La gestion documentaire (ECM)
dans un contexte santé avec
l'Agence de la biomédecine
L’Agence de la biomédecine est un établissement public administratif, qui a vu le jour en 2004. Sa place dans le paysage médical français est importante. En effet, elle fournit un travail essentiel dans la recherche, la guérison, la coopération internationale dans de nombreux domaines médicaux. Son travail porte sur les dons, les greffes ou la PMA (Procréation Médicalement Assistée). L’Agence assure aussi bien une mission de recherche, que de soins des patient(e)s.
De plus, elle a également la charge de tenir les registres nationaux (dons), et d’encadrer les domaines/établissements médicaux et praticiens issus des spécialités susmentionnées.
Pour commencer, l’Agence française de la biomédecine s’est rapprochée de bluexml et de sa practice bluexperience (mission conseil), afin d’auditer son organisation documentaire, dans l’objectif de consolider son management de l’information.
La mission de bluexperience, après analyse rigoureuse des besoins et attentes, a eu pour objectifs d’aider l’Agence à moderniser ses processus, optimiser la gestion de ses documents et proposer les solutions digitales adaptées.
Et la gestion documentaire, dans tout ça ?
L’Agence de la biomédecine produit de nombreux documents scientifiques, médicaux et administratifs. La gestion de ces documents peut devenir un véritable calvaire, si elle n’est pas structurée et organisée selon des règles précises et connues de toute l’organisation.
L’amélioration de la gestion et de l’exploitation des documents garantit donc :
Une sécurisation des documents (accès, version protégée, conservation et archivage)
Un gain de temps pour chaque collaborateur.trice
Une gestion optimisée des documents et des ressources (moins de doublon et de perte d’informations essentielles à l’activité)
La gestion documentaire (ECM) dans un contexte de santé :
Les besoins et attentes du client :
L’Agence de la biomédecine souhaite moderniser ses pratiques de travail, notamment avec l’implémentation d’outils collaboratifs qui fluidifient les échanges entre les différents collaborateurs.trices.
De même, l’Agence n’a pas achevé la digitalisation de ses processus métiers, avec de la bureautique non maîtrisée ou du papier. Par conséquent, elle va devoir construire un système de gestion de contenu homogène entre tous ses services, protecteur de ses nombreux documents.
Par ailleurs, elle souhaite renforcer la traçabilité et la sureté des preuves numériques.
Les enjeux pour bluexperience :
Afin de trouver la solution adaptée à l’Agence (organiser une solution de gestion documentaire (ECM), dans un cadre technique de santé), les consultants bluexperience ont dû prendre en compte :
- La réglementation liée aux documents à caractère médical
- Les diversités des sources de documents (patient, agent, donneur, apprenant …)
- La souveraineté des documents
- Les documents “sensibles” qui nécessitent une haute protection
- Les nombreux services et processus métiers différents (services supports, de recherche …).
- Le processus de dématérialisation du courrier papier
- Des règles d’archivages exigeantes (ex : les règles appliquées aux greffons notamment)
- Un volume croissant d’informations et documents
La réponse de nos expert(e)s (amélioration de la gestion documentaire (ECM)) :
01
Connecter l’outil RESANA avec une GED collaborative.
02
Construire des règles précises et connues de tous, autour des différents flux d’informations.
03
Affirmer l’identité de l’Agence au travers de la charte graphique, sur tous les supports de l’entreprise.
04
Mettre en place une solution de signature et de validation numérique.
05
Implémenter une GED interne destinée aux versions définitives des documents.
06
Travailler sur la construction d’un guide de référence (référentiel documentaire, règles de stockage, matrice de gestion des droits d’accès, plans de classements).
07
Mettre en place une nouvelle architecture de l’information : notamment grâce à l’approche “bulle à plat”. En effet, celle-ci permet de structurer l’accès à l’information par process et non par service. Cette technique offre une transversalité des données.
08
Renforcer la fonction Archives.
09
Diminuer les sources de papier, grâce à la mise en place d’un processus d’automatisation de certaines tâches (actions à faible valeur ajoutée et consommatrices de temps pour les collaborateurs et collaboratrices.).
10
Installer une SAE (Système d’Archivage Électronique), afin de s’assurer de respecter les délais légaux d’archivage et de bénéficier d’une sécurité renforcée des informations.
11
Former les collaborateurs aux nouveaux outils, et aux nouvelles règles de gestion et d’organisation des informations (cercle vertueux).
Conclusion :
Pour conclure, à la suite de notre intervention, la DSI (Direction des Systèmes d’Information) et la Direction Générale de l’Agence de la biomédecine ont décidé de lancer les projets de dématérialisation et de GED, en incluant l’ensemble des Directions. Mission accomplie !
Sources :
https://www.agence-biomedecine.fr/
https://www.agence-biomedecine.fr/Missions-934