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Article de blog

29Mar/21
Alfresco Digital Workspace versus Alfresco Share par Bluexml

Alfresco Digital Workspace vs Alfresco Share

Bluexml, expert majeur en dématérialisation de l’information vous présente l’application Alfresco Digital Workspace (ADW) qui va, à terme, remplacer l’application historique Alfresco Share. 

Alfresco Share : Une fin de maintenance annoncée et fixée

L’éditeur Alfresco a indiqué que le support de l’application Share sera assuré jusqu’au mois de mars 2024, date qui correspond à la fin de maintenance de la version 7.0 d’Alfresco Content Services. Maintenant que cette date est fixée, il est officiel que l’application Share ne sera bientôt plus supportée et qu’il est, dès à présent, nécessaire d’anticiper cette décision en migrant vers la nouvelle application cliente plébiscitée par l’éditeur. 

Alfresco Digital Workspace (ADW) : Une nouvelle application plus ergonomique et plus flexible

Par rapport à l’application Share, l’application Alfresco Digital Workspace possède les avantages suivants : 

  • Facilité de personnalisation et d’extension afin de répondre à l’ensemble de vos besoins. Contrairement à Share, il est possible de modifier l’agencement des composants ; 
  • Mise à disposition nativement d’un grand nombre de composants. Via Application Development Framework (ADF), Alfresco met à disposition un grand nombre de composants prêts à être intégrés dans vos applications. L’application Alfresco Digital Workspace est construite à partir de multiples composants en ADF ; 
  • Facilité d’utilisation de par son interface graphique encore plus ergonomique que l’application Share ; 
  • Des fonctions clefs prêtent à l’emploi comme la gestion documentaire, le partage de documents, les permissions ou encore la collaboration sur l’ensemble des documents stockés ; 
  • Facilité de déploiement via le fichier WAR (Web ARchive) ou son image Docker ; 
  • Peu gourmande en termes de ressources sur le serveur sur lequel elle est déployée ; 
  • Compatibles avec Alfresco Process Services (APS) et Alfresco Governance Services (AGS). L’application ADW permet d’interagir avec ces deux composants afin de proposer leurs fonctionnalités via l’utilisation de leur API REST. 

ADW est compatible à partir d’Alfresco Content Services (ACS) 6.1 et son code source est disponible sur simple demande auprès du support Alfresco. 

Voici quelques captures d’écrans de l’application Alfresco Digital Workspace : 

(cliquez sur la capture pour l’afficher en plein écran)

Une application également disponible pour la version Community d’ACS

La version Community d’Alfresco Content Services possède elle-aussi une version plus moderne de l’interface client proche de la version ADW. Pour être plus précis, ADW est basée sur le code de cette version Community (à l’image de la version Enterprise d’ACS qui est basée sur celle de la version Community). 

Cette version se nomme « Alfresco Content Application » (ACA) et elle est, elle aussi, communautaire (https://github.com/Alfresco/alfresco-content-app). 

Basée sur un Framework Open Source répandu

L’application ADW, tout comme l’application ACA, est basée sur le Framework Angular développé par Google. C’est un Framework Open Source écrit en JavaScript et facilitant grandement la réalisation d’applications Web. Il permet une meilleure adoption par les utilisateurs finaux grâce à une ergonomie moderne et intuitive. Angular s’appuie sur une architecture de type MVC1 reposant sur un principe de séparation entre les données, les vues et les actions et permettant une meilleure maintenabilité. 

Une portabilité des fonctionnalités présentes dans Share

L’application Alfresco Digital Workspace comportera, à terme, la quasi-totalité des fonctionnalités présentes dans l’application Share et même de nouvelles fonctionnalités. 

Son équivalente “Alfresco Content Application” pour la version Community d’Alfresco Content Services, va également bénéficier d’une intégration d’un certain nombre de fonctionnalités présentes dans Share. 

Le tableau ci-dessous présente, pour chaque fonctionnalité, son statut dans les applications Alfresco Digital Workspace (ADW) et Alfresco Content Application (ACA) : 

Fonctionnalité 

Application « ADW » 

Application « ACA » 

Application « Share » 

Fichiers privés (personnels) 

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Déplacement, copie, suppression, corbeille pour les répertoires et documents 

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Espace de collaboration 

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Visualisation en ligne des documents 

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Extension Alfresco Enterprise Viewer 

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Edition en ligne des documents texte 

 

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Visualisation et édition des métadonnées 

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Modification du type mime par les utilisateurs 

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Tag 

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Catégorie 

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Gestion des versions 

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Visualisation une précédente version 

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Amélioration ergonomique de la gestion des versions 

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Ajout d’une nouvelle version par glissé/déposé 

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Gestion fine des permissions 

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Amélioration ergonomique de la gestion des permissions 

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Commentaire 

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Favoris 

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Partage de document 

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Expiration automatique du partage des documents 

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Calendrier 

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Liste de données 

 

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Blog 

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Wiki 

 

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Création de répertoires ou documents à partir de modèles 

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Workflows basiques via le moteur Activiti embarqué 

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Tâches, Workflow et processus (APS) 

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Suppression de “records” (AGS) 

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Archivage et récupération (Glacier) 

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Sécurité 

 

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Interface moderne et facile à utiliser 

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Gestion des rôles 

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Personnalisation de la page d’accueil 

 

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Gestion des sites collaboratifs 

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Facettes sur les résultats de recherche 

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Recherche avancée 

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Liaison (association) entre éléments 

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Intégration de la solution “Desktop Sync” 

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Prise en charge des PDF protégés par mot de passe 

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Modification hors ligne dans Microsoft Office 

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Intégration avec Google Suite 

 

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Intégration avec Office 365 

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Règles de contenu et action sur les répertoires 

 

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Tableaux de bord et “dashlets 

 

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Smart folders 

 

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Support multilingue (mltext) 

 

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Configuration de la recherche par fichiers de paramétrage 

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Configuration de la recherche via l’IHM 

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Thèmes graphiques 

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Authentification SAML via Alfresco Identity Services 

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Authentification Kerberos 

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Module SAML pour Alfresco Content Services 

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Gestion des utilisateurs 

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Compatible pour un déploiement en production 

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Application client “légère” 

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Gestion simplifiée des modules/extensions 

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Framework d’extension réputé 

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Mises à jour de version indépendantes du reste de la plateforme 

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Utilisation de l’API REST publique v1 

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Framework de développement réputé (Angular) 

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Open Source 

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Soumis à souscription 

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Supporté par l’éditeur 

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Légende : ü Présente dans la version actuelle – û Non présente dans la version actuelle – ֍ Planifiée dans une future version – ● En attente de validation pour intégration dans une future version. 

 

Si vous souhaitez migrer votre application Share vers ADW ou développer une nouvelle interface sous ADW, contactez-nous sur info@bluexml.com.

22Mar/21

BlueSign, le nouveau module pour faciliter la signature électronique

Logo_BlueSign_Signature_Numérique

Bluexml, expert majeur en dématérialisation de l’information vous présente son composant BlueSign. Il permet d’intégrer à votre solution de GED Alfresco Content Services une signature numérique certifiée avec les tiers de signature YouSign et DocuSign. C’est dans une approche de transformation numérique toujours en perpétuelle expansion et avec la généralisation du télétravail, notamment lié à la crise sanitaire actuelle que ce composant a vu le jour.

Une jurisprudence au niveau européen

Depuis le 13 mars 2000 et la loi n° 2000-230 la signature électronique a autant de valeur, au sens juridique, que la signature papier. A partir de cette date les solutions de signatures électroniques se sont développées sur le territoire français. C’est en juillet 2016 que la règlementation Européenne eIDAS (electronic IDentification, Authentification and trust Services) est entrée en vigueur et fixe les critères à respecter pour qu’un procédé de signature électronique soit valide au sein de l’Union Européenne. Cette réglementation remplace l’ensemble des lois nationales des pays membres de l’union Européenne. Sur le principe de cette réglementation :

  • Un document scellé avec un horodatage (au sens européen) bénéficiera d’une présomption de fiabilité quant à sa datation et son intégrité devant toutes les juridictions européennes (même valeur que la signature manuscrite)
  • Les clés privées de signature (ou données de création de signature électronique) seront confiées à des prestataires de services de confiance qualifié (offrant donc un service de confiance qualifié)
  • Ces opérateurs auront un certain nombre d’exigences de sécurité à respecter et devront subir un processus de certification afin de vérifier qu’ils sont conformes au règlement.
  • Les prestataires de services qualifiés sont tenus de vérifier l’identité du demandeur en sa présence lors de la remise d’un certificat qualifié
  • Trois niveaux de signature : simple, avancée et qualifiée

De nombreux avantages par rapport à la version papier

.Les fondamentaux de la signature sont :

  • Authentique : L’identité du signataire doit pouvoir être retrouvée de manière certaine
  • Infalsifiable : La signature ne peut pas être falsifiée. Quelqu’un ne peut se faire passer pour un autre
  • Non réutilisable : La signature n’est pas réutilisable. Elle fait partie du document signé et ne peut être déplacée sur un autre document
  • Inaltérable : Un document signé est inaltérable. Une fois qu’il est signé, on ne peut plus le modifier
  • Irrévocable : La personne qui a signé ne peut le nier

Du côté des avantages, il est à noter qu’une transmission numérique des documents coûte 25 fois moins cher que son équivalent en version papier et qu’un traitement numérique coûte en moyenne 4€ tout en étant quasi instantané alors qu’un traitement manuel coûte en moyenne 14€ pour une durée de 12 jours.

Un sondage auprès des DSI et décideurs montre que les enjeux de la signature électronique sont (de plus important au moins important) :

  • La réduction des délais de traitement conduisant à une augmentation de la productivité
  • La réduction des coûts
  • L’amélioration de la qualité, la fiabilité et le contrôle interne (traçabilité) permettant de réduire les erreurs humaines
  • Accroissement de l’accessibilité en permettant un accès aux contenus plus facilement et permettant la collaboration
  • La modernisation des traitements via des expériences fluidifiées
  • Un impact sur l’environnement en réduisant l’empreinte carbone

Une accélération de l’usage lié à la généralisation du télétravail

Avec la crise sanitaire liée à la COVID qui a conduit à la généralisation du télétravail, la signature électronique n’a jamais été autant plébiscité.

C’est fort de son expérience dans le domaine de la transformation numérique et ce contexte si particulier que nous traversons que Bluexml a décidé de créer le composant BlueSign permettant de signer les documents stockées dans votre Alfresco Content Services (ACS) via le tiers de signature certifié YouSign ou DocuSign.

BlueSign ajoute la signature numérique certifiée à votre GED Alfresco

Ce composant s’adresse à toutes les entités qui nécessitent de faire signer des documents que ce soit en interne comme en externe. BlueSign vous permet :

  • De prendre en charge les trois niveaux de signature (simple, avancée et qualifiée)
  • De désigner un ou plusieurs signataires, qu’ils soient internes à Alfresco ou des personnes extérieures n’ayant pas accès à la solution de GED
  • De gérer l’ordre des signatures et le placement de ces dernières pour chacun des signataires
  • D’avoir une traçabilité complète de la procédure de signature (initiateur, liste des signataires avec date de signature, ordre et position de la signature, nombre et date de consultation du document par signataire, nombre et date de téléchargement du document par signataire)
  • De bénéficier de notifications emails au moment où on est amené à signer le document, lorsque la procédure de signature est terminée et à chaque consultation et téléchargement du document par un signataire
  • D’avoir accès à des tableaux de bord présentant les documents en attente de votre signature et les documents pour lesquels vous avez initié une procédure de signature

BlueSign est un composant qui se déploie au sein de la solution Alfresco Content Services tout en intégrant un connecteur avec le tiers de signature YouSign ou DocuSign sur lequel les documents sont signés.

Le schéma ci-dessous illustre le fonctionnement général de la solution BlueSign vis-à-vis de la GED Alfresco Content Services et du tiers de signature :

Ci-dessous quelques captures d’écran du composant BlueSign au sein de la GED Alfresco Content Services avec le tiers de signature YouSign

(cliquez sur la capture pour l’afficher en plein écran)

Si vous souhaitez une démonstration de notre composant BlueSign, contactez-nous sur info@bluexml.com.

11Déc/20

Vidéo du webinaire YouSign + Alfresco : Faire signer vos documents depuis votre GED n’a jamais été aussi simple

Bluexml et Yousign vous proposent une présentation avec des éléments concrets pour implémenter la signature électronique depuis votre GED.

Ce webinaire sera l’occasion de faire une démonstration de la solution Yousign, avec le démarrage du processus de signature depuis Alfresco Content Services.

Gérez, Validez, Signez, Classez…vos documents essentiels dans un processus entièrement dématérialisé.

28Sep/20

Webinaire Ephesoft + Alfresco : Dématérialisez et gérez vos dossiers en toute facilité avec Ephesoft et Alfresco

Bluexml et Ephesoft vous proposent une démonstration de la plate-forme Ephesoft. Celle-ci extrait et transforme les données non structurées en informations qualifiées  permettant l’automatisation des processus métier des utilisateurs.

Cette qualification automatique de l’information est réalisée à l’aide d’Ephesoft Transact qui permet de définir des règles d’extraction basée sur des mots-clés, des expressions régulières, des actions humaines de vérification…

Ce webinaire sera l’occasion de vous faire une démonstration de la solution Ephesoft Transact, avec le déversement des documents dématérialisés dans une GED, en l’occurence Alfresco, et l’attachement des métadonnées associées, permettant de classer automatiquement les documents à partir de leur contexte.

15Sep/20

ADF/ADW/Process : pilotez vos process avec la nouvelle Digital Workspace d’Alfresco

Bluexml vous attend au salon Documation les 22, 23 et 24 septembre 2020

Pavillon 4.3 / stand D76-E75

Le 24/09 à 16h, atelier ADF/ADW/Process : dématérialisez vos marchés avec la nouvelle Digital Workspace d’Alfresco !

Basé sur un REX du CD34, cet atelier présentera comment le CD34 a intégré la nouvelle Digital Workspace d’Alfresco avec Flowable dans le cadre de la dématérialisation des marchés.

14Sep/20

Archivage intermédiaire : alimentation de Vitam à partir d’Alfresco

Bluexml vous attend au salon Documation les 22, 23 et 24 septembre 2020

Pavillon 4.3 / stand D76-E75

Le 23/09 à 14h, atelier Archivage intermédiaire : Alfresco + Vitam

L’atelier se déroule sur le stand de l’Inop’s.

Bluexml développe un composant d’archivage intermédiaire basé sur Alfresco et les attentes de plusieurs organisation publiques pour enfin apporter une réponse efficace à ces besoins. En outre, l’interconnexion de ce composant avec Vitam, via le protocole SEDA, permet de répondre aux différentes problématiques d’alimentation.

22Juin/20

Remarque n°3 : RPA et productivité, attention au crash !

On peut multiplier la productivité par 5 (x5), par 10 (x10), voire plus, mais jusqu’à quel point ? Au delà de l’installation de nouveaux serveurs, de l’achat de nouvelles licences du système d’exploitation, le partage du travail peut être subtil et quelques embûches commencent à apparaître.

Imaginez que vous mettez 3 robots en place pour traiter 30 000 documents, chaque document nécessitant un traitement de 1 à 2 minutes. Plusieurs stratégies sont possibles :

  1. La solution de partage qui vient immédiatement à l’esprit consiste à découper la liste de 30 000 documents en 3, soit 10 000 documents à traiter par robot. Le robot n°1 traitera donc les documents de 1 à 10 000, le robot n°2 de 10 001 à 20 000 et le robot n°3 de 20 001 à 30 000. Cependant, comme la durée de traitement n’est pas uniforme, il se peut que le robot n°1 termine bien avant le n°2 et le n°3, à moins que ce ne soit le n°2 qui termine en premier ;
  2. Pour éviter que certains robots n’attendent à ne rien faire, il faut donc mettre en place une stratégie de réaffectation. Dès qu’un robot a terminé sa liste de documents à traiter, il demande aux autres robots des tâches à réaliser. Ce travail de réaffectation nécessite une intelligence d’orchestration qui doit intervenir jusqu’à épuisement des documents ;
  3. Finalement, il vaut peut-être mieux créer 3 files d’attente, une pour chaque robot, l’orchestrateur étant chargé d’alimenter au fur et à mesure chaque file d’attente de documents à traiter quels que soient les temps de traitement.

Imaginez maintenant que chaque traitement d’un document nécessite lui aussi un ou plusieurs robots, pour lesquels on va retomber dans les mêmes problématiques…

On voit donc qu’on peut facilement augmenter la productivité en ajoutant un ou plusieurs robots mais que cela nécessite immédiatement un travail supplémentaire d’orchestration. Heureusement, les moteurs de RPA commencent à intégrer des modèles (on dit des patterns) de répartition pour les listes de tâches à faire, mais on voit que le système devient également plus complexe, donc plus couteux à mettre en place, à corriger, à faire évoluer… ce qui vient réduire le gain de productivité.

22Juin/20

Remarque n°2 : grâce au RPA, x10 et au-delà votre productivité

Comme on l’a vu précédemment, par le simple fait d’automatiser, vous multipliez par 5 (x5) votre productivité. Il suffit d’ajouter un deuxième robot pour multiplier par 10 (x10) votre productivité, un troisième pour la multiplier par 15 (x15)…

Cependant, travailler avec plus d’un robot nécessite de partager et coordonner éventuellement les tâches. Ce travail de coordination est généralement dévolu à un outil qu’on appelle l’orchestrateur. Au-delà du coût que peut représenter l’ajout d’un robot (nouveau serveur, nouvelle licence windows…), il faut également considérer le coût de l’orchestrateur.

En outre, si vous traitez une liste de documents, il faut éviter que chaque robot ne traite le même, ce qui peut paraître simple mais ne l’est pas toujours dans certaines situations. Du coup, l’orchestration n’est pas seulement une problématique financière (nouvelle licence) mais aussi fonctionnelle car il faudra partager le travail de manière intelligente, et le robot, qui ne l’est pas quoiqu’on dise (intelligent), ne pourra le faire pour vous. Il faudra donc développer une stratégie de partage du travail.