfstore.
Cette intégration permet de constituer un fort pôle d’expertise ECM France avec des bureaux à Nantes, Paris et Marseille afin de mieux vous accompagner sur vos enjeux :

  • Gestion documentaire & collaboration : Alfresco Content Services et Sharepoint
  • Gestion des processus & signature : Alfresco Process Services, Bonita, Flowable et Yousign
  • RPA : UiPath
  • Archivage : BlueRecords, as@lae et Vitam
  • Développement d’interfaces Web : Alfresco Development Framework et Angular

C’est donc une expertise renforcée et étendue que nous sommes dorénavant en capacité de vous apporter, aussi bien en mode projet qu’en assistance technique.
Eric LE GAREC, CEO Bluexml

07Avr/20

Plutôt que subir le présent, préparez l’avenir avec Alfresco

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Télétravailler avec Alfresco

Ce document décrit la problématique de la mise en place des éléments nécessaires au télétravail avec une plateforme Alfresco.

Contexte : COVID-19 et confinement

Dans le contexte actuel de pandémie et du confinement qui en découle, nous voyons tous l’intérêt du télétravail. Malheureusement, toutes les organisations n’ont pas obligatoirement mis en oeuvre les éléments nécessaires pour le rendre possible.

Constat : des serveurs de fichiers difficiles d’accès

Le télétravail concerne habituellement les cadres autour de projets collaboratifs. Mais le contexte actuel rend le télétravail obligatoire, notamment pour des populations qui n’y sont jamais confrontées, comme les agents non cadres et employés de bureau. Or, ces populations ont besoin de ressources différentes, généralement disponibles sur les serveurs de fichiers partagés. Ces fichiers sont souvent hébergés sur des serveurs Windows, pour lesquels l’accès distant en télétravail via internet est souvent indisponible.

Mise en ligne des serveurs de fichiers

Pour contourner la lourdeur d’accès des VPNs et leur utilisation relativement complexe, une solution consiste tout simplement à migrer les documents des serveurs de fichiers vers la GED.

Cette migration se déroule en 2 étapes :

  1. copie des fichiers sur le serveur de GED
  2. reproduction des permissions du serveur de fichiers sur le serveur de GED

L’étape 1 consiste, avec la GED Alfresco, à utiliser la solution d’import en masse disponible, permettant d’injecter des documents dans la GED à une vitesse théorique de 1To en 4h.

L’étape 2, quant à elle, consiste à donner les permissions correspondantes aux groupes déjà disponibles dans l’annuaire (souvent un Active Directory avec lequel Alfresco peut se synchroniser). Ces groupes reflètent généralement la structure de l’organisation et réciproquement. Grâce au mécanisme d’héritage qui reprend les permissions du parent, les documents ont alors rapidement un niveau de confidentialité équivalent à celui configuré dans les serveurs de fichiers. Il est en outre possible d’adapter les permissions pour des arborescences complètes, des répertoires limités ou des fichiers spécifiques.

Différences avec l’ancien système

Les différences avec l’ancien système sont les suivantes :

  • accès aux documents via un navigateur web (donc disparition des lecteurs réseaux)
  • versionnement des documents
  • recherche plein texte
  • navigation par facettes

C’est également l’occasion de mettre en place des outils de traitement de texte en ligne tels que LibreOffice Online ou Office365 afin de fournir à vos utilisateurs en télétravail les mêmes outils qu’au bureau. En outre, ces outils permettent de travailler à plusieurs et simultanément sur les mêmes documents Word, Excel ou PowerPoint…

Conduite du changement

Elle est grandement facilitée par le fait que le télétravail est obligatoire : tout le monde sort de sa zone de confort et fait preuve d’une grande ouverture d’esprit devant une situation que personne ne peut éviter. Les freins habituels sont ainsi absents et il est plus facile pour vos collaborateurs d’accepter le nouveau système et d’apprendre à l’utiliser.

En parallèle, des présentations en visio-conférence, également disponibles sous forme de vidéos, permettent de les accompagner pour réaliser leurs premiers pas. En outre, sachant que les systèmes de GED sont des applications web modernes très proches des applications web grand public, vos utilisateurs y sont de fait déjà habituées.

Dans un premier temps, un système de support est aussi mis en place afin de permettre aux utilisateurs de poser des questions et obtenir rapidement des réponses à leurs problèmes d’utilisation. Finalement, regroupées en forums, ces discussions prennent rapidement l’allure d’une FAQ que vos utilisateurs peuvent consulter.

Conclusions

Tout d’abord, les documents mis à disposition dans la GED sont facilement accessibles depuis n’importe quel poste de travail via internet. Le télétravail est donc  facilité et peut également être sécurisé par VPN, ainsi que par des méthodes d’authentification forte (double authentification, l’authentification par carte, par clé…).

Ensuite, la GED propose des fonctionnalités puissantes comme le versionnement, la recherche plein texte et la navigation par facettes, rendant les documents plus facilement accessibles et réutilisables.

Enfin, l’arrêt de l’utilisation des lecteurs réduit drastiquement le risque de ransomware puisque le poste de travail des utilisateurs ne présente plus de lecteurs réseaux par lesquels ce type de virus prolifère en cryptant tous les fichiers qu’il rencontre.

Vous avez ainsi la possibilité de transformer cette pandémie, véritable catastrophe sanitaire et économique, en une formidable opportunité pour transformer réellement votre organisation afin de fonctionner dans une situation délicate telle que nous la connaissons aujourd’hui. En outre, vous la préparerez également à travailler avec des collaborateurs qui auront gagné en autonomie et souhaiteront travailler différemment demain.

Préparez l’avenir au lieu de subir le présent !

 

04Mar/19

Compagnie Aérienne Hop! Air France

Mise à jour le : 30 janvier 2019

Maintenance DINAMEX – Gestion de la Qualité Technique

Filiale du groupe Air France exploitant une quarantaine d’avions jet de 50 à 100 places, Hop :

  • Affrète 45 lignes en France et en Europe.
  • 250 vols quotidiens assurés, pour + de 60 destinations

L’application DINAMEX est un outil de gestion de la documentation pour l’amélioration et le management des processus et du retour d’expérience.
DINAMEX permet de créer des documents, initialisés à partir de formulaires de saisies de métadonnées, qui sont ensuite validés et publiés

Résumé projet

  • Outil de gestion de la documentation pour l’amélioration et le management des processus et du retour d’expérience
  • Création des documents, initialisés à partir de formulaires de saisies de métadonnées, et ensuite validés et publiés
  • Unification du parc applicatif pour faciliter la maintenance de la flotte HOP ! Air France

Apport bluexml

  • Audit applicatif
  • Refonte ergonomique basée sur Alfresco Share
  • Déploiement de la solution
  • Maintenance applicative

Points clés

  • Dates : 2012 – 2014
  • Solutions : Alfresco 3.4, Oracle 10g…
  • Offres : Développement, Maintenance, Approche MDA…
  • Autres : 150 jh de déploiement, 20 jh de maintenance annuelle

04Mar/19

Agence de Services et de Paiements

Mise à jour le : 30 janvier 2019

Mise en oeuvre de SynergieDOC

L’ASP met en oeuvre des dispositifs d’aides auprès des acteurs publics dans des secteurs très variés tels que : l’agriculture, l’aquaculture, la forêt, la pêche, l’emploi, l’éducation, l’insertion, la formation

  • Gestion administrative et financière des aides publiques
  • Assistance technique et administrative à la mise en oeuvre de politiques publiques
  • Suivi et évaluation des politiques publiques

Résumé projet

En 2016, l’ASP a mis à disposition les principales fonctionnalités de Synergie permettant aux Autorités de Gestion (AG) et Autorités de Certification (AC) d’avancer dans leurs travaux de programmation et de certification des opérations : Gestion des dossiers, Comptes annuels, Audits, SynergieDOC…

2018 et 2019 constituent des années de finalisation des évolutions et transition progressive vers un rythme de maintenance en mode TMA répondant aux principales exigences du métier.

Apport bluexml

  • Rédaction des Spécifications Fonctionnelles Générales et Détaillées de SynergieDOC
  • Maintien en Condition Opérationnelle du composant
  • Intégration des compléments fonctionnels et techniques final
  • Tierce Maintenance Applicative

Points clés

  • Dates : 2018 – 2022
  • Solutions : Alfresco 5.2, SynergieDOC,…
  • Offres : AMOA, Expertise, Maintenance…
  • Charges : 150 jh projet

04Mar/19

Région Île de France

Mise à jour le : 31 janvier 2019

GED collaborative et transverse

Bluexml intervient depuis 2015 pour la Région en l’accompagnant dans l’évolution de sa plateforme documentaire Alfresco. Véritable outil de partage documentaire et collaboratif pour les services et projets au sein de la région, la GED devient transverse à l’organisation en intégrant les applications GUEPAR et OGIL qui stockent leurs productions documentaires dans la GED. Le calendrier d’interconnexion se poursuit avec les applications des métiers de la finance et de la gestion des subventions européennes.

Résumé projet

La mise en œuvre d’une GED transversale visant 4 objectifs majeurs :

  • Travail collaboratif au sein de la région
  • Partage documentaire avec les partenaires extérieurs
  • Interconnexion applications métiers : Finances, Subventions, Lycées….
  • Gestion des Processus documentaires

Apport bluexml

  • Migration Alfresco V4 vers V5 : de 100 sites pour 11 000 agents et partenaires
  • Réalisation d’une publication du contenu vers des correspondants extérieurs
  • Construction des Processus (Workflows) : commande DSI, Gestion des déchets, Approbation des publications externes..

Points clés

  • Dates : 2014 – en cours
  • Solutions : Alfresco 5.0, BlueProcessus, Progos, Coriolis, mySQL…
  • Offres : Intégration, Expertise, Développement, Formation Maintenance…
  • Budget : 80 jh de TMA annuelle, 250 jh pour la migration et le développement de connecteurs

04Mar/19

Région Nouvelle-Aquitaine

Mise à jour le : 04 Mars 2019

Maintenance de la GED transverse

La Région Nouvelle-Aquitaine, créée par la réforme territoriale de 2015, est la plus vaste région de France (métropole et outre-mer confondus).
Bluexml intervient sur tous les composants en lien avec la GED Alfresco. Les besoins concernent l’ensemble des composants de l’architecture mise en œuvre et ses évolutions, incluant la connectivité avec les autres composants techniques et métiers du système d’information. La GED transverse a pour finalité de stocker tous les documents issus de la dématérialisation des processus (subventions, marchés, travaux etc.).

Résumé projet

La GED transverse a pour finalité de stocker tous les documents issus de la dématérialisation des processus (Subventions, Marchés, travaux…).
Le périmètre couvert par Bluexml en accompagnement de la Région porte sur les composants de la Gestion électronique de documents :

  • Plans de classement
  • Processus de traitement
  • Archivage

Apport bluexml

  • Evolutions du Bundle GED de la région : Agent GED, NUMERIDOC, RESIN
  • Création d’un site web pour la recherche des Délibérations
  • Maintenance corrective de la GED transverse
  • Définition de l’architecture d’interopérabilités avec les applications métiers

Points clés

  • Dates : 2016 – 2020
  • Solutions : Alfresco 5.2, AgenGED, Numeridoc, Astre-GF, RESIN…
  • Offres : Migration, Expertise, Développements connecteurs, Maintenance…
  • Budget : 50 jh de TMA annuelle, 75 jh pour la création du BundleGED, 50  jh pour le site Délibérations

04Mar/19

Météo France

Mise à jour le : 04 mars 2019

Accompagnement au choix des solutions ECM & BPM

Après un premier déploiement de la solution de GED Alfresco, et le constat de la faible utilisation des outils, Météo France a souhaité réaliser un audit pour :

  • Spécifier les besoins utilisateurs
  • Valider la nécessité d’un outil de gestion documentaire.

Résumé projet

Afin de réussir le projet, Météo France choisit la méthodologie du démonstrateur et des ateliers de présentation utilisation ECM & BPM, introduisant en amont du projet de déploiement la conduite du changement auprès des services.

Apport bluexml

  • Présenter les potentiels de l’application au travers d’ateliers
  • Réaliser les études d’architecture, d’environnement d’intégration continue et de migration
  • Valider le déploiement au sein du SI des solutions transverses de gestion documentaire et de gestion des processus

Points clés

  • Dates : 2018 – en cours
  • Solutions : Alfresco 6.0, Flowable
  • Offres : Expertise, Conseil, Formation, POC
  • Autres : …..

28Jan/19

Métropole Nice Côte d’Azur

Mise à jour le : 17 janvier 2019

Mise en oeuvre de la GED Transversale

Avec + de 1 million d’habitants, la Métropole de Nice est l’une des plus importantes de France. Après le déploiement d’Alfresco, les premiers périmètres métier de dématérialisation des Factures et de la paie de près de 10.000 agents ont été traités en 4 mois. Et les développements se poursuivent à un rythme soutenu pour intégrer de nouvelles applications métier et apporter toujours plus de services à la métropole et à ses agents.

Résumé projet

  • Dématérialisation des pièces comptables, et classement automatisé pour les Marchés Publics en liaison avec eSEDIT-GF
  • Gestion de la paie dématérialisée avec HR-Access, et transmission à la Trésorerie au format XEMELIOS

Apport bluexml

  • Prototypage des processus
  • Intégration Alfresco One et Abbyy FlexiCapture
  • Déploiement en env. Haute-Disponibilité
  • Réalisation des connecteurs HR-Access et eSEDIT-GF
  • Mise aux normes XEMELIOS pour la paie

Points clés

  • Dates : 2016 – en cours
  • Solutions : Alfresco 5.1, FlexiCapture
  • Offres : Intégration, Expertise, Maintenance