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Article de blog

20Juil/21
Bonita optimiser processus métiers ECM BPM bluexml

Bonita – Partie III, Conception Application

Automatisation des processus métier avec Bonita ou Alfresco APS

01

INTRO

Complétude du processus et de création de l’application par les développeurs avec Bonita

Faisant suite à la partie “Genèse” qui s’est attaché à introduire les produits BPMN permettant d’adresser les processus métier de collectivités ou entreprises et à la partie “Mise en route avec les fonctionnels” qui s’est attaché à décrire les premières étapes de conception de l’application avec les fonctionnels, cette partie décrit les étapes suivantes de complétude du processus et de création de l’application par les développeurs. 

Ceci ne signifie aucunement que les fonctionnels ne vont plus intervenir mais on entre dans des phases de développement agiles où chaque fin de sprint fait l’objet d’une livraison de l’application aux fonctionnels pour avoir leur retour et conduit à des échanges sur les stories, voire de nouveaux ateliers fonctionnels, avec eux pour réorienter certains choix suite à leurs remarques/suggestions.

Initialisation du projet avec Bonita

Dans la phase précédente, vous avez modélisé avec les fonctionnels les processus de votre application. Par exemple, pour un processus de télétravail d’une collectivité, le processus est le suivant : 

Initialisation du projet avec Bonita

Le processus fait apparaitre les tâches assignées à chaque rôle, l’enchainement de ces tâches et des annotations pour préciser aux concepteur certaines informations spécifiques qu’ils devront prendre en compte pendant la phase de développement.

C’est le moment d’initier votre projet dans votre système de gestion des sources. Par exemple, sur github, il s’agit d’effectuer les opérations suivantes :

• Connectez-vous sur votre github

• Dans un groupe correspondant à votre nouveau projet, Cliquer sur le bouton ‘Nouveau projet’

• Choisir Onglet ‘Projet vierge’

• Entrer un nom et une description pour votre nouveau projet (par exemple ‘Teletravail’)

• Valider la case à cocher d’initialisation du référentiel avec un README.

• Cliquer sur ‘Créer projet’

• Copier l’url de clonage du projet (‘Clone’)

• Sous Bonita Studio, Sélectionner ‘Equipe -> Git -> Partager sur git’ (ou clic droit sur le projet et sélection ‘Equipe -> Partager sur git’

• Coller l’url de clonage de votre nouveau projet et passer les écrans successifs de partage en cliquant sur ‘Suivant’ en validant le ‘push’ avec un commentaire de commit d’initialisation.

• Habituellement, la branche ‘master’ est utilisé pour les releases et une branche ‘develop’ est utilisé pour pousser les modifications de tous les développeurs pour les tests (qu’ils travaillent directement sur la branche ‘develop’ ou sur des branches ‘feature’ ou ‘Hotfix’). A bluexml, nous avons l’habitude de travailler en nous appuyant sur Gitflow: cf  

https://www.atlassian.com/fr/git/tutorials/comparing-workflows/gitflow-workflow pour les étapes à suivre.

02

PROJET

Conception avec les fonctionnels sur Bonita

Les premiers processus de votre application ont été modélisés avec les fonctionnels.

Il est maintenant nécessaire de compléter ces processus en les liant aux objets métiers, aux connecteurs et aux formulaires. Ensuite, il s’agira de réaliser l’application avec ces pages qui permettent de lancer et suivre les processus et de suivre l’activité liée à ces processus.

• Ouvrir un processus (par exemple ‘Télétravail’),

• Cliquer sur l’onglet ‘Données’ et sur ‘Ajouter’ dans la partie ‘Variable métier

• Déclarer une variable métier du nom d’un objet Métier que vous avez créé précédemment avec les fonctionnels dans la partie BDM : par exemple, ‘demande’ dans le cas de l’application ‘Télétravail

• Donner une description

• Associer le à l’objet Métier concerné : par exemple, ‘macollectivite.model.TELTRDemande’ dans le cas de l’application ‘Télétravail

• Cliquer sur ‘Terminer’ pour créer la variable métier.

• Cliquer sur l’onglet ‘Exécution -> Contrat

• Cliquer sur ‘Ajouter à partir de données…

• Sélectionner la variable métier créé précédemment dans la liste

• Cliquer sur ‘Suivant

• Décocher les attributs qui ne seront pas mis à jour au lancement du processus

• Cliquer sur ‘Aperçu’ pour voir le code groovy qui sera généré pour initialiser une variable de processus associée à ce contrat

• Cliquer sur ‘Terminer’ pour créer le contrat

• Cliquer sur ‘Formulaire d’instanciation

• Cliquer sur l’icône d’édition de formulaire ‘‘ pour créer le formulaire d’instanciation via le concepteur web de formulaire et page

 

Ce concepteur est une application web qui vous permet de développer les formulaires du processus ainsi que les pages de l’application : il offre une très grande liberté dans la conception des formulaires et pages, d’autant plus que vous pouvez intervenir sur tous les éléments constituant un formulaire ou une page à la différence de la plupart des autres outils qui sont contraints à des schémas prédéfinis.

Le formulaire par défaut qui vous est proposé contient les champs correspondant à tous les attributs du contrat :

Conception avec les fonctionnels sur Bonita

A partir de là vous pouvez organiser les champs tels que vous souhaitez les présenter aux utilisateurs. Vous définissez également les propriétés spécifiques de ces champs pour par exemple les rendre obligatoires, en lecture seule suivant certaines conditions :

Conception avec les fonctionnels sur Bonita - BPM

Cet éditeur est l’outil adéquat pour adresser 3 étapes importantes dans le développement de l’interface homme-machine d’une application :

1- Le design des pages et formulaires par les fonctionnels : par simple glisser/déposer, les fonctionnels peuvent construire les pages et formulaires telle qu’ils pensent que leurs utilisateurs finaux aimeraient les voir et ce que ce soit sur ordinateur, tablette ou mobile. Le bouton ‘Aperçu’ permet de visualiser le formulaire en basculant sur les différents formats.

2- Le lien des pages et formulaires avec le workflow et les services externes : Les développeurs peuvent ensuite finaliser ces pages et formulaires en ajoutant les contrôles de gestion spécifiques telles que le chargement d’un service web pour obtenir un nom de ville à partir d’un code postal par exemple. Il est à noter que les développeurs peuvent étendre les widgets existants pour ajouter de nouvelles fonctionnalités et peuvent factoriser du code via des fragments réutilisables dans toutes les pages ou formulaires. Les développeurs vont principalement intervenir au niveau des variables et du paramétrages de éléments de page et formulaire.

3- Le “Look and Feel” : Les designers web, sous contrôle des fonctionnels, peuvent, en parallèle des développeurs, réaliser une présentation optimale aux couleurs et à l’apparence de la collectivité ou entreprise.

En termes de méthodologie, une astuce pour les développeurs peut être également d’utiliser l’approche ‘one form process’ via l’extension ‘Rest API Context’ (https://github.com/Bonitasoft-Community/restapi_context/blob/master/doc/2.8/RestAPIContext-2.8.pdf) : elle permet d’obtenir les données totales de contexte au niveau des pages et formulaires et ainsi de n’avoir qu’un seul formulaire qui s’appuie via un contrôleur sur ces données de contexte pour s’adapter à l’étape en cours. Nous préconisons en général cette approche quand les formulaires des étapes d’un workflow sont assez semblables comme c’est le cas dans l’application ‘Télétravail’.

Vous pouvez également grâce à la communauté très active Bonita bénéficier de nombreuses extensions de widget ou d’api REST sous https://community.bonitasoft.com/project-category/custom-widget ou https://github.com/bonitasoft.

 

Une fois le formulaire réalisé, il s’agit en fonction des étapes du workflow, de mettre à jour les variables ou de réaliser des traitements via

• Les opérations qui sont exécutés une fois la tâche exécutée : les opérations s’appuient sur des constantes, les contrats reçus du formulaire, du code Java, les paramètres du processus, les requêtes sur les objets métier, du script groovy, des variables.

Les connecteurs de sortie : Bonita propose un certain nombre de connecteurs prédéfinis et un environnement pour créer de nouveaux connecteurs.

Le processus peut être testé au fur et à mesure de son avancement via la commande ‘Exécuter’ de la barre d’outil

Conception avec les fonctionnels sur Bonita - Exécuter

 ou sur le fichier du workflow.

Une fois le processus terminé, l’application peut être mise à jour en créant les pages qui la constituent via le concepteur web de formulaire et page.

L’association des pages à l’application se fait dans la partie Navigationde l’éditeur d’application :

Cet éditeur permet également de définir le layout (la structuration des pages de l’application avec entêtes, pieds de pge, …) et le thème (styles des pages CSS) utilisés.


L’application peut être déployée et accédée au fur et à mesure de son avancement via la commande
 

04

CONCEPTION

Des questions ?

Si vous souhaitez en savoir plus sur Bonita et nos solutions BPM, contactez-nous sur info@bluexml.com

Nicolas Alexandre Directeur Commercial GED Alfresco bluexml

Nicolas Alexandre

Directeur Commercial
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Elise Chan

Ingénieure Commercial
30Juin/21
Bonita optimiser processus métiers ECM BPM bluexml

Bonita – Partie II, Mise en route avec les fonctionnels

Automatisation des processus métier avec Bonita ou Alfresco APS

01

INTRO

Les premières étapes de la mise en œuvre de processus métiersavec Bonita ou APS

Faisant suite à la partie “Genèse” qui s’est attaché à introduire les produits BPMN permettant d’adresser les processus métier de collectivités ou entreprises, cette partie décrit les premières étapes que doit suive un concepteur à qui on demande de mettre en œuvre un processus métier. En particulier, les premières étapes qui permettent au concepteur de bien comprendre avec les utilisateurs et fonctionnels la demande exprimée.   

Les étapes présentées s’appuieront sur le produit Bonita.

À bluexml, nous attachons une importance toute particulière sur la définition du besoin et sur la spécification fonctionnelle/technique en réponse à la définition du besoin. C’est pourquoi, même dans le cas d’un projet agile, nous préconisons la tenue d’ateliers fonctionnels avec les utilisateurs finaux, et techniques avec l’informatique interne pour proposer la solution la plus proche des attentes dans un environnement technique maitrisé par les équipes internes. 

 

Dans le cas d’outils de BPMN, une différence importante est que les ateliers peuvent se faire en partie avec les utilisateurs sur les outils. 

Commencer avec Bonita

Avant de se lancer sur la conception fonctionnelle, 2 prérequis techniques sont nécessaires : 

L’installation 

-Les concepteurs démarrent donc en installant Bonita. 

-Il est à noter que Bonita est fourni sous 2 formes : 

  • La forme Entreprise est payante et supportée par l’éditeur, 

  •La forme Communautaire est gratuite mais n’est pas supportée par l’éditeur. 

-Vous pouvez commencer avec une version communautaire, mais il est important de basculer sur une version entreprise supportée dès que votre application est en production et est adoptée par vos utilisateurs. Les versions communautaires peuvent être instables et tout le travail d’accompagnement au changement et d’adoption peut être rapidement ruiné si une instabilité touche et frustre vos utilisateurs qui attendent un niveau de qualité élevé pour une application métier. Nous supposerons par la suite qu’une version entreprise est utilisée. 

 Le démarrage et configuration de Bonita Studio 

Bonita Studio a été installé sur votre ordinateur. 

Bonita Studio repose sur l’application Eclipse, un serveur tomcat et une base de données. 

-La gestion des profils d’authentification, des organisations, des rôles et des environnements peut parfois paraitre technique au premier abord. 

02

SETUP

Conception avec les fonctionnels

Vous êtes alors prêts à directement travailler avec les fonctionnels en précisant avec eux, sur l’outil, l’expression de leurs besoins.

Il y a plusieurs méthodes de conduire un atelier fonctionnel avec eux, mais nous privilégions en général une approche qui va caractériser 3 grands blocs :

Les acteurs :

Quelles sont les acteurs impliqués dans l’application ?

Les données :

-Quels sont les données dont ils ont besoin et qu’ils s’échangent ?

Les cas d’utilisation et processus :

-Quels sont tous les cas d’utilisation de l’application de tous les acteurs

-Quelle est la succession des interactions des acteurs avec l’application pour adresser chaque cas d’utilisation ?

 

Si nous prenons le cas d’une demande de Télétravail – très utile pendant et après cet épisode malheureux de Covid qui a eu le seul avantage d’optimiser nos capacités à échanger et travailler à distance -, les acteurs sont :

-Les employés qui soumettent leur demande de télétravail,

-Leur responsable hiérarchique qui doit approuver la demande en fonction des contraintes de service,

-Le responsable des ressources humaines qui doit approuver la demande en fonction des contraintes sociales et sanitaires de l’entreprise,

-Le responsable informatique qui doit approuver la demande en fonction des capacités matérielles à disposition de l’employé,

-Dans le cas d’une collectivité, l’autorité territoriale qui doit être avisée ou dans le cas d’une entreprise, la direction générale qui doit être avisée.

Ceci est modélisé avec les fonctionnels pendant l’atelier via le Studio Bonita à travers la création de votre organisation :

-Organisation -> Définir -> Ajouter -> ‘Organisation1’ -> Cliquer sur le nom ‘Organisation1’ pour la renommer -> Suivant

-Création des groupes impliqués de votre organisation via ‘Ajout de groupes’ et ‘Ajout de sous-groupes’ sous les groupes :

-Création des rôles de l’organisation via ‘Ajout de rôles’ :

-Création d’utilisateurs de tests avec des liens de responsabilité et des adhésions à des groupes et rôles :

Cliquer sur Terminer une fois tous les groupes, rôles et utilisateurs de test créés.

 

En termes de données, ce qui est échangé concerne principalement la demande elle-même de télétravail. Il est également important de conserver l’historique des demandes et les avis/décisions émis par les différents intervenants.

-Développement -> Modèles de données métier -> Définir -> renommer le package à gauche

-Création d’un nouvel objet métier en définissant avec les fonctionnels les propriétés de l’objet ; par exemple pour une demande de télétravail dans une collectivité :

-Création des autres objets métier en définissant avec les fonctionnels les propriétés de chaque objet ; par exemple pour l’historique/avis sur les demandes de télétravail :

-Définition des relations entre les objets métier si nécessaire ; par exemple un historique/avis est associé à une demande de télétravail :

En termes d’application et processus, il est possible d’enchainer directement via Bonita Studio sur la modélisation avec les fonctionnels du processus de télétravail. Mais nous préférons, à bluexml, poser tous les cas d’utilisation avant d’adresser les processus eux-mêmes. Il s’agit de réaliser un simple diagramme de cas d’utilisation qui va permettre avec les fonctionnels de mettre noir sur blanc ce que les acteurs vont pouvoir réaliser suivant leurs rôles à travers l’application qui leur sera délivrée. Dans le cas du processus de télétravail, ceci se matérialise par le diagramme suivant :

Ceci permet de partager une vision commune de l’application avant de commencer les processus proprement dit. Ça permet également de passer à la première étape de modélisation du processus qui consiste à construire avec les fonctionnels les couloirs de traitement du processus par acteur.
La modélisation des processus se fait avec les fonctionnels sous Bonita Studio :

– Cliquer sur ‘Fichier -> Nouveau Diagramme‘
– Bouton droit sur le nom du nouveau diagramme ‘MonDiagramme-1.0.proc -> Renommer…’
   o Nom : DemandeTeletravail
   o Version : 1.0
   o Pools :
      • Nom : DemandeTeletravail
      • Version : 1.0
– Cliquer sur ‘Ok’
– Cliquer dans le diagramme sur le pool ‘DemandeTeletravail’
– Cliquer sur ‘Général -> Acteurs’
– Cliquer sur ‘Ajouter’
– Renommer ‘Actor1’ en ‘Agent’ pour désigner votre premier rôle qui sera associé au premier couloir correspondant au rôle qui initialise le processus.

-Refaire la même séquence en ajoutant les autres rôles concernés par votre processus et à qui un couloir sera ensuite associé ; pour Télétravail, il s’agit de : Autorité Territoriale, Responsable DSI, Responsable DRH

Il est à noter que le rôle ‘N+1’ n’est pas créé car il sera déduit dynamiquement du rôle ‘Agent’ via un filtre.

-Cliquer sur le premier couloir ‘Employé’

-Cliquer sur ‘Général -> Couloir (Lane)’ et choisir l’acteur ‘Agent’ à la place de ‘Employé’

-Créer un nouveau couloir pour le rôle ‘N+1’ en glissant/déposant l’icône

-Cliquer sur ‘Général -> Acteurs

-Choisir l’acteur ‘Agent’ et dans la partie ‘Filtre de l’acteur’, cliquer sur ‘Définir’

-Sélectionner ‘Manager de l’initiateur du processus’ et cliquer sur ‘Suivant’

-Donner un nom ‘Manageur N+1’ et cliquer sur ‘Terminer’

Le rôle ‘N+1’ associé à ce nouveau couloir sera dynamiquement assigné en prenant le responsable de l’agent qui a été défini dans l’organisation sous la propriété ‘Responsable’.

-Créer un nouveau couloir pour chaque rôle restant (Télétravail : DSI, DRH, Autorité Territoriale) et associer les successivement aux rôles Responsable DSI, Responsable DRH et Autorité Territoriale

Vous êtes alors prêts avec les fonctionnels à modéliser les tâches successives assignées à chaque acteur dans chaque couloir :

Au fur et à mesure des discussions avec les fonctionnels, il apparait généralement des demandes particulières qui ne peuvent être modélisées sans un délai trop long pour garder des fonctionnels à vous regarder le faire ou qui nécessitent un peu de réflexion, un peu de prototypage : dans ce cas, il faut juste s’appuyer sur des tâches de service avec une description et des annotations.

Le studio Bonita permet également d’associer les formulaires aux tâches humaines : ceci peut être fait en atelier avec les fonctionnels mais nous préconisons plutôt dans un second temps que les développeurs prennent la main et mettent à niveau le processus en définissant les relations avec les objets métiers et en faisant une première passe de création des formulaires sur ces objets métiers pour ne pas faire perdre trop temps aux fonctionnels.

Une fois cette étape réalisée, un autre atelier est réalisé avec les fonctionnels sur les premiers formulaires et les premières pages de l’application que les développeurs ont initié en faisant le lien avec le processus et les objets métier. Ce second atelier s’appuie alors sur l’éditeur graphique de formulaire et page de Bonita pour travailler sur le design avec les fonctionnels en séance :

Cet atelier s’attache au design des premiers formulaires du processus et pages de l’application mais évidemment pas sur l’ensemble des formulaires et pages de votre application.

C’est pourquoi à bluexml, nous avons ensuite l’habitude définir des sprints de 2 semaines à l’issue desquels nous délivrons l’application en l’état pour la soumettre aux fonctionnels ; ainsi ils donnent des retours très réguliers et l’adoption se fait plus efficacement avec des ajustements/corrections très rapides.

Ceci clos cette partie relative au travail réalisé par les concepteurs et les fonctionnels pour accélérer l’adoption de l’application en adéquation étroite avec les besoins.

Dans la troisième partie, nous détaillerons la création de l’application, des astuces de développement et des optimisations.

03

CONCEPTION

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Nicolas Alexandre Directeur Commercial GED Alfresco bluexml

Nicolas Alexandre

Directeur Commercial
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Ingénieure Commercial
28Juin/21
onita processus métiers ECM BPM bluexml expert

Bonita – Partie I, Génèse

Automatisation des processus métier avec Bonita ou Alfresco APS

Partie I - Genèse des processus documentaire chez bluexml

Depuis longtemps, nous réalisons des projets pour automatiser les processus métier de nos clients.  

Par le passé, nous avons commencé avec l’automatisation des processus documentaires où l’enchainement des étapes est principalement basé sur des tâches d’approbation, revue ou signature de documents. Ces processus documentaires sont réalisés avec les outils d’automatisation de processus des GED Open source comme Alfresco ou Nuxeo sur lesquels les équipes de bluexml travaillent depuis une quinzaine d’années. 

Progressivement, nos clients ont souhaité élargir ces processus documentaires à d’autres types de processus métier qui faisaient intervenir une part documentaire – comme la génération de documents ou l’injection de données dans des documents (liste des intervenants par exemple) – mais n’en n’était pas le socle métier.  

L’automatisation de ces processus, permet ce qui créé de réels bénéfices auprès de clients bluexml

L’automatisation de ces processus métier est devenu une demande croissante de nos clients qui en ont bien compris les bénéfices : il leur permet un gain de productivité avec des intervenants guidés et suivis tout en évitant les erreurs inhérentes aux processus et échanges manuels 

Les intervenants peuvent alors se concentrer sur leur “métier” et pas sur le “processus manuel” qui les oblige à se synchroniser, à planifier, à relancer, à déléguer, à réparer, à ajuster, à attendre sans savoir ce qui se passe, à ne pas savoir exactement quoi faire, à penser bien faire sans le savoir vraiment, à penser avoir mal fait sans le savoir vraiment. 

Des éditeurs de GED comme Alfresco ont d’ailleurs rapidement répondu à la demande croissante de leurs clients et proposent désormais des produits d’automatisation de processus métier complètement indépendants de leurs produits GED comme APS (“Alfresco Process Service”) pour Alfresco.

Ces produits sont en concurrence avec les produits de jeunes compagnies qui ont choisis de se focaliser purement sur les processus métiers. Les produits qui connaissent un fort engouement sont ceux qui s’appuient sur le standard BPMN (Business Process Model and Notation”) de l’OMG ( L’”Object Management Group” est un consortium rassemblant tous les éditeurs majeurs de logiciels et est à l’origine de standard comme UML, MOF, CORBA, IDL, MDA et au moins 200 autres).

Dans cette catégorie de produits, nous travaillons principalement avec nos clients sur les produits Bonita de Bonitasoft  et APS  d’Alfresco, deux sociétés avec qui nous avons noué un fort partenariat après des projets clients particulièrement réussis. Nous avons également quelques clients utilisant Flowable ou Camunda, produits provenant de la même souche activiti, (site Alfresco) qu’APS d’Alfresco, mais de taille, de support et de reconnaissance moindre.

En termes de couverture des processus métier, les choses se sont grandement améliorées ces dernières années grâce à l’avènement des APIs REST : précédemment, les processus métier adressés par ces outils étaient limités par la difficulté à interagir avec d’autres applications externes. 

 Ainsi, les processus métier réalisés étaient ceux ne nécessitant pas ou peu d’interactions avec des systèmes externes, à l’exception des bases de données ou, dans le cas de processus documentaires, avec les produits GED dans lesquels ils étaient intégrés. 

Désormais, des produits comme Bonita offrent de nombreux connecteurs pour interagir avec des CRM, des CMS, des réseaux sociaux, des GED, des ERP, des bus, des ETL, ….  

De plus, un produit comme Bonita offrent un environnement de développement complet pour déclarer de nouveaux connecteurs. 

Depuis quelques années, nous avons pu réaliser via ces produits des processus métier très diversifiés. Avec un produit comme Bonita, il est désormais possible de construire l’application, relatif à un processus métier, complètement sans recourir à des outils externes comme, par exemple, ceux nécessaires à la création des pages web ou à l’intégration des formulaires de tâches dans les pages de l’application. 

D’autant plus diversifié que ces produits offrent des APIs REST complètes qui permet également d’intégrer des “workflows” dans des applications existantes. 

Lseconde partie de cette série de Blog sera plus pratique et détaillera la mise en route à la création d’une application sous Bonita. Puis la troisième partie détaillera la création de l’application. 

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21Juin/21
TeamBuilding Bluexml

Journées TeamBuilding bluexml et ses expert en ECM

Journées TeamBuilding Bluexml à Nantes les 6 & 7 juillet 2021

Enfin déconfinés, désentravés, nous profitons de ce début du mois de juillet, que nous espérons ensoleillé, pour tous nous retrouver sur Nantes.

TeamBuilding BluexmlIl est certain que cette période particulière Covid-19 que nous avons traversée aboutit sur une nouvelle organisation de l’entreprise, des relations entre collaborateurs, avec les clients… Je ne parle pas du télétravail que nous avions instauré chez Bluexml il y plus de cinq ans maintenant, mais bien de l’organisation de l’entreprise, de ses procédures, échanges, travail collaboratif…

Sans dévoiler le programme de ces journées, dans un Palace, nous travaillerons ensemble sur des sujets variés :

Eloge du pas de côté

  • pour mieux travailler ensemble en favorisant la communication et la coopération entre nous et avec les clients et partenaires,
  • pour renforcer l’état d’esprit ‘BlueSpirit’,
  • pour construire notre avenir chez Bluexml.

Et bien sur nous profiterons aussi de la venue de tous sur Nantes pour quelques activités ludiques et de découverte hors cadre professionnel, éloge du pas de côté.

Baskets, boussole, kit de survie à prévoir…

Eric LE GAREC, CEO Bluexml.

08Juin/21
Webinar BlueRecords - GED Alfresco Archivage - Bluexml

Vidéo du webinaire blueRecords : l’archivage intermédiaire rapide et facile basé sur Alfresco

Vidéo du webinaire blueRecords : l'archivage intermédiaire rapide et facile basé sur Alfresco

BlueReport_Bluexml_Alfresco_GED_Archivage

𝙗𝙡𝙪𝙚𝙍𝙚𝙘𝙤𝙧𝙙𝙨, le composant interne dédié à l’archivage intermédiaire, ou pré-archivage sur votre GED Alfresco vous propose une présentation de sa solution d’archivage intermédiaire, créée par ses collaborateurs experts et certifiés.

Préparer ses processus d’archivage électronique et le versement vers son SAE n’a jamais été aussi simple, 𝙗𝙡𝙪𝙚𝙍𝙚𝙘𝙤𝙧𝙙𝙨 étend les fonctionnalités 𝘈𝘭𝘧𝘳𝘦𝘴𝘤𝘰 et lui ajoute celle d’archiveur intermédiaire !

Ce webinaire, diffusé le mardi 8 juin 2021 a été présenté par Elise Chan (Ingénieure Commerciale), Pascal Dubois (Directeur Conseil et Service) et Nicolas Alexandre (Directeur Commercial). 

Nicolas Alexandre Directeur Commercial GED Alfresco bluexml

Nicolas Alexandre

Directeur Commercial
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Elise Chan

Ingénieure Commerciale
03Juin/21
Datafari pour GED Alfresco

Focus sur Datafari

Datafari, votre solution de recherche transverse intégrée avec Alfresco

Bluexml, expert majeur en dématérialisation de l’information vous présente la solution de recherche multi-sources DataFari. Elle permet de rechercher à partir de vos diverses sources de données (GED Alfresco Content ServicesSharepoint, mails, etc..) et présenter le résultat aux utilisateurs dans une vue unique.  

La transition numérique a généré une croissance exponentielle de la quantité de données.

De plus, le besoin de disponibilité permanente des données n’a fait qu’augmenter le nombre et l’hétérogénéité des systèmes hébergeant ces données.

Il est devenu nécessaire d’avoir une solution de recherche qui peut se connecter à de nombreux systèmes, et proposer une vue unique sur l’intégralité des données disponibles.

Dans le contexte professionnel, ce système de recherche transverse doit pouvoir être contrôlé pour permettre une gestion efficace des sources et garantir la sécurité d’accès aux données.

Datafari est une solution de recherche complète qui répond à ces attentes. 

Bluexml est votre intégrateur pour connecter Datafari avec Alfresco et l’ensemble de vos contenus documentaires quelques soit leurs lieux de stockage.

01

AVANTAGES

Les avantages de Datafari pour votre gestion documentaire

Garce à l’intégration de moteurs de recherche comme Solr et Elastic Search, d’un côté et du framework Apache ManifoldCF de l’autre, Datafari se positionne comme un outil de recherche fédérée riche et performant. 

Il permet ainsi d’assurer une indexation et une recherche multi-source :  

● Système de fichier 

Alfresco 

Sharepoint 

● Base de données 

● Wiki 

● Mails  

La majorité des solutions de recherche fédérée est propriétaire, l’acquisition d’une licence est ainsi nécessaire. 

Datafari est proposé en version communautaire et entreprise. 

Dans sa version communautaire l’application est publiée sous la licence libre Apache 2, elle propose toutes les fonctionnalités de base de l’application gratuitement, sans restriction de volume ni de durée. 

La version entreprise propose en plus que les fonctionnalités d’indexation, de recherche et d’administration, des fonctionnalités de reporting et d’analytique avancée.   

Certaines fonctionnalités comme le clustering, la gestion de l’authentification à partir d’annuaire, ou d’administration avancée sont disponibles exclusivement en version Entreprise. 

Les fonctionnalités de Datafari, des recherches optimisées pour votre GED Alfresco et bien plus

Toutes les fonctionnalités de base sont disponibles à la fois dans la version communautaire et entreprise :  

Recherche simple : permet de faire une recherche multi-source des termes dans le contenu ainsi que les métadonnées. 

Recherche avancée : permet de faire une recherche multicritère, l’interface et les critères sont configurables facilement pour les étendre selon le besoin de l’entreprise. 

Crawl et indexation multi-source : en se basant sur les connecteurs MCF, Datafari indexe et référence à partir de plusieurs sources de données.  Également Datafari propose des fonctionnalités d’océrisation.  

● Filtres de recherche : basé sur les facettes SolR, Datafari propose des filtres dynamiques pour le résultat renvoyer de la recherche 

Administration simple : permet d’administrer les connecteurs, les groupes d’authentification, les indexes et les exclusions. 

02

Fonctionnalités

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Exclusivités

Exclusivités de la version Entreprise, pour votre ECM

La majorité des fonctionnalités sont disponibles à la fois dans version communautaire et entreprise. 

En revanche, certaines fonctionnalités avancées sont disponibles exclusivement en version entreprise :  

 Sécurité :   

     ● Synchronisation avec des annuaires 

     ● Gestion des caches utilisateurs 

     ● Single Sign On  

○ Architecture :  

     ● Clusters 

     ● Dockerisation complète 

     ● Connecteurs incluant une couche de sécurité 

○ Exploitation : 

     ● Scripts de backup  

     ● Gestion des backups de MCF 

     ● Monitoring avancé 

     ● Patches 

○ Recherche et pertinence :

     ● Algorithmes avancés d’optimisation sur la base de pertinence 

     ● Machine learning 

     ● Annotation sémantique 

     ● Enregistrement des requêtes de recherche.

Nos Prestations

Découvrez nos prestations d'intégrateur Alfresco sur notre site !

Nicolas Alexandre Directeur Commercial GED Alfresco bluexml

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Directeur Commercial
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Ingénieure Commercial
27Mai/21
Martin Levrard Chef de projet GED BPM ECM Dématérialisation Bluexml

Rencontre avec Martin Levrard, chef de projet chez Bluexml

Entretien avec Martin Levrard, chef de projets GED, BPM et Dématérialisation

Arrivé en 2017 en tant que stagiaire, puis en tant qu’alternant, Martin est maintenant chef de projets et est responsable de la gestion des projets du pôle production.
En poste sur Nantes, il s’est prêté aux jeux des questions – réponses.

01

Comment s’est passée ton intégration au sein de Bluexml ?

Arrivé chez Bluexml en tant que stagiaire, j’ai été super bien accueilli.  La taille humaine de l’entreprise aide beaucoup, puisque l’on est amené à être en contact avec tout le monde rapidement et à avoir des échanges régulièrement !

02

Quelles compétences apportes-tu à Bluexml ?

Ma formation MIAGE (Méthodes informatiques appliquées à la gestion des entreprises) a le mérite de balayer un éventail très large de compétences liées au monde de l’informatique (une double compétence en informatique et en gestion). En ajoutant à cela l’expérience « terrain » acquise lors de mes années d’alternance, je suis donc polyvalent. Je suis à l’aise sur les questions techniques comme fonctionnelles. Le relationnel client également, qui est très lié à mon métier.

03

D’où viens-tu ? Quel est ton parcours ?

Je me suis rapidement tourné vers l’informatique (dès le lycée) pour faire tout mon cursus universitaire à Nantes. J’ai travaillé dans la création de sites web, dans l’Internet des objets et un peu dans le réseau (informatique). Puis, je suis arrivé chez Bluexml en 2017 pour un stage de fin de Licence Informatique. En continuité, j’ai fait mon alternance pendant 2 ans pour valider mon master MIAGE puis j’ai pu intégrer la BlueTeam officiellement en tant que chef de projets.

04

Si tu devais te présenter en quelques mots ?

Plus grand que la moyenne, blond, plutôt social, curieux et fan de culture au sens large. 

05

Selon toi, quelles sont les qualités principales du chef de projet ?

Le relationnel, l’organisation et l’anticipation.

06

Tes valeurs principales ?

L’honnêteté, le respect et l’autodérision.

07

Qu’est-ce que tu préfères dans ton travail ?

Le relationnel, que ce soit avec les clients et les collègues. Nous sommes amenés à échanger souvent et avec tout le monde.

08

Quelle est : ta série ou film préféré / ton péché mignon / tes passe-temps ?

Les séries américaines des années 2000 (The Shield, The Wire par exemple)

Péché mignon : Le basket et la musique

Passe-temps : Les jeux vidéo !

09

Si tu devais choisir ?

GED ou BPM ?

GED

Télétravail ou bureau

Bureau

Bureau ou openspace ?

OpenSpace

Papier ou numérique ?

Numérique

En pause, salade ou pizza ?

Pizza

Champions League ou NBA ?

NBA et la Champions League 😊

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Martin Levrard Chef de projet GED BPM ECM Dématérialisation

Martin Levrard

Chef de projet
20Mai/21
Alfresco ACS 7.0 GED Alfresco Community Edition 7.0

Alfresco dévoile ACS 7.0

Alfresco dévoile ACS 7.0

Bluexml, expert majeur en dématérialisation de l’information vous présente l’application Alfresco Content Services 7.0. 

L’objectif de ce billet de blog est de vous apporter une synthèse sur les apports de cette nouvelle version tant sur les aspects fonctionnels que sur les aspects techniques. 

Alfresco ACS 7.0 GED Alfresco Community Edition 7.0

01

AVANTAGES

Alfresco Content Services 7.0

La productivité des collaborateurs est accrue grâce aux intégrations natives avec les suites bureautiques cloud courantes. 

Alfresco est une solution Open source, facile à intégrer, à étendre et à déployer en tant que PaaS (Plateform As A Service), Cloud auto-hébergé ou sur site (On Premise).

L’approche ouverte et modulaire d’Alfresco vous offre une plate-forme de contenu évolutive qui peut gérer du contenu non structuré et des milliards de documents. 

Nouvelles fonctionnalités d'Alfresco Content Services 7.0

Collaboration Microsoft 365 : Le nouveau module ‘Alfresco Collaboration Connector for Microsoft 365′ fournit une intégration native qui permet aux utilisateurs de créer des documents Microsoft Office et de collaborer (en parallèle) de manière transparente et en temps réel à l’aide des applications Web Office habituelles :

• Modifier les documents Microsoft Word, Powerpoint et Excel stockés dans Alfresco.

• Partager des documents Microsoft Office avec des collaborateurs.

• Co-créer des documents Microsoft Office avec des collaborateurs en temps réel.

Améliorations des rendus : Cette nouvelle version dispose de nouvelles capacités pour contrôler et prendre en charge un grand nombre de référentiels de contenu sans impact sur les performances.

Query Accelerator : cette nouvelle fonctionnalité d’accélérateur de requêtes est un mécanisme qui permet d’optimiser des requêtes pré-paramétrées en créant des tables dédiées dans la base de données avec des index (au sens “base de données”). Ce mécanisme est très utile dans le cadre de référentiels volumineux avec des requêtes similaires fréquentes.

Installation et déploiement : Alfresco Content Services 7.0 propose de nouveaux installateurs et utilitaires pour faciliter les déploiements.

Personnalisations  / développements personnalisés: Un nouveau “SDK Out-of-Process” facilite les transitions vers cette version à partir des versions précédentes et prend en charge les futurs besoins des utilisateurs.

Alfresco Search Services 3.0 sous Elasticsearch. La version 3 du moteur de recherche embarque dorénavant le moteur Elasticsearch (en lieu et place de SolR). L’accès à cette nouvelle version est, pour le moment réservées à certains utilisateurs et partenaires avant une sortie pour l’ensemble des utilisateurs  prévue pour la fin 2021.

02

Points forts

03

FOCUS

Focus sur l'installation d'Alfresco

Alfresco Content Services 7.0 est disponible sous forme de fichier zip de distribution pour une installation manuelle (à l’image des précédentes versions), où il peut être installé à l’aide d’un “playbook” Ansible (sous Linux uniquement) pour automatiser les installations sous des environnements non conteneurisés.

Pour finir, il est également disponible sous la forme d’un ensemble d’images Docker pouvant être déployées dans des environnements conteneurisés à l’aide d’orchestrateurs tels que docker-compose ou Helm (pour Kubernetes). 

Mot-clé#1 Mot-clé#2

Quelques recommandations sur la mise à niveau à partir de versions précédentes d'Alfresco

Des précautions doivent être prises lors de la mise à niveau à partir de toute version précédente d’Alfresco Content Services 7.0. Certaines étapes doivent être nécessaires et planifiées avant la mise à niveau. 

Il est nécessaire de consulter la documentation de mise à niveau détaillée , ainsi que les chemins de mise à niveau d’Alfresco Content Services .

En particulier, les étapes suivantes doivent être réalisées (et terminées) avant de commencer votre processus de mise à niveau :

Disposer d’une sauvegarde fonctionnelle du référentiel Alfresco et de la base de données Alfresco.

Télécharger et exécuter le composant  Alfresco Extension Inspectorafin d’avoir une vision des éléments de personnalisation ou des bibliothèques devant être examinés en détails ou mis à jour pour être compatible avec la version 7.0 (version cible).

Passer en revue toutes les nouvelles fonctionnalités et celles obsolètes, détaillées dans la “release note” de l’éditeur pour la version 7.0.

Appliquer le correctif d’optimisation de la base de données recommandé par l’éditeur pour les référentiels volumineux.

04

Conseils

GED ECM BPM Alfresco 7

Point de vigilance sur la nouvelle version Alfresco  !

Alfresco Content Services 7.0 embarque  un correctif de base de données recommandé par l’éditeur, et, qui ajoute deux index à la table “alf_node” et trois à la table “alf_transaction”. Ce correctif reste facultatif, mais est fortement recommandé pour les référentiels volumineux, car ces indexs auront un fort impact sur l’amélioration des performances.

Pour finir, ces index ne sont pas automatiquement appliqués lors de la mise à niveau, car le temps nécessaire à leur création peut être considérable. Ils doivent être exécutés manuellement une fois le processus de mise à niveau terminé.  

05

ATTENTION

Nos Prestations

Découvrez nos prestations d'intégrateur Alfresco sur notre site !

06

TECHNIQUES

Quelques points techniques détaillés sur Alfresco 7

Alfresco Event 

• Le référentiel de contenu est dorénavant capable de publier les événements liés à un ensemble initial d’actions sur les nœuds et les associations. Pour le moment, les événements pris en charge sont liés à la création / mise à jour / suppression de nœuds, et à la création / suppression d’associations.

• Ce comportement fait partie du SDK version 5

SDK version 5

• SDK version 5 permet d’effectuer des extensions hors processus. Autrement dit, des actions qui peuvent s’exécuter dans des processus séparés (c’est-à-dire en dehors d’Alfresco) et donc dont les modifications ne nécessitent pas un redémarrage de la plateforme Alfresco Content Services. Ce mécanisme vient donc en complément du SDK version 4 qui reste de vigueur avec Alresco Content Services 7.0.

SDK version 5 fournit deux principales bibliothèques :

  • Alfresco Java Event API : qui est en lien avec le nouveau système Alfresco Event

  • Alfresco Java REST API : qui est en lien avec l‘API REST Alfresco.

Transformations et extracteurs :

• Dans cette nouvelle version d’Alfresco Content Services, les extracteurs de métadonnées sont déplacés dans les moteurs de transformations dédiés (T-Engines) et fonctionnent en asynchrone (comme cela a été effectué pour les transformateurs en ACS version 6.2). Dans cette version 7, ils sont toujours présents dans le référentiel mais sont obsolètes et seront supprimés dans une version ultérieure.

• Contrairement aux versions 6, il ne sera à priori plus possible d’utiliser les transformations hérités (via le paramètre “legacy.transform.service.enabled=true”), ces derniers ayant été définitivement retirés.

• Pour rappel, à partir d’ACS version 6 les transformations (qui permettent notamment l’affichage des vignettes et la prévisualisation) ont été déplacées dans les moteurs de transformations (T-Engines) afin d’être exécutés dans des processus séparés (c’est-à-dire en dehors de la JVM du référentiel ACS). Ces moteurs peuvent être utilisés en version Community/Entreprise en étant directement connectés au référentiel ACS en tant que “Local Transforms” (fonctionnement synchrone/asynchrone). En version Entreprise, il est aussi possible de les inclure via “Alfresco Transform Service” (ATS) qui permet de fournir de meilleurs performances (mais en mode asynchrone uniquement).

Alfresco Extension Inspector :

• Cet outil fonctionnant avec java (même principe le composant “alfresco-mmt” permettant de déployer des modules au sein d’ACS) permet:

  • D’analyser une extension Alfresco (sous l’extension “amp” ou “jar”) par rapport à une version/WAR d’Alfresco. Cela génère un rapport d’analyse.

  • De générer un inventaire sur le contenu d’un fichier WAR

• Ce composant est très utile dans le cadre de l’analyse préalable des modifications à prévoir lors d’une migration.

GED ECM BPM Alfresco 7
Nicolas Alexandre Directeur Commercial GED Alfresco bluexml

Nicolas Alexandre

Directeur Commercial
photo profil elise

Elise Chan

Ingénieure Commercial
19Avr/21

Vidéo du webinaire Bonita : Prenez l’avantage avec Bonita ! Optimisez vos processus métiers !

Bonita, réinventez et automatisez vos processus métiers !!

En partenariat avec Bonitasoft, Bluexml vous propose une présentation de LA plateforme open-source d’automatisation des processus métiers.

Concevoir et créer des applications métiers optimisées n’a jamais été aussi simple avec la plateforme Bonita.

Nous vous montrerons comment l’automatisation de vos processus peut générer de la croissance.

Les avantages clés de Bonita ?

Amélioration de la collaboration entre les acteurs métiers et l’IT par un meilleur partage des exigences

Accélération du développement des applications par une approche Low-Code

Amélioration de l’agilité s’appuyant sur des tests rapides et un déploiement fiable

Intégration parfaite au SI existant par l’apport de composants intuitifs, réutilisables et directement connectables (Salesforce, SAP, ECM, Oracle…)

29Mar/21

Elise CHAN, retour sur ses premiers mois

L'interview d'Elise CHAN

Arrivée début février 2021, Élise CHAN étoffe l’équipe Bluexml. Ingénieure commerciale, elle vient enrichir par son expérience et de ses compétences l’équipe commerciale. Basée à Paris, Élise est responsable de l’accompagnement de nos clients, tant du secteur privé que public, et sur l’intégralité de l’offre Bluexml.

De passage à Nantes pour se former auprès des équipes, elle a eu l’occasion de répondre à quelques questions :

Comment s’est passée ton intégration au sein de Bluexml ?

Super bien, tout avait été mis en place à mon arrivée que ça soit d’un point de vue matériel, administratif et organisationnel. Et l’accueil fut chaleureux.  

Quelles compétences peux-tu apporter à Bluexml ?

Acquérir de nouveaux clients, suivre les comptes clients existants en proposant les nouveaux produits Bluexml, faire rayonner Bluexml, être force de proposition …

D’où viens-tu ? Quel est ton parcours ?

De formation commerciale, j’ai œuvré dans le secteur du tourisme des affaires en tant que ‘Sales Account Manager’, pour rapidement m’orienter vers le milieu informatique, qui est une passion pour moi, en rejoignant CEGID, et le monde de l’édition logicielle, ou encore le monde de l’intégration avec le groupe Studia ou Castelis.

 Si tu devais te présenter en quelques mots ?

Je suis une personne dynamique, curieuse, sociable avec beaucoup d’empathie.

Quelles sont les qualités essentielles pour exercer ton métier ?

Pour les qualités essentielles, je dirais l’écoute, l’empathie, la patience et de la répartie !

Tes valeurs principales ?

La loyauté et la sincérité.

Qu’est-ce que tu préfères dans ton travail ?

La relation avec mes collègues et mes clients, car ce sont eux qui m’inspirent le plus dans l’évolution de mon métier.

Quelle est : ta série ou film préféré / ton péché mignon / tes passe-temps ?

Friends / Les bonbons Dragibus Haribo / Sports (cardio) et musique (flûte traversière et chant).