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07Avr/20

Plutôt que subir le présent, préparez l’avenir avec Alfresco

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Télétravailler avec Alfresco

Ce document décrit la problématique de la mise en place des éléments nécessaires au télétravail avec une plateforme Alfresco.

Contexte : COVID-19 et confinement

Dans le contexte actuel de pandémie et du confinement qui en découle, nous voyons tous l’intérêt du télétravail. Malheureusement, toutes les organisations n’ont pas obligatoirement mis en oeuvre les éléments nécessaires pour le rendre possible.

Constat : des serveurs de fichiers difficiles d’accès

Le télétravail concerne habituellement les cadres autour de projets collaboratifs. Mais le contexte actuel rend le télétravail obligatoire, notamment pour des populations qui n’y sont jamais confrontées, comme les agents non cadres et employés de bureau. Or, ces populations ont besoin de ressources différentes, généralement disponibles sur les serveurs de fichiers partagés. Ces fichiers sont souvent hébergés sur des serveurs Windows, pour lesquels l’accès distant en télétravail via internet est souvent indisponible.

Mise en ligne des serveurs de fichiers

Pour contourner la lourdeur d’accès des VPNs et leur utilisation relativement complexe, une solution consiste tout simplement à migrer les documents des serveurs de fichiers vers la GED.

Cette migration se déroule en 2 étapes :

  1. copie des fichiers sur le serveur de GED
  2. reproduction des permissions du serveur de fichiers sur le serveur de GED

L’étape 1 consiste, avec la GED Alfresco, à utiliser la solution d’import en masse disponible, permettant d’injecter des documents dans la GED à une vitesse théorique de 1To en 4h.

L’étape 2, quant à elle, consiste à donner les permissions correspondantes aux groupes déjà disponibles dans l’annuaire (souvent un Active Directory avec lequel Alfresco peut se synchroniser). Ces groupes reflètent généralement la structure de l’organisation et réciproquement. Grâce au mécanisme d’héritage qui reprend les permissions du parent, les documents ont alors rapidement un niveau de confidentialité équivalent à celui configuré dans les serveurs de fichiers. Il est en outre possible d’adapter les permissions pour des arborescences complètes, des répertoires limités ou des fichiers spécifiques.

Différences avec l’ancien système

Les différences avec l’ancien système sont les suivantes :

  • accès aux documents via un navigateur web (donc disparition des lecteurs réseaux)
  • versionnement des documents
  • recherche plein texte
  • navigation par facettes

C’est également l’occasion de mettre en place des outils de traitement de texte en ligne tels que LibreOffice Online ou Office365 afin de fournir à vos utilisateurs en télétravail les mêmes outils qu’au bureau. En outre, ces outils permettent de travailler à plusieurs et simultanément sur les mêmes documents Word, Excel ou PowerPoint…

Conduite du changement

Elle est grandement facilitée par le fait que le télétravail est obligatoire : tout le monde sort de sa zone de confort et fait preuve d’une grande ouverture d’esprit devant une situation que personne ne peut éviter. Les freins habituels sont ainsi absents et il est plus facile pour vos collaborateurs d’accepter le nouveau système et d’apprendre à l’utiliser.

En parallèle, des présentations en visio-conférence, également disponibles sous forme de vidéos, permettent de les accompagner pour réaliser leurs premiers pas. En outre, sachant que les systèmes de GED sont des applications web modernes très proches des applications web grand public, vos utilisateurs y sont de fait déjà habituées.

Dans un premier temps, un système de support est aussi mis en place afin de permettre aux utilisateurs de poser des questions et obtenir rapidement des réponses à leurs problèmes d’utilisation. Finalement, regroupées en forums, ces discussions prennent rapidement l’allure d’une FAQ que vos utilisateurs peuvent consulter.

Conclusions

Tout d’abord, les documents mis à disposition dans la GED sont facilement accessibles depuis n’importe quel poste de travail via internet. Le télétravail est donc  facilité et peut également être sécurisé par VPN, ainsi que par des méthodes d’authentification forte (double authentification, l’authentification par carte, par clé…).

Ensuite, la GED propose des fonctionnalités puissantes comme le versionnement, la recherche plein texte et la navigation par facettes, rendant les documents plus facilement accessibles et réutilisables.

Enfin, l’arrêt de l’utilisation des lecteurs réduit drastiquement le risque de ransomware puisque le poste de travail des utilisateurs ne présente plus de lecteurs réseaux par lesquels ce type de virus prolifère en cryptant tous les fichiers qu’il rencontre.

Vous avez ainsi la possibilité de transformer cette pandémie, véritable catastrophe sanitaire et économique, en une formidable opportunité pour transformer réellement votre organisation afin de fonctionner dans une situation délicate telle que nous la connaissons aujourd’hui. En outre, vous la préparerez également à travailler avec des collaborateurs qui auront gagné en autonomie et souhaiteront travailler différemment demain.

Préparez l’avenir au lieu de subir le présent !

 

03Juil/19

Rendez-vous le 17 septembre 2019 à Paris 15ème pour la 4ème édition du Blue Summit

Bluexml vous invite à assister à la 4ème édition du Blue Summit qui se tiendra le 17 septembre 2019 de 9h à 17h à Paris au Novotel Vaugirard.

Comme chaque année, cette journée sera l’occasion d’échanger sur la gestion documentaire, la gestion de processus et l’archivage entre professionnels du secteur public et privé. Retours d’expériences, actualités produits, vision stratégique Content Services et innovations Bluexml seront les thématiques de cette édition 2019.
Et un nouveau lieu parisien cette année au Novotel Vaugirard, 257 rue de Vaugirard Paris 15ème.

 

 

Attention, nombre de places limité. Inscrivez-vous dès maintenant !

 

 

 

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03Juil/19

Le pôle production de Bluexml se renforce

Nous accueillons cette semaine Benjamin qui rejoint l’équipe production comme ingénieur Etudes et Développement.

Fort d’une expérience de 8 ans dans le développement, Benjamin a travaillé sur des projets divers et variés comme la mise en place d’un portail client multi-applicatif avec l’ECM Alfresco, ou encore la migration Alfresco vers SharePoint Online. Benjamin rejoint les équipes de Bluexml avec des compétences Alfresco, Java, Office 365, SharePoint online, Talend, Eclipse, PostgreSQL…

« Je suis venu chez Bluexml car je souhaite prendre de la hauteur sur le métier de concepteur développeur, mais aussi pour travailler en relation avec les clients. Bluexml est une structure à taille humaine, la proximité avec l’équipe m’a attiré. Et venir travailler au centre-ville de Nantes est très agréable ».

Bienvenue Benjamin !

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18Juin/19

[nouveau collaborateur] Arrivée de Pascal Dubois

Pascal Dubois, ex-CGI, rejoint Bluexml en tant que Directeur Consulting et Services afin d’accélérer notre développement.

De Jouve à Bluexml en passant par Euroscript et CGI

C’est d’abord au sein de l’entreprise Jouve à Rennes, de 1998 à 2006, que Pascal exerce les missions de chefferie de projet et de consulting pendant 6 ans, notamment pour le secteur aéronautique, puis la direction de projet pour les produits et prestations à destination des bibliothèques municipales et universitaires.

Par la suite, de 2006 à 2015, Pascal rejoint l’équipe nantaise d’Euroscript / Amplexor comme responsable d’équipe et de produit autour de la documentation technique structurée sur Alfresco. Il collabore avec des clients comme ATR, Air France, SAGEM ou encore l’Armée de l’Air.

Enfin, c’est en tant que Directeur Consulting et Services du pôle ECM de CGI de 2015 à 2019 que Pascal passe ses 4 dernières années à accompagner les chantiers Naval de l’Atlantique, la banque postale, Naval Group, la MAIF ou encore la CNAF sur leurs projets ECM et BPM, en développant les partenariats avec les éditeurs Alfresco et Bonitasoft.

Nouveau challenge dans sa carrière, Pascal rejoint Bluexml en tant que Directeur Consulting et Services pour accélérer notre développement sur les secteurs publics et privés.

Une belle opportunité réciproque

De nombreuses expériences passées ont permis à Pascal et à Bluexml de se croiser, d’échanger et d’apprendre à mieux se connaître.

“Renforcer notre organisation avec l’arrivée de Pascal est une opportunité que nous avons rapidement concrétisée au regard des expériences, compétences, motivations et valeurs partagées entre Pascal et Bluexml.”
Eric LE GAREC / CEO Bluexml.

“Une structure à taille humaine, une société de conseil et d’expertise reconnue sur le marché, un nouveau challenge de développement d’activité et la participation à la croissance de Bluexml sont autant de motivations enthousiasmantes qui me font rejoindre les équipes et l’aventure Bluexml.”
Pascal DUBOIS / Directeur Consulting et Services Bluexml.

Nous lui souhaitons la bienvenue !

 

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29Mai/19

Bluexml accompagne l’Université d’Angers

Bluexml, et son partenaire INOP’S, sont fiers d’accompagner l’Université d’Angers dans la mise en place d’une plateforme de dématérialisation transverse.

La 1ère étape de ce projet d’envergure concerne la réalisation d’un prototype pour assurer la Gestion Electronique de Documents.

A terme, ce sont près de 2.000 personnes concernées par l’utilisation de cette plateforme.

Pour en savoir plus sur les solutions de dématérialisation proposées par bluexml.

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Notre partenaire :

 

17Mai/19

[Infographie] Domaines d’expertise de bluexml

Cliquez ci-dessous sur le domaine qui vous intéresse pour en savoir plus.

Cette infographie présente nos domaines d’expertise ainsi qu’un focus sur les outils et partenaires avec lesquels nous collaborons.

 





Si vous souhaitez d’autres informations ou si vous êtes intéressé par l’un de ses outils, nous vous invitons à nous contacter via le formulaire ci-dessous :

 

30Avr/19

La Région Ile-de-France renouvelle sa confiance à bluexml

Après l’optimisation de la plateforme GEDIF, la Région Ile-de-France renouvelle sa confiance à Bluexml.

La Région nous confie la migration des environnements Alfresco vers la version 6 de l’ECM afin de bénéficier des dernières fonctionnalités et d’un support logiciel étendu. La solution est aussi bien utilisée en GED collaborative qu’en GED Transverse notamment pour les métiers finance (Coriolis), gestion des biens immobiliers, gestion des lycées.

 

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25Avr/19

Bluexml accompagne la DISP

Bluexml accompagne dorénavant  la Direction Interrégionale des Services Pénitentiaires Bretagne Pays de Loire Normandie.

Le Ministère de la Justice a fait le choix de déployer nationalement l’outil de GED Alfresco en s’appuyant sur la DISP de Rennes comme pilote du projet de site documentaire transverse de bibliothèque juridique avant un déploiement national sur les 8 autres inter-régions.

Bluexml via son partenaire Inops réalise les missions d’accompagnement auprès de services et sites géographiques de la DISP de Rennes, pour un appui à la méthodologie et à la réalisation du projet.

 

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16Avr/19

SEDIF – Mise en production e-doc

La nouvelle version de l’application métier e-doc du SEDIF, basée sur Alfresco Content Services 5.2, est en production depuis le 29 mars 2019.

Cette mise en production concrétise le travail effectué par bluexml et le Syndicat des Eaux d’Ile de France pour la migration de e-doc depuis une version communautaire d’Alfresco.
Dorénavant, la plateforme e-doc favorise l’accès à la documentation avec l’ensemble des partenaires du SEDIF et soutient l’ensemble des processus métiers du Syndicat (Etude de Faisabilité, Gestion des Affaires, Opération d’Investissement..)

E-doc en chiffres, c’est : 110 utilisateurs internes, 100 externes , 264 sites métiers et 300 Go de documents.

Pour plus d’informations au sujet de la solution Alfresco Content Services.

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08Avr/19

Mission d’analyse documentaire au département de l’Hérault

Le Département de l’Hérault missionne bluexml pour une étude sur sa politique documentaire.

Bluexml a procédé à la mise en place d’indicateurs graphiques permettant la supervision des fonds documentaires pour le département de l’Hérault. Avec Elastic, cela nous permet de plus de consolider les contenus stockés sur serveurs réseaux Windows et serveurs de GED.

La suite Elastic permet de rechercher, d’analyser et de visualiser les données de l’organisation en temps réel, quels que soient leur source ou leur format.

Bluexml a pu identifier les gaspillages (doublons…) et proposer des pistes d’amélioration au département. De plus, la mise en place des indicateurs permet de suivre et de vérifier le transfert des contenus des serveurs réseaux vers la GED en facilitant le suivi de leur migration.

Plus d’informations sur nos solutions de gestion documentaire.

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