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Régis

ECM et mails : Comment l’automatisation/GED peuvent-elles lutter contre la sur-utilisation des mails en entreprise ?​

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ECM et mails : Comment l'automatisation/GED peuvent-elles lutter contre la sur-utilisation des mails en entreprise ?

Interview de Régis, notre directeur R&D

En entreprise, nous sommes toujours autant à utiliser les mails, et les pièces jointes ! Cette pratique est souvent portée à l’excès. Cela peut être une source d’erreurs et de stress pour les collaborateurs.trices. Pourquoi utilise-t-on autant les mails en entreprise aujourd’hui ? Régis, notre directeur recherche et développement va apporter son éclairage sur ce point ! Et si l’automatisation/GED pouvaient lutter contre la sur-utilisation des mails ?

01

Pourquoi utilise-t-on autant les mails en entreprise aujourd'hui, face à la multiplicité des outils numériques (GED, automatisation ...) ?

Il y a plusieurs aspects qui justifient que l’on continue à utiliser l’e-mail plutôt que d’autres solutions plus adaptées :

  • Les habitudes sont difficiles à changer !

  • Tout le monde utilise l’email et sait que l’outil fonctionne très bien ! Tandis que pour tester d’autres solutions, cela implique de se demander : “est-ce que cette personne est bien sur ce réseau ? Est-ce qu’elle a l’habitude de l’utiliser ?“.

  • Le client email est à portée de main, toujours ouvert. Assez souvent, pour d’autres solutions, il faut ouvrir une nouvelle application. Et cela nécessite un effort supplémentaire puisqu’il faut naviguer pour accéder à l’information souhaitée.

  • Nos emails sont présentés de manière claire, on peut accéder à l’information directement, ce que les autres solutions numériques ne permettent pas. Ces applications présentent l’information via des classements et recherches “intelligentes”, mais cela demande un effort de navigation supplémentaire.

  • L’e-mail est pratique, car on peut échanger tout type d’information via le corps du texte et les pièces jointes rapidement. Cependant, cette habitude est une mauvaise pratique, qui occasionne  :
    1. Une surabondance des mails
    2. Un stockage redondant des documents
    3. La recherche continue de la bonne version du document ainsi que du bon référentiel documentaire dans l’organisation

02

L’utilisation d’un outil de gestion documentaire peut-il inciter les collaborateurs.trices à revoir leur manière d’échanger des informations ?

Oui, mais avec l’aide d’applications métiers tels que la gestion documentaire et/ou de processus.  Les utilisateurs doivent être convaincus que l’application proposée couvre parfaitement le besoin de gestion documentaire et des processus métiers adressés.

Comme un besoin métier est souvent interconnecté avec d’autres besoins métier, il est souvent nécessaire de partager de l’information entre ces métiers. C’est là où la GED est essentielle car elle va permettre de partager la bonne information entre ces métiers et de gérer les processus de validations.

03

L’automatisation de tâches/processus à faible valeur ajoutée peut-elle permettre aux collaborateurs.trices de se concentrer sur des missions plus en rapport avec leurs aspirations ?

Bien sûr, c’est un enjeu du RPA qui vient avec des outils spécifiques comme UIPath pour justement automatiser au maximum les tâches répétitives à faible valeur ajoutée et pouvant être réalisées sans intervention humaine. Par contre, ces outils RPA doivent être couplés :

  • à des outils GED car des documents sont chargés et produits pendant ces phases d’automatisation, ils doivent être conservés pour les autres phases.

  •   à des outils BPM car d’autres phases vont nécessiter des interventions humaines pour des approbations, des compléments ou des décisions.

L’utilisation de toutes ces solutions a également un avantage énorme dans la réduction des erreurs humaines. Ceci peut être réalisé avec des outils comme le RPA (automatisation de tâches répétitives), BPM (tâches de service couplées aux tâches humaines) ou GED (tâches planifiées ou règles). Ces solutions viennent toutes avec des procédures qui réalisent des tâches contrôlées en lieu et place de ce que faisaient les utilisateurs manuellement auparavant.

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Est-ce que l’implémentation d’un système de gestion des processus (automatisation) peut nuire à la communication entre collaborateurs.trices ?

Les outils numériques, nouveau portail de la communication ?

La communication entre collaborateurs.trices va passer désormais au travers des tiers applicatifs. Par exemple, auparavant, la DRH sollicitait via email ou à la machine à café un collaborateur pour lui demander de réaliser une interview d’embauche.

Désormais, cet utilisateur n’interagit pas directement avec la DRH mais reçoit un email ou une notification sur le portail d’entreprise avec un lien qui l’envoie sur une invitation calendrier. Cette invitation va référencer la tâche d’interview, de la solution BPM, ainsi que les documents nécessaires dans la GED.
Avec ces outils, il n’y a pas d’erreur possible de la part de la DRH, qui n’a qu’à suivre le processus via des formulaires contrôlés.

Donc la communication directe entre collaborateurs a été réduite pour certaines phases, et elle intervient moins quand les choses se passent bien. Cependant, ce n’est pas plus mal sur ce type de phase car ce n’est pas forcément très enrichissant de communiquer juste sur le sujet d’un évènement calendaire.

D’autant plus que, ça laisse alors plus de temps pour communiquer sur des sujets plus intéressants comme le résultat de l’interview, ces impressions, l’amélioration du processus, les profils des candidats, son besoin propre.

Le numérique, un moyen de s'adapter à chaque collaborateur ?

Nous implémentons des processus depuis plus de 15 ans et, on s’aperçoit que la réduction de la communication dépend des personnes et pas tellement de la solution choisie. En effet, des personnes vont réduire leur communication et s’appuyer sur les solutions pour gagner du temps.  À l’inverse, d’autres personnes vont continuer à communiquer comme ils le faisaient avant.

Cela n’empêche pas le/la collaborateur.trice qui a reçu les informations pour un entretien, de la part de la DRH, de l’appeler ou de lui envoyer un email pour avoir des informations complémentaires. Cela ne le prive pas non plus d’échanger à la machine à café…

Chacun ajuste son niveau de communication à sa personnalité, c’est surtout ce que ce type de solution permet ! Cela va aussi faciliter, sécuriser, optimiser et accélérer la bonne marche des processus métier.

 

Retrouvez notre autre expert bluexml :

Benjamin, vous expliquer son métier de “Business Analyst pour un projet Bonita pour la MAIF“.

Les sources de cet article :

C’est à la suite de l’article : “L’e-mail fait de la résistance dans les pratiques collaboratives”  rédigé par IT for Business que nous avons décidé de rédiger cet article !
N’hésitez pas à aller le consulter : https://www.itforbusiness.fr/l-e-mail-fait-de-la-resistance-dans-les-pratiques-collaboratives-64775

Photo du courrier : Photo de erica steeves sur Unsplash

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Régis

Directeur R&D
logo agence de la biomedecine

La gestion documentaire (ECM) dans un contexte santé avec l’Agence de la biomédecine​

La gestion documentaire (ECM)
dans un contexte santé avec
l'Agence de la biomédecine

Agence de la biomédecine - Gestion documentaire (ECM) santé
bluexperience - le conseil par bluexml

L’Agence de la biomédecine est un établissement public administratif, qui a vu le jour en 2004. Sa place dans le paysage médical français est importante. En effet, elle fournit un travail essentiel dans la recherche, la guérison, la coopération internationale dans de nombreux domaines médicaux. Son travail porte sur les dons, les greffes ou la PMA (Procréation Médicalement Assistée). L’Agence assure aussi bien une mission de recherche, que de soins des patient(e)s.
De plus, elle a également la charge de tenir les registres nationaux (dons), et d’encadrer les domaines/établissements médicaux et praticiens issus des spécialités susmentionnées.

Pour commencer, l’Agence française de la biomédecine s’est rapprochée de bluexml et de sa practice bluexperience (mission conseil), afin d’auditer son organisation documentaire, dans l’objectif de consolider son management de l’information.

La mission de bluexperience, après analyse rigoureuse des besoins et attentes, a eu pour objectifs d’aider l’Agence à moderniser ses processus, optimiser la gestion de ses documents et proposer les solutions digitales adaptées.

Et la gestion documentaire, dans tout ça ?

L’Agence de la biomédecine produit de nombreux documents scientifiques, médicaux et administratifs. La gestion de ces documents peut devenir un véritable calvaire, si elle n’est pas structurée et organisée selon des règles précises et connues de toute l’organisation.

L’amélioration de la gestion et de l’exploitation des documents garantit donc :

  • Une sécurisation des documents (accès, version protégée, conservation et archivage)

  • Un gain de temps pour chaque collaborateur.trice

  • Une gestion optimisée des documents et des ressources (moins de doublon et de perte d’informations essentielles à l’activité)

La gestion documentaire (ECM) dans un contexte de santé :

Les besoins et attentes du client :

L’Agence de la biomédecine souhaite moderniser ses pratiques de travail, notamment avec l’implémentation d’outils collaboratifs qui fluidifient les échanges entre les différents collaborateurs.trices.
De même, l’Agence n’a pas achevé la digitalisation de ses processus métiers, avec de la bureautique non maîtrisée ou du papier.  Par conséquent, elle va devoir construire un système de gestion de contenu homogène entre tous ses services, protecteur de ses nombreux documents.
Par ailleurs, elle souhaite renforcer la traçabilité et la sureté des preuves numériques.

Les enjeux pour bluexperience :

Afin de trouver la solution adaptée à l’Agence (organiser une solution de gestion documentaire (ECM), dans un cadre technique de santé), les consultants bluexperience ont dû prendre en compte :

    • La réglementation liée aux documents à caractère médical
    • Les diversités des sources de documents (patient, agent, donneur, apprenant …)
    • La souveraineté des documents
    • Les documents “sensibles” qui nécessitent une haute protection
    • Les nombreux services et processus métiers différents (services supports, de recherche …).
    • Le processus de dématérialisation du courrier papier
    • Des règles d’archivages exigeantes (ex : les règles appliquées aux greffons notamment)
    • Un volume croissant d’informations et documents
  •  

La réponse de nos expert(e)s (amélioration de la gestion documentaire (ECM)) :

Enfin, les recommandations de bluexml ont porté sur l’ensemble des problématiques ECM, dans une vision transverse : la GED collaborative, la GED de référence, le système d’archivage, les processus, les modèles de documents, la signature numérique, les procédures documentaires, la formation, ainsi que l’accompagnement et la gouvernance.

01

Connecter l’outil RESANA avec une GED collaborative.

02

Construire des règles précises et connues de tous, autour des différents flux d’informations.

03

Affirmer l’identité de l’Agence au travers de la charte graphique, sur tous les supports de l’entreprise.

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Mettre en place une solution de signature et de validation numérique.

05

Implémenter une GED interne destinée aux versions définitives des documents.

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Travailler sur la construction d’un guide de référence (référentiel documentaire, règles de stockage, matrice de gestion des droits d’accès, plans de classements).

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Mettre en place une nouvelle architecture de l’information : notamment grâce à l’approche “bulle à plat”. En effet, celle-ci permet de structurer l’accès à l’information par process et non par service. Cette technique offre une transversalité des données.

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Renforcer la fonction Archives.

09

Diminuer les sources de papier, grâce à la mise en place d’un processus d’automatisation de certaines tâches (actions à faible valeur ajoutée et consommatrices de temps pour les collaborateurs et collaboratrices.).

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Installer une SAE (Système d’Archivage Électronique), afin de s’assurer de respecter les délais légaux d’archivage et de bénéficier d’une sécurité renforcée des informations.

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Former les collaborateurs aux nouveaux outils, et aux nouvelles règles de gestion et d’organisation des informations (cercle vertueux).

Conclusion :

Pour conclure, à la suite de notre intervention, la DSI (Direction des Systèmes d’Information) et la Direction Générale de l’Agence de la biomédecine ont décidé de lancer les projets de dématérialisation et de GED, en incluant l’ensemble des Directions. Mission accomplie !

Sources :

https://www.agence-biomedecine.fr/

https://www.agence-biomedecine.fr/Missions-934

 

L'organisation et la gestion documentaire est un véritable défi pour votre entreprise ?

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16Nov/23
Alexis ingénieur full stack bluexml

Interview d’Alexis, nouvel Ingénieur Études et Développement – Dev full stack chez bluexml

Interview collaborateur :
Alexis, Ingénieur Études et Développement - Dev full stack chez bluexml

Alexis a intégré bluexml en novembre 2022, en tant qu’ingénieur full stack. Il a rejoint nos équipes avec toutes ses compétences, afin de renforcer l’expertise bluexml. Titulaire d’un diplôme d’Ingénieur Génie Mécanique et Automatique, Alexis est préparé pour cette grande opportunité avec les experts de la dématérialisation et de l’ECM.

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Si tu devais te présenter en quelques mots ?

Je suis quelqu’un qui a toujours des projets en tête. En ce moment, je me passionne pour la photographie. Comme j’aime beaucoup voyager (et que je voyage beaucoup), cela me permet de capturer des lieux et des moments uniques.
Prochaine destination : Cuba.

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D'où viens-tu ? Quel est ton parcours ?

J’ai un parcours plutôt atypique. J’ai un diplôme d’ingénieur en Génie Mécanique et Automatique. Puis j’ai fait un double diplôme en école de commerce, en Innovation & Entreprenariat.

Après ce double diplôme, je me suis fait la réflexion que si je voulais un jour monter une entreprise, il me fallait forcément un site internet ou une application mobile.

J’ai donc fait une formation de 3 mois pour apprendre à coder et aujourd’hui je suis encore dans le milieu 😊.

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Comment s’est passée ton intégration au sein de bluexml ?

L’intégration s’est très bien déroulée. Les collègues sont bienveillants, la direction m’a mise dans les meilleures dispositions pour que je puisse me sentir bien au travail.

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Quelles compétences apportes-tu à bluexml ?

C’est une bonne question. Non, plus sérieusement, j’interviens au sein de bluexml sur le développement d’applications, que ce soit backend ou frontend.

De plus, je pense avoir une bonne capacité d’adaptation et un bon esprit d’analyse, ce qui est utile dans le travail au quotidien.

photo collaborateur

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Que préfères-tu dans ton travail ?

Ne pas être enfermé sur un seul projet. Je suis amené à travailler sur plusieurs projets, parfois en même temps, ce qui permet de diversifier les missions mais aussi d’apprendre les unes des autres.

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La journée type/idéale d’un développeur selon toi ?

Je n’ai pas vraiment de journée type. Elle s’organise en fonction des projets.
Généralement, soit j’avance sur les tâches planifiées lors des sprints, soit je fais de la résolution de bugs.

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Selon toi, quelles sont les qualités principales d’un développeur ?

Comprendre le besoin client, être rigoureux dans la manière de répondre à ses besoins, faire preuve de logique.

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Tes valeurs principales ?

L’apprentissage continu. L’envie de devenir expert dans ce que je fais. Que ce soit au travail mais aussi dans la vie de tous les jours.

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Ton modèle de réussite professionnel ?

Selon moi, la réussite professionnelle, c’est réussir à combiner passion, épanouissement personnel et impact positif.

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Quelle est : ta série ou film préféré / ton péché mignon / tes passe-temps ?

Je fais pas mal de sports : j’alterne entre beach-volley, running, renforcement musculaire. Objectif marathon ou ultra trail en 2024.

Portrait développeur

Alexis

Ingénieur Études et Développement Dev full stack