Télétravailler avec Alfresco

Ce document décrit la problématique de la mise en place des éléments nécessaires au télétravail avec une plateforme Alfresco.

Contexte : COVID-19 et confinement

Dans le contexte actuel de pandémie et du confinement qui en découle, nous voyons tous l’intérêt du télétravail. Malheureusement, toutes les organisations n’ont pas obligatoirement mis en oeuvre les éléments nécessaires pour le rendre possible.

Constat : des serveurs de fichiers difficiles d’accès

Le télétravail concerne habituellement les cadres autour de projets collaboratifs. Mais le contexte actuel rend le télétravail obligatoire, notamment pour des populations qui n’y sont jamais confrontées, comme les agents non cadres et employés de bureau. Or, ces populations ont besoin de ressources différentes, généralement disponibles sur les serveurs de fichiers partagés. Ces fichiers sont souvent hébergés sur des serveurs Windows, pour lesquels l’accès distant en télétravail via internet est souvent indisponible.

Mise en ligne des serveurs de fichiers

Pour contourner la lourdeur d’accès des VPNs et leur utilisation relativement complexe, une solution consiste tout simplement à migrer les documents des serveurs de fichiers vers la GED.

Cette migration se déroule en 2 étapes :

1. copie des fichiers sur le serveur de GED
2. reproduction des permissions du serveur de fichiers sur le serveur de GED

L’étape 1 consiste, avec la GED Alfresco, à utiliser la solution d’import en masse disponible, permettant d’injecter des documents dans la GED à une vitesse théorique de 1To en 4h.

L’étape 2, quant à elle, consiste à donner les permissions correspondantes aux groupes déjà disponibles dans l’annuaire (souvent un Active Directory avec lequel Alfresco peut se synchroniser). Ces groupes reflètent généralement la structure de l’organisation et réciproquement. Grâce au mécanisme d’héritage qui reprend les permissions du parent, les documents ont alors rapidement un niveau de confidentialité équivalent à celui configuré dans les serveurs de fichiers. Il est en outre possible d’adapter les permissions pour des arborescences complètes, des répertoires limités ou des fichiers spécifiques.

Différences avec l’ancien système

Les différences avec l’ancien système sont les suivantes :

• accès aux documents via un navigateur web (donc disparition des lecteurs réseaux)
• versionnement des documents
• recherche plein texte
• navigation par facettes

C’est également l’occasion de mettre en place des outils de traitement de texte en ligne tels que LibreOffice Online ou Office365 afin de fournir à vos utilisateurs en télétravail les mêmes outils qu’au bureau. En outre, ces outils permettent de travailler à plusieurs et simultanément sur les mêmes documents Word, Excel ou PowerPoint…

Conduite du changement

Elle est grandement facilitée par le fait que le télétravail est obligatoire : tout le monde sort de sa zone de confort et fait preuve d’une grande ouverture d’esprit devant une situation que personne ne peut éviter. Les freins habituels sont ainsi absents et il est plus facile pour vos collaborateurs d’accepter le nouveau système et d’apprendre à l’utiliser.

En parallèle, des présentations en visio-conférence, également disponibles sous forme de vidéos, permettent de les accompagner pour réaliser leurs premiers pas. En outre, sachant que les systèmes de GED sont des applications web modernes très proches des applications web grand public, vos utilisateurs y sont de fait déjà habituées.

Dans un premier temps, un système de support est aussi mis en place afin de permettre aux utilisateurs de poser des questions et obtenir rapidement des réponses à leurs problèmes d’utilisation. Finalement, regroupées en forums, ces discussions prennent rapidement l’allure d’une FAQ que vos utilisateurs peuvent consulter.

Conclusions

Tout d’abord, les documents mis à disposition dans la GED sont facilement accessibles depuis n’importe quel poste de travail via internet. Le télétravail est donc  facilité et peut également être sécurisé par VPN, ainsi que par des méthodes d’authentification forte (double authentification, l’authentification par carte, par clé…).

Ensuite, la GED propose des fonctionnalités puissantes comme le versionnement, la recherche plein texte et la navigation par facettes, rendant les documents plus facilement accessibles et réutilisables.

Enfin, l’arrêt de l’utilisation des lecteurs réduit drastiquement le risque de ransomware puisque le poste de travail des utilisateurs ne présente plus de lecteurs réseaux par lesquels ce type de virus prolifère en cryptant tous les fichiers qu’il rencontre.

Vous avez ainsi la possibilité de transformer cette pandémie, véritable catastrophe sanitaire et économique, en une formidable opportunité pour transformer réellement votre organisation afin de fonctionner dans une situation délicate telle que nous la connaissons aujourd’hui. En outre, vous la préparerez également à travailler avec des collaborateurs qui auront gagné en autonomie et souhaiteront travailler différemment demain.

Préparez l’avenir au lieu de subir le présent !