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18Juil/24
Deux personnes en train de signer un papier

Bluexperience : la méthode des 5C pour votre gestion de l’information​

Bluexperience : la méthode des 5C pour votre gestion de l'information

Personnes qui signent un papier

L'offre bluexperience par bluexml

Bluexperience est la practice bluexml spécialisée dans le conseil concernant votre gestion de l’information pour les entreprises privées et les organisations publiques.
Nous proposons une offre complète. En effet, celle-ci va du conseil IT (choix d’outils, solutions, architecture/audit technique …) jusqu’à l’accompagnement de tous types de structure.

Cet accompagnement regroupe donc l’ensemble des points suivants :

  • Audit du corpus documentaire et de la qualité de votre système de gestion documentaire

  • Facilitation et animation d’ateliers de transformation numérique

  • Accompagnement au changement digital

  • Cadrage de besoins / rédaction Cahier des Charges

  • Définition de la stratégie de gouvernance ECM

  • Coaching

Toutefois, afin d’imposer son expertise dans ce secteur, les consultants bluexml ont mis au point des outils et méthodes qui permettent de s’adapter à une grande typologie de structures.Tout

La méthode des 5C pour votre gestion de l'information

Cet acronyme résume notre offre conseil qui à vocation à vous livrer une prestation personnalisée aux besoins de votre organisation.

la situation globale

Dans l’optique de définir une stratégie concernant votre organisation documentaire, bluexperience a besoin de comprendre les :

  • Contextes

  • Enjeux

  • Objectifs

  • Contraintes

  • Moyens

Au cours de cette première partie, nous nous appuyons notamment sur les outils/méthodes suivants :

Note de cadrage

Panorama

État de l'art

Feuille de route

Vision produit

Veille

les détails

Par ailleurs, il est nécessaire de prendre en compte l’entièreté de la situation (besoins, risques, typologie d’informations …).
Ainsi, nous réalisons une cartographie des/de

  • Données

  • Applications

  • Processus

  • Risques

  • L’environnement réglementaire

Et nous prenons en compte les éléments suivants comme :

Types de données, documents et dossiers

Besoins de sécurité (DICT)

Rôles et responsabilités

Aspects humains et changements

Opportunités et besoins

Solutions système d'informations

le meilleur scénario

Enfin, une fois que nous avons mis en lumière la densité et le périmètre de vos données, c’est le moment de choisir une solution adéquate à vos usages.
Pour ce faire, nous allons donc utiliser différentes matrices, comme celles-ci :

Forces, faiblesses, opportunités et risques

Coûts, qualité, délais et complexité

Valeur métier et priorité

Benchmark et comparatifs

Trajectoires et roadmaps

Préconisations et
recommandations

L’utilisation de ces différentes matrices vous permettra donc de choisir une solution de manière objective.
De plus, afin de vous aider à faire votre choix, nous vous aiderons à :

  • Identifier les scénarios

  • Qualifier les scénarios

  • Choisir les scénarios

 

la mise en œuvre du scénario

Grâce à l’expérience de bluexml de plus de 20 ans dans le domaine de l’organisation documentaire, nous sommes à même de concevoir des solutions

  • Organisationnelles

  • Techniques

  • Fonctionnelles

Ainsi, nous nous appuyons sur quelques uns de ces outils comme :

Architecture d'information

Cahier des charges, DCE, suivi de projet

Spécifications techniques et fonctionnelles

Matrices de droits d'accès

Plan d'action de mise en conformité

Politiques, procédures et modes opératoires

le résultat

Notre expertise ne se limite pas seulement à l’émission de conseils et de stratégies. En effet, nous sommes également en mesure de contrôler la fiabilité et la validité des processus déjà mis en place dans l’entreprise.

Par exemple, ce contrôle peut se réaliser grâce à des

  • Processus de test et de recettes

  • Audits de conformité / techniques

Ainsi, nous nous appuyons sur des outils variés tels que  :

Évaluation de maturité (ex : GARP, CNIL)

Examens de fonds et corpus documentaires

Audits Z42-013, Z42-026

Diagnostic d'engagements contractuels

Contrôle de code

Audits d'infrastructure et de configuration

Sources :

Image de Gabriella Henderson sur Unsplash
https://unsplash.com/fr/photos/woman-signing-on-white-printer-paper-beside-woman-about-to-touch-the-documents-HJckKnwCXxQ

L'organisation et la gestion documentaire est un véritable défi pour votre entreprise ?

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25Juin/24
bluexperience

Une solution d’archivage spécifique aux collectivités publiques​

Une solution d'archivage spécifique aux collectivités publiques

bluexperience - le conseil par bluexml

Bluexml, au travers de sa practice bluexperience est régulièrement sollicité par les collectivités publiques afin d’auditer leurs organisations documentaires et cartographier leurs informations. Tout ceci dans l’objectif de trouver un système d’archivage spécifique aux collectivités publiques. Dans ces cas-là, la mission de bluexperience, après analyse rigoureuse des besoins et attentes, est d’identifier les scénarios et de recommander une solution d’archivage.

Et le management de l'information, dans tout ça ?

Les collectivités publiques font face à des contraintes réglementaires qui les obligent à respecter un processus d’archivage rigoureux.

Le système d’archivage garantit ainsi :

  • Un bénéfice opérationnel : permettre aux collaborateurs.trices de trouver le document souhaité.
    – Exemple : actualiser une ancienne délibération suite à un changement réglementaire.

  • Une valeur juridique : s’appuyer sur des documents afin de prouver les droits et les devoirs des parties prenantes.
    – Exemple : prouver la cession d’un bien immobilier, passer un marché public.
  • Un bénéfice historique : avoir la capacité de transmettre des documents à valeur historique à des chercheurs ou des curieux.
    – Exemple : exploiter les données d’un SIG (système d’information géographique) au cours des décennies pour faire l’histoire d’un territoire au XXIᵉ siècle.

Une solution d'archivage mutualisée à l'échelle d'une collectivité publique :

Les besoins et attentes du client :

Le plus souvent, les collectivités publiques cherchent une solution d’archivage électronique, afin de répondre à des obligations légales.

Toutefois, cette solution doit impérativement posséder une interface simple et pratique, afin de répondre aux besoins opérationnels quotidiens des fonctionnaires.

Les enjeux pour bluexperience :

Afin de trouver la solution adaptée aux besoins des collectivités publiques, les consultants bluexperience ont dû prendre en compte :

    • Le respect des normes réglementaires liées aux conditions d’archivage
    • Une grande variété de données en fonction des différents services
    • Le respect du Règlement général sur la protection des données (RGPD)
    • La définition des modalités de collecte des archives numériques
  •  

La réponse de nos expert(e)s (solution d'archivage adaptée aux collectivités publiques) :

Enfin, les recommandations de bluexperience portent le plus souvent sur l’ensemble des problématiques liées à l’archivage et à la gestion des flux de données, tout en prenant en compte des besoins liés aux différents services.

Nous proposons une triple approche du point de vue de :

  • la technologie : asalae ou Vitam
  • l’hébergement : interne ou externe, mutualisé ou non
  • la vision : données applicatives ou bureautiques

Ensuite, différents scénarios sont identifiés. Chacun est qualifié et chiffré afin de permettre aux collectivités de faire le meilleur choix, dans leur contexte.

Conclusion :

Nos analyses et nos conseils permettent aux collectivités publiques de choisir une solution adaptée à leurs besoins opérationnels tout en respectant le cadre réglementaire.

L'organisation et la gestion documentaire est un véritable défi pour votre entreprise ?

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24Juin/24
Charles

L’offre signature électronique par bluexml

L'offre de signature électronique par bluexml

glenn-carstens-peters-P1qyEf1g0HU-unsplash

Les bénéfices de la signature électronique en entreprise

La signature électronique est devenue une composante essentielle de la transformation numérique des entreprises et des administrations. Elle permet de signer des documents de manière sécurisée et légale sans recourir à une signature manuscrite traditionnelle. Ainsi, ce procédé offre de nombreux avantages, tels que la réduction des coûts, l’accélération des processus et la traçabilité.

C’est dans le contexte d’intégrateur de solutions ECM, GED (Gestion Électronique de Documents) et BPM (moteur de processus métier), qu’intervient notre expertise.
En effet, nos différentes solutions documentaires et de processus métier ont la capacité de se connecter aux systèmes connus et reconnus du monde de la signature électronique. Cette connexion est rendue possible via l’utilisation (sécurisée) des API Rest de ces solutions. Nos différents produits disposent de connecteurs qui sont en réalité des clients des API Rest. Ceux-ci permettent d’envoyer des documents aux outils de signature. Ils permettent également de demander à un utilisateur final d’y apposer sa signature.

Une offre de signature électronique connectée à vos besoins en entreprise

Aujourd’hui, nous proposons des solutions complètes traitant du sujet de la signature électronique. Nous pouvons personnaliser la partie frontale de la GED Alfresco, à savoir les solutions ACA et ADW. Par exemple, cela permet qu’un clic sur un fichier lance un processus de « validation documentaire » dans un moteur de processus (tel que Bonita).
Une série de tâches en découle et se finalise par la signature électronique du manager de l’utilisateur à l’origine du processus.

Certaines solutions de signature proposent que la où les signatures soient apposées dans une zone précise du document. Notre maitrise des frameworks front (Angular pour ADW/ACA), nous permet la mise en œuvre de personnalisation de l’interface utilisateur afin que ce dernier puisse indiquer les zones désirées.

Peu importe le format du fichier d’origine à signer, les GED ont la capacité de convertir une grande majorité de format documentaire au format PDF, qui est classiquement le format utilisé pour les signatures.

Et bluexml est déjà intervenu sur des déploiements variés de solutions comme blueSign, Yousign, LexPersona, Signa.

En conclusion, notre expertise nous permet de proposer des solutions complètes pour le traitement et la digitalisation des processus métier. Tout ceci, en nous appuyant sur des solutions de signature électronique du marché.

 

Charles
Charles

Ingénieur Bonita

Sources :

Image de Glenn Carstens-Peters sur Unsplash :
https://unsplash.com/fr/photos/personne-utilisant-le-pave-tactile-P1qyEf1g0HU

Vous recherchez une solution de signature électronique qui répond aux besoins de votre entreprise ?

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20Juin/24
Image pas

bluexml et le RGPD – Petits pas et bonds de géants

bluexml et le RGPD

Petits pas et bonds de géants

Image pas

Le rôle de bluexml et le RGPD :

Depuis l’entrée en vigueur du RGPD en 2018, bluexml n’avait pas encore intégré fortement cet enjeu à ses pratiques quotidiennes.

Cela s’explique très largement par le métier premier de bluexml, qui est un métier d’intégrateur logiciel. N’hébergeant pas de données, nous fournissons à nos client.es du code informatique, ceux-ci se chargent de l’exécuter, sur des environnements placés sous leur contrôle exclusif. 

Nos client.es restent donc maîtres de leurs données et traitements, sans intervention de bluexml, que ce soit en tant que responsable de traitement, co-responsable de traitement ou sous-traitant de leurs activités métier. Ces rôles RGPD ne sont jamais endossés par bluexml.

Le positionnement de bluexml vis-à-vis du RGPD : ​

Néanmoins, la protection des données à caractère personnel est bel et bien devenue un enjeu majeur pour nos client.es. En tant que partenaire IT privilégié, nous avions un rôle à jouer.

En effet, nos client.es traitent des données relatives à des personnes physiques, tant dans le privé (banques, assurances) que dans le public (collectivités, ministères, agences). Le DPO devient ainsi un de nos interlocuteurs privilégiés dans nos projets de réalisation d’applications, notamment pour s’assurer du respect des principes de conformité (privacy by design = Protection de la vie privée dès la conception).

À juste titre, nos client.es sont de plus en plus exigeant.es sur la prise en compte de cet enjeu, aux côtés des enjeux traditionnels de nos projets (coûts, qualité, délais, ergonomie, design, etc.).

Il devenait nécessaire pour bluexml de monter en gamme sur cet aspect de la vie des DSI, des directions générales, des DPO et des métiers, afin d’accompagner au mieux nos client.es et contribuer à réduire les risques de toutes les parties prenantes.

Quelques chantiers majeurs pour bluexml vis-à-vis du RGPD :

Les compétences

L’ensemble des collaborateurs.trices de bluexml a suivi le MOOC L’Atelier RGPD mise à disposition par la CNIL. Tout nouvel arrivant passe cette étape dans son parcours d’intégration. Nous nous assurons ainsi d’une excellente formation initiale et continue de l’ensemble de nos collaborateurs.trices : ingénieur.es, consultant.es, commerciaux, fonctions support, sans oublier les dirigeant.es, qui sont les premiers concerné.es par le risque juridique.

Une trentaine de personnes chez bluexml ont déjà pu bénéficier de cet effort de formation interne non négligeable. Cet enjeu est aussi régulièrement rappelé, par exemple lors de nos journées RH.

Le business

bluexml a monté des offres et outils pour accompagner nos client.es sur cette problématique. Nous intégrons à certaines offres une demi-journée d’échange avec des expert.es pour bien baliser le projet. Nous mettons ce sujet à l’ordre du jour des comités de pilotage, afin d’assurer un bon niveau d’information respectif.

La communication

L’entreprise a rappelé à tous ses client.es quel était le positionnement de bluexml vis-à-vis du RGPD. Nous avons insisté fortement sur l’impérieuse nécessité d’utiliser des données fictives lors des travaux de développement et d’intégration. Cette contrainte n’est pas toujours bien intégrée par les DSI, alors que des solutions peuvent exister. Le jeu en vaut la chandelle, continuons de faire ensemble l’effort, au quotidien !

La maintenance

En tant qu’intégrateur, nos client.es nous missionnent parfois sur certains projets pour assurer la tierce-maintenance des applications.
Dans certaines occasions, nous sommes amenés à consulter des données, qui peuvent être des DCP, pour comprendre et résoudre des dysfonctionnements.

Pour couvrir juridiquement ce cas de figure (le traitement de données qui est alors sous-traité peut être défini ainsi : recherche, accès, lecture et consultation, modification et/ou correction pour résolution de dysfonctionnements applicatifs), nous avons préparé un support contractuel spécifique, que nous pouvons proposer pour déclinaison aux client.es concerné.es.

Les processus

Au titre de nos obligations en matière de Privacy by design, nous avons intégré à nos outils d’avant-vente une grille de questions. Celle-ci permet de guider les forces commerciales vers les bonnes questions à poser et actions à entreprendre pour assurer le succès et réduire les risques.
Nous utilisons aussi des slides types pour engager la discussion avec nos client.es lors des comités de pilotage. Cela nous permet de vérifier le bon alignement des parties.

Ainsi, même si nous ne sommes généralement pas responsables de traitement ou sous-traitants, nous sommes prêts, aux côtés de nos client.es, pour accompagner leurs projets vers la conformité et la protection des données à caractère personnel.

Sources :

Image de Lindsay Henwood sur Unsplash :
https://unsplash.com/fr/photos/personne-marchant-sur-des-escaliers-bleus-7_kRuX1hSXM

L'organisation et la gestion documentaire est un véritable défi pour votre entreprise ?

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26Avr/24
Myriam ingénieure

Interview de Myriam, notre Ingénieure infrastructure et cloud

Interview de Myriam, notre Ingénieure infrastructure et cloud

Myriam a intégré bluexml en août 2023, en tant qu’Ingénieure infrastructure et cloud. Elle a rejoint nos équipes avec toutes ses compétences, afin de renforcer l’expertise bluexml. Titulaire d’un BTS : systèmes informatiques et des télécommunications de la Marine Nationale, Myriam est préparée pour cette grande opportunité avec les expert.es de la dématérialisation et de l’ECM.

01

Comment s'est passée ton intégration au sein chez bluexml ?

J’ai fait les 3 premiers entretiens donc j’avais déjà rencontré Prescilia, Pascal, Éric et puis aussi Mathieu en visio et j’avais déjà une idée de l’ambiance de la boîte. Et puis, lors de mon arrivée, on m’a accueilli avec un petit déjeuner, donc c’était plutôt pas mal.

 

02

Quelles compétences apportes-tu à bluexml ?

Je m’occupe de tout ce qui est support, c’est à dire le fonctionnement au jour le jour du système d’information ainsi que de répondre au développement de nos clients.
Pour les clients, je m’occupe également du support infra (installations, migrations de version, conseils lors d’un changement d’infrastructure…).
Si je devais définir mon métier, je dirais que les ingénieur.es développeurs.es sont les architectes et les ingénieur.es infrastructures sont des géologues, ils doivent vérifier que la base est solide.

03

D’où viens-tu ? Quel est ton parcours ?

J’arrive d’un tout autre univers puisque j’étais militaire dans la Marine nationale pendant 21 ans et j’ai parcouru la France d’outre-mer. J’étais toujours dans l’informatique, plus précisément dans les communications satellites et téléphoniques.
J’ai donc fait quelques années en Martinique, quelques années à La Réunion et puis j’ai voulu revenir ici, à mon pays d’origine : la Loire-Atlantique.
Et donc, je cherchais une boîte pas trop grosse avec une bonne ambiance.

 

04

Selon toi, quelles sont les qualités principales d’un.e Ingénieur.e infrastructure & cloud ?

Il faut être extrêmement curieux. Par exemple, avec Alfresco il y a plein de petites briques qu’il faut faire fonctionner les unes avec les autres, donc il faut toujours gratter, aller chercher l’information.
En effet, parfois, on se demande pourquoi ça ne fonctionne pas comme prévu ! C’est pour cela qu’il faut toujours se remettre en cause.

Myriam

05

Que préfères-tu dans ton travail ?

Je me dis que je vais passer une bonne journée quand j’ai réussi à débloquer un problème que ce soit pour nous au sein de bluexml ou pour le client.
Et puis comme tout le monde, lorsque j’ai réussi à faire fonctionner quelque chose, ou à comprendre le fonctionnement de quelque chose grâce à une autre manière de procéder.

 

06

Ton plus beau souvenir professionnel, ton plus bel accomplissement ?

Ce n’est pas facile comme question car j’ai clairement eu 2 vies professionnelles.
Lors de mon précèdent travail dans la Marine nationale, mon équipe et moi-même avons réussi à intercepter des communications qui ont permis de stopper des opérations liées au narcotrafic.
Nous y avions passé 26h non-stop et cela était particulièrement satisfaisant d’avoir réussi.
Et puis chez bluexml, cela a été ma première installation Alfresco sur Windows.

 

07

La journée idéal d'un.e ingénieur.e infrastructure & cloud selon toi ?

Lorsque j’installe une infrastructure chez un client, et qu’à la fin de ma journée, quand j’appuie sur le bouton START ça démarre correctement. Et puis aller chez le client, cela permet de changer.
J’aime bien aussi travailler pour bluexml et résoudre les petits soucis qui permettent aux développeurs d’avancer.
Les journées sont assez différentes en fonction des bugs rencontrés.

08

Si tu te devais te présenter en quelques mots ?

D’un point de vue professionnel je dirais : bonjour, je m’appelle Myriam, j’ai fait du développement au tout début de ma carrière et ça m’a plu, mais j’ai donné avec le Java, je sais le lire ! J’ai donc décidé de mettre les mains dans le cambouis et trifouiller tout ce qui est en rapport avec le réseau avec une couche de sécurité.

 

09

Tes valeurs principales ?

Je suis ponctuelle et de bonne humeur !

Également, j’ai le respect du travail et j’aime le travail bien fait. Je suis aussi perfectionniste donc il faut savoir m’arrêter !

10

Ton modèle de réussite professionnel ?

Je n’ai pas de modèle de réussite. Je dirais simplement qu’il faut réussir à se sentir épanoui dans son travail.

11

Quelle est : ta série ou film préféré ? / ton péché mignon ? tes passe-temps ?

Je vais parler du dernier film que je suis allée voir au cinéma : Dune 2 et je viens de regarder une série qui m’a bien fait rire : Killing Eve !

Mon péché mignon : Le chocolat.

Mes passe-temps :  Le sport et la course (je cours tous les deux jours), les jeux-vidéos, la guitare et les jeux de société.

Myriam

Myriam

Ingénieure infrastructure & cloud
Régis (directeur R&D)

ECM et mails : Comment l’automatisation/GED peuvent-elles lutter contre la sur-utilisation des mails en entreprise ?​

photo enveloppe

ECM et mails : Comment l'automatisation/GED peuvent-elles lutter contre la sur-utilisation des mails en entreprise ?

Interview de Régis, notre directeur R&D

En entreprise, nous sommes toujours autant à utiliser les mails, et les pièces jointes ! Cette pratique est souvent portée à l’excès. Cela peut être une source d’erreurs et de stress pour les collaborateurs.trices. Pourquoi utilise-t-on autant les mails en entreprise aujourd’hui ? Régis, notre directeur recherche et développement va apporter son éclairage sur ce point ! Et si l’automatisation/GED pouvaient lutter contre la sur-utilisation des mails ?

01

Pourquoi utilise-t-on autant les mails en entreprise aujourd'hui, face à la multiplicité des outils numériques (GED, automatisation ...) ?

Il y a plusieurs aspects qui justifient que l’on continue à utiliser l’e-mail plutôt que d’autres solutions plus adaptées :

  • Les habitudes sont difficiles à changer !

  • Tout le monde utilise l’email et sait que l’outil fonctionne très bien ! Tandis que pour tester d’autres solutions, cela implique de se demander : “est-ce que cette personne est bien sur ce réseau ? Est-ce qu’elle a l’habitude de l’utiliser ?“.

  • Le client email est à portée de main, toujours ouvert. Assez souvent, pour d’autres solutions, il faut ouvrir une nouvelle application. Et cela nécessite un effort supplémentaire puisqu’il faut naviguer pour accéder à l’information souhaitée.

  • Nos emails sont présentés de manière claire, on peut accéder à l’information directement, ce que les autres solutions numériques ne permettent pas. Ces applications présentent l’information via des classements et recherches “intelligentes”, mais cela demande un effort de navigation supplémentaire.

  • L’e-mail est pratique, car on peut échanger tout type d’information via le corps du texte et les pièces jointes rapidement. Cependant, cette habitude est une mauvaise pratique, qui occasionne  :
    1. Une surabondance des mails
    2. Un stockage redondant des documents
    3. La recherche continue de la bonne version du document ainsi que du bon référentiel documentaire dans l’organisation

02

L’utilisation d’un outil de gestion documentaire peut-il inciter les collaborateurs.trices à revoir leur manière d’échanger des informations ?

Oui, mais avec l’aide d’applications métiers tels que la gestion documentaire et/ou de processus.  Les utilisateurs doivent être convaincus que l’application proposée couvre parfaitement le besoin de gestion documentaire et des processus métiers adressés.

Comme un besoin métier est souvent interconnecté avec d’autres besoins métier, il est souvent nécessaire de partager de l’information entre ces métiers. C’est là où la GED est essentielle car elle va permettre de partager la bonne information entre ces métiers et de gérer les processus de validations.

03

L’automatisation de tâches/processus à faible valeur ajoutée peut-elle permettre aux collaborateurs.trices de se concentrer sur des missions plus en rapport avec leurs aspirations ?

Bien sûr, c’est un enjeu du RPA qui vient avec des outils spécifiques comme UIPath pour justement automatiser au maximum les tâches répétitives à faible valeur ajoutée et pouvant être réalisées sans intervention humaine. Par contre, ces outils RPA doivent être couplés :

  • à des outils GED car des documents sont chargés et produits pendant ces phases d’automatisation, ils doivent être conservés pour les autres phases.

  •   à des outils BPM car d’autres phases vont nécessiter des interventions humaines pour des approbations, des compléments ou des décisions.

L’utilisation de toutes ces solutions a également un avantage énorme dans la réduction des erreurs humaines. Ceci peut être réalisé avec des outils comme le RPA (automatisation de tâches répétitives), BPM (tâches de service couplées aux tâches humaines) ou GED (tâches planifiées ou règles). Ces solutions viennent toutes avec des procédures qui réalisent des tâches contrôlées en lieu et place de ce que faisaient les utilisateurs manuellement auparavant.

04

Est-ce que l’implémentation d’un système de gestion des processus (automatisation) peut nuire à la communication entre collaborateurs.trices ?

Les outils numériques, nouveau portail de la communication ?

La communication entre collaborateurs.trices va passer désormais au travers des tiers applicatifs. Par exemple, auparavant, la DRH sollicitait via email ou à la machine à café un collaborateur pour lui demander de réaliser une interview d’embauche.

Désormais, cet utilisateur n’interagit pas directement avec la DRH mais reçoit un email ou une notification sur le portail d’entreprise avec un lien qui l’envoie sur une invitation calendrier. Cette invitation va référencer la tâche d’interview, de la solution BPM, ainsi que les documents nécessaires dans la GED.
Avec ces outils, il n’y a pas d’erreur possible de la part de la DRH, qui n’a qu’à suivre le processus via des formulaires contrôlés.

Donc la communication directe entre collaborateurs a été réduite pour certaines phases, et elle intervient moins quand les choses se passent bien. Cependant, ce n’est pas plus mal sur ce type de phase car ce n’est pas forcément très enrichissant de communiquer juste sur le sujet d’un évènement calendaire.

D’autant plus que, ça laisse alors plus de temps pour communiquer sur des sujets plus intéressants comme le résultat de l’interview, ces impressions, l’amélioration du processus, les profils des candidats, son besoin propre.

Le numérique, un moyen de s'adapter à chaque collaborateur ?

Nous implémentons des processus depuis plus de 15 ans et, on s’aperçoit que la réduction de la communication dépend des personnes et pas tellement de la solution choisie. En effet, des personnes vont réduire leur communication et s’appuyer sur les solutions pour gagner du temps.  À l’inverse, d’autres personnes vont continuer à communiquer comme ils le faisaient avant.

Cela n’empêche pas le/la collaborateur.trice qui a reçu les informations pour un entretien, de la part de la DRH, de l’appeler ou de lui envoyer un email pour avoir des informations complémentaires. Cela ne le prive pas non plus d’échanger à la machine à café…

Chacun ajuste son niveau de communication à sa personnalité, c’est surtout ce que ce type de solution permet ! Cela va aussi faciliter, sécuriser, optimiser et accélérer la bonne marche des processus métier.

 

Retrouvez notre autre expert bluexml :

Benjamin, vous expliquer son métier de “Business Analyst pour un projet Bonita pour la MAIF“.

Les sources de cet article :

C’est à la suite de l’article : “L’e-mail fait de la résistance dans les pratiques collaboratives”  rédigé par IT for Business que nous avons décidé de rédiger cet article !
N’hésitez pas à aller le consulter : https://www.itforbusiness.fr/l-e-mail-fait-de-la-resistance-dans-les-pratiques-collaboratives-64775

Photo du courrier : Photo de erica steeves sur Unsplash https://unsplash.com/fr/photos/personne-montrant-une-enveloppe-blanche-G_lwAp0TF38

regis bluexml
Régis

Directeur R&D
logo agence de la biomedecine

La gestion documentaire (ECM) dans un contexte santé avec l’Agence de la biomédecine​

La gestion documentaire (ECM)
dans un contexte santé avec
l'Agence de la biomédecine

Agence de la biomédecine - Gestion documentaire (ECM) santé
bluexperience - le conseil par bluexml

L’Agence de la biomédecine est un établissement public administratif, qui a vu le jour en 2004. Sa place dans le paysage médical français est importante. En effet, elle fournit un travail essentiel dans la recherche, la guérison, la coopération internationale dans de nombreux domaines médicaux. Son travail porte sur les dons, les greffes ou la PMA (Procréation Médicalement Assistée). L’Agence assure aussi bien une mission de recherche, que de soins des patient(e)s.
De plus, elle a également la charge de tenir les registres nationaux (dons), et d’encadrer les domaines/établissements médicaux et praticiens issus des spécialités susmentionnées.

Pour commencer, l’Agence française de la biomédecine s’est rapprochée de bluexml et de sa practice bluexperience (mission conseil), afin d’auditer son organisation documentaire, dans l’objectif de consolider son management de l’information.

La mission de bluexperience, après analyse rigoureuse des besoins et attentes, a eu pour objectifs d’aider l’Agence à moderniser ses processus, optimiser la gestion de ses documents et proposer les solutions digitales adaptées.

Et la gestion documentaire, dans tout ça ?

L’Agence de la biomédecine produit de nombreux documents scientifiques, médicaux et administratifs. La gestion de ces documents peut devenir un véritable calvaire, si elle n’est pas structurée et organisée selon des règles précises et connues de toute l’organisation.

L’amélioration de la gestion et de l’exploitation des documents garantit donc :

  • Une sécurisation des documents (accès, version protégée, conservation et archivage)

  • Un gain de temps pour chaque collaborateur.trice

  • Une gestion optimisée des documents et des ressources (moins de doublon et de perte d’informations essentielles à l’activité)

La gestion documentaire (ECM) dans un contexte de santé :

Les besoins et attentes du client :

L’Agence de la biomédecine souhaite moderniser ses pratiques de travail, notamment avec l’implémentation d’outils collaboratifs qui fluidifient les échanges entre les différents collaborateurs.trices.
De même, l’Agence n’a pas achevé la digitalisation de ses processus métiers, avec de la bureautique non maîtrisée ou du papier.  Par conséquent, elle va devoir construire un système de gestion de contenu homogène entre tous ses services, protecteur de ses nombreux documents.
Par ailleurs, elle souhaite renforcer la traçabilité et la sureté des preuves numériques.

Les enjeux pour bluexperience :

Afin de trouver la solution adaptée à l’Agence (organiser une solution de gestion documentaire (ECM), dans un cadre technique de santé), les consultants bluexperience ont dû prendre en compte :

    • La réglementation liée aux documents à caractère médical
    • Les diversités des sources de documents (patient, agent, donneur, apprenant …)
    • La souveraineté des documents
    • Les documents “sensibles” qui nécessitent une haute protection
    • Les nombreux services et processus métiers différents (services supports, de recherche …).
    • Le processus de dématérialisation du courrier papier
    • Des règles d’archivages exigeantes (ex : les règles appliquées aux greffons notamment)
    • Un volume croissant d’informations et documents
  •  

La réponse de nos expert(e)s (amélioration de la gestion documentaire (ECM)) :

Enfin, les recommandations de bluexml ont porté sur l’ensemble des problématiques ECM, dans une vision transverse : la GED collaborative, la GED de référence, le système d’archivage, les processus, les modèles de documents, la signature numérique, les procédures documentaires, la formation, ainsi que l’accompagnement et la gouvernance.

01

Connecter l’outil RESANA avec une GED collaborative.

02

Construire des règles précises et connues de tous, autour des différents flux d’informations.

03

Affirmer l’identité de l’Agence au travers de la charte graphique, sur tous les supports de l’entreprise.

04

Mettre en place une solution de signature et de validation numérique.

05

Implémenter une GED interne destinée aux versions définitives des documents.

06

Travailler sur la construction d’un guide de référence (référentiel documentaire, règles de stockage, matrice de gestion des droits d’accès, plans de classements).

07

Mettre en place une nouvelle architecture de l’information : notamment grâce à l’approche “bulle à plat”. En effet, celle-ci permet de structurer l’accès à l’information par process et non par service. Cette technique offre une transversalité des données.

08

Renforcer la fonction Archives.

09

Diminuer les sources de papier, grâce à la mise en place d’un processus d’automatisation de certaines tâches (actions à faible valeur ajoutée et consommatrices de temps pour les collaborateurs et collaboratrices.).

10

Installer une SAE (Système d’Archivage Électronique), afin de s’assurer de respecter les délais légaux d’archivage et de bénéficier d’une sécurité renforcée des informations.

11

Former les collaborateurs aux nouveaux outils, et aux nouvelles règles de gestion et d’organisation des informations (cercle vertueux).

Conclusion :

Pour conclure, à la suite de notre intervention, la DSI (Direction des Systèmes d’Information) et la Direction Générale de l’Agence de la biomédecine ont décidé de lancer les projets de dématérialisation et de GED, en incluant l’ensemble des Directions. Mission accomplie !

Sources :

https://www.agence-biomedecine.fr/

https://www.agence-biomedecine.fr/Missions-934

 

L'organisation et la gestion documentaire est un véritable défi pour votre entreprise ?

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16Nov/23
Alexis ingénieur full stack bluexml

Interview d’Alexis, nouvel Ingénieur études et développement – Dev full stack chez bluexml

Interview collaborateur :
Alexis, Ingénieur études et développement - Dev full stack chez bluexml

Alexis a intégré bluexml en novembre 2022, en tant qu’ingénieur full stack. Il a rejoint nos équipes avec toutes ses compétences, afin de renforcer l’expertise bluexml. Titulaire d’un diplôme d’Ingénieur Génie Mécanique et Automatique, Alexis est préparé pour cette grande opportunité avec les experts de la dématérialisation et de l’ECM.

01

Si tu devais te présenter en quelques mots ?

Je suis quelqu’un qui a toujours des projets en tête. En ce moment, je me passionne pour la photographie. Comme j’aime beaucoup voyager (et que je voyage beaucoup), cela me permet de capturer des lieux et des moments uniques.
Prochaine destination : Cuba.

02

D'où viens-tu ? Quel est ton parcours ?

J’ai un parcours plutôt atypique. J’ai un diplôme d’ingénieur en Génie Mécanique et Automatique. Puis j’ai fait un double diplôme en école de commerce, en Innovation & Entreprenariat.

Après ce double diplôme, je me suis fait la réflexion que si je voulais un jour monter une entreprise, il me fallait forcément un site internet ou une application mobile.

J’ai donc fait une formation de 3 mois pour apprendre à coder et aujourd’hui je suis encore dans le milieu 😊.

03

Comment s’est passée ton intégration au sein de bluexml ?

L’intégration s’est très bien déroulée. Les collègues sont bienveillants, la direction m’a mise dans les meilleures dispositions pour que je puisse me sentir bien au travail.

04

Quelles compétences apportes-tu à bluexml ?

C’est une bonne question. Non, plus sérieusement, j’interviens au sein de bluexml sur le développement d’applications, que ce soit backend ou frontend.

De plus, je pense avoir une bonne capacité d’adaptation et un bon esprit d’analyse, ce qui est utile dans le travail au quotidien.

photo collaborateur

05

Que préfères-tu dans ton travail ?

Ne pas être enfermé sur un seul projet. Je suis amené à travailler sur plusieurs projets, parfois en même temps, ce qui permet de diversifier les missions mais aussi d’apprendre les unes des autres.

06

La journée type/idéale d’un développeur selon toi ?

Je n’ai pas vraiment de journée type. Elle s’organise en fonction des projets.
Généralement, soit j’avance sur les tâches planifiées lors des sprints, soit je fais de la résolution de bugs.

07

Selon toi, quelles sont les qualités principales d’un développeur ?

Comprendre le besoin client, être rigoureux dans la manière de répondre à ses besoins, faire preuve de logique.

08

Tes valeurs principales ?

L’apprentissage continu. L’envie de devenir expert dans ce que je fais. Que ce soit au travail mais aussi dans la vie de tous les jours.

09

Ton modèle de réussite professionnel ?

Selon moi, la réussite professionnelle, c’est réussir à combiner passion, épanouissement personnel et impact positif.

10

Quelle est : ta série ou film préféré / ton péché mignon / tes passe-temps ?

Je fais pas mal de sports : j’alterne entre beach-volley, running, renforcement musculaire. Objectif marathon ou ultra trail en 2024.

Portrait développeur

Alexis

Ingénieur Études et Développement Dev full stack
07Juil/22

Vidéo du Webinaire : Améliorez l’utilisation de votre solution Alfresco en intégrant notre suite de composants bluexml !

Améliorez l’utilisation de votre solution Alfresco en intégrant notre suite de composants bluexml !

bluexml réalise un webinaire autour des composants Alfresco Content Services.
Ce nouveau webinaire a pour objectif de vous expliquer pas à pas la manière dont vous pouvez améliorer l’utilisation de votre solution Alfresco.
Tout d’abord, nous vous présentons bluexml puis, nous vous expliquons les bénéfices des composants bluexml.
Le webinaire se finit par une session de questions et de réponses.

Chacun de nos webinaires vous présente la flexibilité ainsi que la pertinence des outils de gestion de l’information.

Les sessions s’accompagne d’experts divers et variés (ingénieur.e développeur.se, business analyst et ingénieur.e commercial.e …).

De plus, nos présentations ont également pour but de vous présenter de nombreuses solutions, pertinentes pour vos organisations. 

Au cours des vidéos, nous vous détaillerons le fonctionnement de ces solutions. Notamment avec des cas clients, des explications illustrés par nos experts et des problématiques clients.

6 composants à intégrer et utiliser depuis Alfresco :

  1. blueSign (signature) Il permet d’effectuer simplement toutes les démarches de signature électronique.
  2.  blueRecords (archivage) : Il effectue de l’archivage intermédiaire.
  3. blueClassify (classement automatique) : Ce composant classe automatiquement vos documents en fonction des métadonnées.
  4. blueEdit (éditeur de documents): Il édite en ligne vos documents avec la solution OnlyOffice.
  5. blueReport (reporting d’indicateurs): Ce composant consolide ainsi vos informations pour établir des indicateurs et créer des tableaux de bord.
  6. bluePastell (automatisation): Il automatise la transmission ainsi que la récupération des documents avec la solution Pastell de Libriciel.

Les avantages clés des composants bluexml ?

Des modules prêts à l’emploi avec une installation simple et facilitée dans Alfresco Content Services. De plus, le composant possède une prise en main rapide mais aussi une mise en oeuvre par paramétrage.

En conclusion, vous aurez un retour sur investissement rapide et une gestion possible par des acteurs métiers.

Vous souhaitez également voir les autres webinaires bluexml ? La gestion de contenu vous intéresse ?

– Consultez donc notre replay “La signature électronique de vos documents avec Yousign et Alfresco“.
– Retrouvez donc notre replay  “Prenez l’avantage avec Bonita ! Optimisez vos processus métiers !”.
– Consultez donc  notre replay  “Dématérialisez et gérez vos dossiers en toute facilité avec Ephesoft et Alfresco“.

Pour suivre notre actualité et nos conseils, rendez-vous sur notre page Linkedin bluexml.

Elise Ingénieure commerciale

Elise

Ingénieure Commerciale
Directeur commercial

Nicolas

Directeur Commercial
10Juin/22

Être Business Analyst sur un projet Bonita pour la MAIF

Être Business Analyst à Nantes pour un projet Bonita pour la MAIF

Depuis mars 2021, Benjamin travaille auprès de la MAIF en tant que Business Analyst à Nantes.

Intégré au projet Qualité des données Solvabilité 2, Benjamin intervient sur tout le cycle de vie de ce projet. 

01

Benjamin, tu es Ingénieur Etudes et Développement au sein de Bluexml et tu interviens sur le projet de la MAIF, peux-tu nous décrire ton travail dans le cadre de cette mission ?

Tout d’abord, j’ai débuté ma mission en mars 2021. Je travaille en tant que Business Analyst/Consultant fonctionnel au sein de l’équipe QIF (Qualité des Informations Financières) de la MAIF. J’interviens sur tout le cycle de vie du projet Qualité des données Solvabilité 2.

Le périmètre de ma mission sur le projet :

  • Porter les besoins exprimés par les métiers et animer les ateliers MOA
  • Réaliser une analyse orientée SI et concevoir les solutions techniques
  • Rédiger les spécifications fonctionnelles
  • Superviser les développements et déploiements techniques
  • Accompagner les utilisateurs sur la recette
  • Assurer l’amélioration continue et le maintien en condition opérationnelle de la solution

02

Peux-tu nous expliquer le projet sur lequel tu travailles à la MAIF ? Quel est l'objectif du projet ? A quels besoins répond-t-il ?

Le projet Qualité des données Solvabilité 2 vise à mettre en place une solution industrielle et robuste pour automatiser le contrôle des données financières ainsi qu’assurer la traçabilité, le suivi des contrôles et la qualité de ces données. La solution repose essentiellement sur la plate-forme Bonita, outil BPM permettant le développement d’applications basées sur la gestion de processus métiers.

Le projet s’inscrit dans le cadre de la mise aux normes des processus conformément à la directive européenne de Qualité des données Solvabilité 2.

Le projet a pour objectifs :

  • Définir un processus de gestion de la qualité de données qui va permettre de :
    • Connaitre les processus de production des reporting (qui, avec quoi, à partir de quand…)
    • Décrire l’ensemble des données (sources ou produites) prises en compte dans les processus ainsi que les liens entre ces données
    • Orchestrer la réalisation des reportings trimestriels et annuels.
    • Contrôler les données produites.
    • Suivre l’enchainement des processus et la tenue du délai de finalisation.
    • Saisir les données dans un référentiel de données pour prouver l’unicité
  • Respecter les exigences de la Qualité des données Solvabilité 2 pour production des reportings.
  • Prouver la provenance des données ainsi que les transformations qu’elles ont subies depuis leur création.
  • Être en mesure de dire précisément dans quels calculs et éléments de reporting ces données sont utilisées.
  • Répondre aux attentes de l’ACPR (Autorité de Contrôle Prudentiel et de Résolution) en cas d’audit.

La MAIF, un client Bluexml depuis 2021

Découvrez cette collaboration à travers la fiche référence du projet réalisé à la MAIF

03

Depuis combien de temps le projet a débuté, quelles en sont les grandes étapes ?

Le projet a démarré en 2018. Après une phase pilote et la validation d’un POC, une première version de la solution a été mise en production.
Ensuite, en 2020 une première application a été développée et intégrée dans la solution : Gestion de l’arrêté des comptes.
 

Depuis le début de ma mission en 2021, et dans le cadre de l’amélioration continue de la solution QDD, de nouvelles applications ont été conçues et intégrées dans la solution pour répondre à des besoins métiers spécifiques liées à la gestion de la qualité des données financières : 

  • Intégration des données Transparisation et Barraone
  • Contrôles sur les encaissements de cotisations par cartes bancaires 
  • Supervision des référentiels de la ventilation analytique 

Actuellement, je travaille sur une nouvelle application ainsi qu’à la mise en place d’un processus automatisé afin de permettre à l’équipe comptable de contrôler la balance comptable sur l’ensemble des comptes de la MAIF : 

  • Clôture digitale de justification des comptes 

04

Comment fonctionne cette collaboration ? Quels sont les interlocuteurs ? Comment tout s’organise ? Quels sont les personnes impliquées dans ce projet ?

L’équipe QIF se compose de 7 personnes qui travaillent sur le projet :

  • 1 business analyst/ Consultant fonctionnel (moi-même)
  • 2 développeurs
  • 1 intégrateur
  • 1 agile master
  • 2 product owners

D’autres contributeurs externes sont parfois sollicités selon les besoins techniques pour intervenir sur le projet (DBA, architecte logiciel, développeurs, etc).

L’équipe QIF travaille avec la méthode agile Kanban centrée sur l’amélioration continue des processus sur des cycles de développements trimestriels.

Chaque semaine, l’équipe fait des points sur la feuille de route et l’avancement des tâches :

  • Réunion hebdomadaire avec les product owners (MOA)
  • Point rapide (mêlée) tous les 2 jours avec les développeurs et intégrateurs (MOE)

En tant que BA, mon rôle consiste à être à l’écoute des utilisateurs métiers, traduire leurs besoins en solution fonctionnelle, formaliser les spécifications fonctionnelles, gérer le planning mais aussi piloter les actions à réaliser dans l’équipe.

Les principaux utilisateurs de la solution font partie de la DAF (Direction Administrative et Financière) de la MAIF qui se divise en plusieurs entités. Chaque entité compte au moins une personne référente qui participe donc régulièrement aux comités et ateliers organisés dans le cadre du projet.

05

Quels avantages la MAIF va tirer de cette collaboration ? De quoi va pouvoir bénéficier la MAIF ?

L’enjeu principal du projet est de garantir la qualité des données traitées dans le cadre des différents processus métiers liés à la gestion des données financières. En effet, la MAIF doit veiller à ce que les différentes données soient appropriées, exhaustives et exactes pour que les décisions prises par ceux qui utilisent ces données reposent sur des bases solides.

A terme, le projet S2 QDD apportera à la MAIF les gains suivants :

  1. Une gestion plus aisée des processus métiers et des données pour l’utilisateur métier
  2. La meilleure traçabilité des données
  3. Une réponse aux demandes concernant la qualité de donnée Solvabilité 2
  4. La maitrise et connaissance des données
  5. La vision transverse de la donnée
  6. Une capacité pour la MAIF de justifier les données utilisées

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Audit, Conseil, Intégration, TMA, Séminaires...

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Benjamin

Business Analyst