Une solution d'archivage spécifique aux collectivités publiques
Bluexml, au travers de sa practice bluexperience est régulièrement sollicité par les collectivités publiques afin d’auditer leurs organisations documentaires et cartographier leurs informations. Tout ceci dans l’objectif de trouver un système d’archivage spécifique aux collectivités publiques. Dans ces cas-là, la mission de bluexperience, après analyse rigoureuse des besoins et attentes, est d’identifier les scénarios et de recommander une solution d’archivage.
Et le management de l'information, dans tout ça ?
Les collectivités publiques font face à des contraintes réglementaires qui les obligent à respecter un processus d’archivage rigoureux.
Le système d’archivage garantit ainsi :
- Un bénéfice opérationnel : permettre aux collaborateurs.trices de trouver le document souhaité.
– Exemple : actualiser une ancienne délibération suite à un changement réglementaire. - Une valeur juridique : s’appuyer sur des documents afin de prouver les droits et les devoirs des parties prenantes.
– Exemple : prouver la cession d’un bien immobilier, passer un marché public.
- Un bénéfice historique : avoir la capacité de transmettre des documents à valeur historique à des chercheurs ou des curieux.
– Exemple : exploiter les données d’un SIG (système d’information géographique) au cours des décennies pour faire l’histoire d’un territoire au XXIᵉ siècle.
Une solution d'archivage mutualisée à l'échelle d'une collectivité publique :
Les besoins et attentes du client :
Le plus souvent, les collectivités publiques cherchent une solution d’archivage électronique, afin de répondre à des obligations légales.
Toutefois, cette solution doit impérativement posséder une interface simple et pratique, afin de répondre aux besoins opérationnels quotidiens des fonctionnaires.
Les enjeux pour bluexperience :
Afin de trouver la solution adaptée aux besoins des collectivités publiques, les consultants bluexperience ont dû prendre en compte :
- Le respect des normes réglementaires liées aux conditions d’archivage
- Une grande variété de données en fonction des différents services
- Le respect du Règlement général sur la protection des données (RGPD)
- La définition des modalités de collecte des archives numériques
La réponse de nos expert(e)s (solution d'archivage adaptée aux collectivités publiques) :
Enfin, les recommandations de bluexperience portent le plus souvent sur l’ensemble des problématiques liées à l’archivage et à la gestion des flux de données, tout en prenant en compte des besoins liés aux différents services.
Nous proposons une triple approche du point de vue de :
- la technologie : asalae ou Vitam
- l’hébergement : interne ou externe, mutualisé ou non
- la vision : données applicatives ou bureautiques
Ensuite, différents scénarios sont identifiés. Chacun est qualifié et chiffré afin de permettre aux collectivités de faire le meilleur choix, dans leur contexte.
Conclusion :
Nos analyses et nos conseils permettent aux collectivités publiques de choisir une solution adaptée à leurs besoins opérationnels tout en respectant le cadre réglementaire.