ECM et mails : Comment l'automatisation/GED peuvent-elles lutter contre la sur-utilisation des mails en entreprise ?
Interview de Régis, notre directeur R&D
En entreprise, nous sommes toujours autant à utiliser les mails, et les pièces jointes ! Cette pratique est souvent portée à l’excès. Cela peut être une source d’erreurs et de stress pour les collaborateurs.trices. Pourquoi utilise-t-on autant les mails en entreprise aujourd’hui ? Régis, notre directeur recherche et développement va apporter son éclairage sur ce point ! Et si l’automatisation/GED pouvaient lutter contre la sur-utilisation des mails ?
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Pourquoi utilise-t-on autant les mails en entreprise aujourd'hui, face à la multiplicité des outils numériques (GED, automatisation ...) ?
Il y a plusieurs aspects qui justifient que l’on continue à utiliser l’e-mail plutôt que d’autres solutions plus adaptées :
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Les habitudes sont difficiles à changer !
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Tout le monde utilise l’email et sait que l’outil fonctionne très bien ! Tandis que pour tester d’autres solutions, cela implique de se demander : “est-ce que cette personne est bien sur ce réseau ? Est-ce qu’elle a l’habitude de l’utiliser ?“.
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Le client email est à portée de main, toujours ouvert. Assez souvent, pour d’autres solutions, il faut ouvrir une nouvelle application. Et cela nécessite un effort supplémentaire puisqu’il faut naviguer pour accéder à l’information souhaitée.
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Nos emails sont présentés de manière claire, on peut accéder à l’information directement, ce que les autres solutions numériques ne permettent pas. Ces applications présentent l’information via des classements et recherches “intelligentes”, mais cela demande un effort de navigation supplémentaire.
- L’e-mail est pratique, car on peut échanger tout type d’information via le corps du texte et les pièces jointes rapidement. Cependant, cette habitude est une mauvaise pratique, qui occasionne :
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- Une surabondance des mails
- Un stockage redondant des documents
- La recherche continue de la bonne version du document ainsi que du bon référentiel documentaire dans l’organisation
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L’utilisation d’un outil de gestion documentaire peut-il inciter les collaborateurs.trices à revoir leur manière d’échanger des informations ?
Oui, mais avec l’aide d’applications métiers tels que la gestion documentaire et/ou de processus. Les utilisateurs doivent être convaincus que l’application proposée couvre parfaitement le besoin de gestion documentaire et des processus métiers adressés.
Comme un besoin métier est souvent interconnecté avec d’autres besoins métier, il est souvent nécessaire de partager de l’information entre ces métiers. C’est là où la GED est essentielle car elle va permettre de partager la bonne information entre ces métiers et de gérer les processus de validations.
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L’automatisation de tâches/processus à faible valeur ajoutée peut-elle permettre aux collaborateurs.trices de se concentrer sur des missions plus en rapport avec leurs aspirations ?
Bien sûr, c’est un enjeu du RPA qui vient avec des outils spécifiques comme UIPath pour justement automatiser au maximum les tâches répétitives à faible valeur ajoutée et pouvant être réalisées sans intervention humaine. Par contre, ces outils RPA doivent être couplés :
à des outils GED car des documents sont chargés et produits pendant ces phases d’automatisation, ils doivent être conservés pour les autres phases.
à des outils BPM car d’autres phases vont nécessiter des interventions humaines pour des approbations, des compléments ou des décisions.
L’utilisation de toutes ces solutions a également un avantage énorme dans la réduction des erreurs humaines. Ceci peut être réalisé avec des outils comme le RPA (automatisation de tâches répétitives), BPM (tâches de service couplées aux tâches humaines) ou GED (tâches planifiées ou règles). Ces solutions viennent toutes avec des procédures qui réalisent des tâches contrôlées en lieu et place de ce que faisaient les utilisateurs manuellement auparavant.
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Est-ce que l’implémentation d’un système de gestion des processus (automatisation) peut nuire à la communication entre collaborateurs.trices ?
Les outils numériques, nouveau portail de la communication ?
La communication entre collaborateurs.trices va passer désormais au travers des tiers applicatifs. Par exemple, auparavant, la DRH sollicitait via email ou à la machine à café un collaborateur pour lui demander de réaliser une interview d’embauche.
Désormais, cet utilisateur n’interagit pas directement avec la DRH mais reçoit un email ou une notification sur le portail d’entreprise avec un lien qui l’envoie sur une invitation calendrier. Cette invitation va référencer la tâche d’interview, de la solution BPM, ainsi que les documents nécessaires dans la GED.
Avec ces outils, il n’y a pas d’erreur possible de la part de la DRH, qui n’a qu’à suivre le processus via des formulaires contrôlés.
Donc la communication directe entre collaborateurs a été réduite pour certaines phases, et elle intervient moins quand les choses se passent bien. Cependant, ce n’est pas plus mal sur ce type de phase car ce n’est pas forcément très enrichissant de communiquer juste sur le sujet d’un évènement calendaire.
D’autant plus que, ça laisse alors plus de temps pour communiquer sur des sujets plus intéressants comme le résultat de l’interview, ces impressions, l’amélioration du processus, les profils des candidats, son besoin propre.
Le numérique, un moyen de s'adapter à chaque collaborateur ?
Nous implémentons des processus depuis plus de 15 ans et, on s’aperçoit que la réduction de la communication dépend des personnes et pas tellement de la solution choisie. En effet, des personnes vont réduire leur communication et s’appuyer sur les solutions pour gagner du temps. À l’inverse, d’autres personnes vont continuer à communiquer comme ils le faisaient avant.
Cela n’empêche pas le/la collaborateur.trice qui a reçu les informations pour un entretien, de la part de la DRH, de l’appeler ou de lui envoyer un email pour avoir des informations complémentaires. Cela ne le prive pas non plus d’échanger à la machine à café…
Chacun ajuste son niveau de communication à sa personnalité, c’est surtout ce que ce type de solution permet ! Cela va aussi faciliter, sécuriser, optimiser et accélérer la bonne marche des processus métier.
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– Benjamin, vous expliquer son métier de “Business Analyst pour un projet Bonita pour la MAIF“.
Les sources de cet article :
C’est à la suite de l’article : “L’e-mail fait de la résistance dans les pratiques collaboratives” rédigé par IT for Business que nous avons décidé de rédiger cet article !
N’hésitez pas à aller le consulter : https://www.itforbusiness.fr/l-e-mail-fait-de-la-resistance-dans-les-pratiques-collaboratives-64775
Photo du courrier : Photo de erica steeves sur Unsplash
