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8 avril 2025Alfresco Content Services, GED, Privé, SecteurLramirez

Migration Alfresco pour Hop! : Une GED sécurisée et adaptée à leurs besoins

Un client de longue date, Hop!

Hop!, acteur incontournable du secteur aérien régional, collabore avec bluexml depuis plus de 10 ans. Leurs équipes s’appuient sur la solution Alfresco Content Services (ACS) pour gérer leurs données et leurs documents dans tous leurs services. Cependant, au fil du temps, des besoins de modernisation et de sécurisation se sont fait sentir. Dans ce cadre, Hop! a fait appel à notre expertise pour leur migration Alfresco et optimiser leur GED tout en renforçant la sécurité de leur écosystème et leurs authentifications grâce à Keycloak.

Un projet ambitieux : Sécuriser et moderniser la GED

Objectif principal

Dans le cadre de la gestion de leur plateforme GED, Hop! souhaitait non seulement moderniser Alfresco mais aussi renforcer la sécurité de leur dispositif. Il était primordial d’être en phase avec les normes de sécurité actuelles et les contraintes spécifiques à leur domaine d’activité.

Les attentes de Hop!

Une meilleure opérationnalité pour leurs équipes.
Une plateforme conforme aux normes de sécurité les plus strictes.
Une prise en compte des besoins des utilisateurs, notamment les contraintes des équipes en vol.
La mise en place d’un système simple et efficace pour déclarer et suivre les problèmes techniques.

Notre approche : Un accompagnement personnalisé

1. Comprendre les besoins

Nous avons commencé par organiser des ateliers UX orienté utilisateur, en utilisant des méthodes comme le design thinking et des outils tels que des wireframes pour capturer et analyser les besoins spécifiques. Ces ateliers ont permis de mieux comprendre les attentes des équipes de Hop! et d’identifier les points de friction dans l’utilisation actuelle d’Alfresco. En complément, nous avons observé concrètement leur usage au quotidien pour ajuster nos propositions.

2. Analyser les problèmes existants

Nous avons identifié les raisons pour lesquelles les équipes n’étaient pas satisfaites de la version précédente. Il en est ressorti un besoin de simplification des processus et une attente de fluidité accrue dans l’accès et la gestion des données.

3. Proposer des solutions adaptées

À l’issue de cette phase d’écoute et d’analyse, nous avons présenté une solution sur mesure, à la fois moderne et intuitive, tout en respectant les normes de sécurité exigeantes du secteur aérien. L’objectif était clair : sécuriser leur périmètre tout en gagnant en opérationnalité.

Focus sur la sécurisation avec Keycloak

Intégration de Keycloak chez Hop!

Nous avons mis en place Keycloak pour sécuriser tout l’écosystème GED de Hop!. Ce choix était stratégique pour assurer une protection optimale contre les cyberattaques, tout en rendant l’accès aux données plus fluide et plus sûr pour les équipes, y compris celles travaillant en vol.

Qu’est-ce que Keycloak ?

Keycloak est une solution open-source de gestion d’identité et d’accès (IAM, Identity and Access Management). Elle permet de centraliser l’authentification des utilisateurs et de protéger l’accès à différentes applications via des protocoles standardisés.

Parmi ses avantages principaux :

Authentification unique (SSO) : un seul identifiant pour accéder à toutes les applications.
Gestion centralisée des utilisateurs : ajout, suppression et modification d’accès simplifiés.
Sécurité renforcée : limitation des risques d’attaques par hameçonnage ou d’usurpation d’identité.

Un projet d’envergure, la migration réaliséé en 4-6 mois

Durant cette période, nos équipes ont travaillé en étroite collaboration avec celles de Hop! pour garantir le succès du projet. Voici les étapes clés :

Cadrage du projet : comprendre les besoins clients et planification du projet.
Migration des données : mise à jour et nettoyage des contenus pour repartir sur une base saine.
Implémentation technique : intégration de Keycloak et optimisation d’Alfresco.
Formation et accompagnement : organisation de sessions pour que les équipes se sentent à l’aise avec les nouvelles fonctionnalités.
Mise en place d’outils de suivi : utilisation de Redmine pour le suivi des incidents et l’avancement du projet.

Un suivi continu avec bluexml

En complément du projet initial, nous avons instauré plusieurs dispositifs pour accompagner Hop! dans la durée :

Support technique : un système de tickets sur Redmine pour déclarer les problèmes avec une traçabilité totale.
Support téléphonique : réponse rapide aux interrogations.
Espace collaboratif : documentation accessible regroupant toutes les informations nécessaires pour monter en compétences et exploiter pleinement la solution.

Résultats obtenus et perspectives

Le projet a permis à Hop! de repartir sur des bases solides. Les données ont été mises à jour, la sécurité renforcée et les équipes sont désormais mieux équipées pour utiliser leur GED. Le feedback est éloquent : les collaborateurs de Hop! se disent très satisfaits des améliorations apportées.

bluexml reste aux côtés de Hop! pour les accompagner dans l’évolution de leur GED et pour répondre aux défis futurs. Ce projet illustre une fois de plus notre capacité à conjuguer expertise technique et compréhension des besoins utilisateurs pour garantir le succès des transformations digitales.

Vous avez un projet similaire, nous serions ravis de vous accompagner ou d’échanger autour de vos problématiques de GED, BPM ou d’IAM.

04Mar/25

Un projet d’archivage électronique ambitieux : Le Port

4 mars 2025Alfresco Content Services, Blog, GED, Public, SecteurLramirez

Un projet d’archivage électronique ambitieux : la collaboration entre bluexml et la ville Le Port

Depuis 2020, la commune de Le Port, à La Réunion, a initié un projet d’archivage électronique et de Gestion Électronique des Documents (GED) en collaboration avec bluexml. Ce partenariat, issu d’une première collaboration avec le Territoire l’Ouest (TO), a permis d’accompagner Le Port dans la modernisation et création d’un système d’archivage électronique.

Accompagner

Face à la nécessité de structurer et d’optimiser la gestion documentaire, Bruno Leperlier, acteur clé du projet et directeur de la DPP (Direction du Pilotage et de la Performance), a insisté sur l’importance de poursuivre la réflexion et garder la dynamique. C’est ainsi qu’un appel d’offres a été lancé et sur lequel bluexml a su se démarquer en mettant en avant sa connaissance du sujet, son expérience et son savoir-être. Sur ce dernier point, les valeurs d’honnêteté, d’écoute et de conseil ont été incarnés par notre consultant sénior Pascal Dubois. Il fut l’interlocuteur clé du projet, souhaitant avant tout garantir une solution optimale pour la commune de Le Port.

Une Approche Globale : De la Création à l’Archivage

Que peut-on mettre en place pour répondre au besoin de l’archivage électronique ?

Lorsque la collaboration entre bluexml et la commune de Le Port s’est créée, la question principale était : que peut-on mettre en place pour répondre au besoin d’archivage électronique ? L’équipe est entrée dans le projet par l’archivage, une phase essentielle mais à la fin du cycle de vie des documents. Bluexml a alors souligné un point fondamental : “Pour qu’un archivage fonctionne, il faut structurer en amont la gestion documentaire dès la création du document.” Cette réflexion a conduit à la définition d’un cadre de travail où chaque document serait :

Créé dans un espace structuré
Stocké et gérer de manière sécurisée
Archivé selon les exigences réglementaires

Cette approche a abouti à la décision de mettre en place une GED, qui permettrait ensuite les versements vers un SAE (Système d’Archivage Électronique).

Une Méthodologie Centrée sur les Besoins des Métiers

bluexml, via sa marque bluexperience, a accompagné Le Port, garantissant une approche méthodique et un suivi personnalisé. Un dossier de spécifications détaillées a été établi en concertation avec les différents métiers impliqués, assurant une prise en compte exhaustive des besoins.

Étapes clés du projet :

- Définition des besoins : Via des ateliers, recueil des attentes de chaque métier pour cerner leurs besoins spécifiques (plans de classement, processus, etc…).
- Spécifications détaillées : Définition précise des fonctionnalités basé sur un modèle éprouvé.
- Délimitation du périmètre : Identification de directions et/ou services pilotes impliqués dans la phase initiale (finance, marché publique et l’urbanisme).
- Structuration des métadonnées : Travail avec l’archiviste pour définir les métadonnées essentielles au bon déroulement des processus.

Un Projet avec ses Défis et ses Succès

Comme tout projet d’envergure, celui-ci a évolué au fil des défis rencontrés. Après une analyse approfondie, la combinaison de CinCom ECM pour la GED et d’As@lae pour l’archivage électronique s’est imposée comme la solution idéale dans le contexte de la mairie du Port. Ce choix a permis d’assurer une gestion documentaire fluide, en conciliant innovation et exigences des archivistes. bluexml, en véritable partenaire de confiance, a alerté les équipes sur les défis à venir, notamment :

Les problématiques des connecteurs entre les outils
L’importance d’un accompagnement-conseil et non uniquement technique
La définition d’un RACI, précisant les rôles et responsabilités de chacun pour un processus de dématérialisation efficace.

L’approche méthodique et le savoir-être des experts bluexml ont permis de structurer le projet de manière fluide, en garantissant une collaboration étroite entre l’archiviste, les équipes métier et informaticiens. Comme le souligne un des acteurs du projet : « Les archivistes ne peuvent pas avancer sans les informaticiens, et les informaticiens ne peuvent pas avancer sans les archivistes ».

Une Collaboration Gagnante

Ce projet illustre la valeur d’un accompagnement structuré et humain. Chaque acteur a apporté sa pierre à l’édifice, garantissant une mise en œuvre efficace et une adoption progressive des outils. L’approche de bluexml, avec son expertise sur les processus de dématérialisation (GED, archivage électronique, solution métier), a permis de structurer une solution adaptée, centrée sur les besoins des utilisateurs et pérenne pour l’avenir.

Vous avez un projet similaire, nous serions ravis de vous accompagner ou d’échanger autour de vos problématiques de GED, BPM ou d’IAM.

23Jan/25

Naofix révolutionne l’infogérance avec son module Helpdesk

23 janvier 2025Blog, News, Non classé, Privé, SecteurLramirez

Naofix révolutionne l'infogérance avec son module Helpdesk

Chez bluexml, nous sommes fiers de collaborer avec notre partenaire Naofix, qui a récemment lancé son logiciel d’infogérance, le module Helpdesk. Conçu spécialement pour les TPE et PME spécialisées dans l’infogérance, ce module offre une solution adaptée aux éditeurs de logiciels et intégrateurs à la recherche d’une gestion centralisée et efficace de leurs demandes de support. Ce projet novateur illustre parfaitement l’importance d’une approche centrée sur les besoins clients, avec des fonctionnalités avancées qui répondent aux problématiques concrètes rencontrées sur le terrain.

L'infogérance, c'est quoi ?

Pour ceux qui ne savent pas ce qu’est l’infogérance, imaginez que votre système informatique est un navire, et que vous avez le choix entre embaucher un capitaine externe pour naviguer à votre place, former un équipage interne spécialisé pour piloter le tout, ou même utiliser des outils polyvalents comme Helpdesk pour coordonner les opérations. L’infogérance, c’est exactement ça : une solution stratégique où une entreprise peut confier à un prestataire externe la gestion et le support de son système d’information ou l’assumer en interne grâce à des logiciels performants. Cela inclut des services variés, tels que la supervision, la maintenance, l’assistance technique ou encore la sécurité des données. Ce mode de fonctionnement, qu’il soit externalisé ou internalisé avec des outils comme Helpdesk, permet aux entreprises de se concentrer sur leur cœur de métier tout en bénéficiant d’une expertise technologique, d’un suivi continu et d’une optimisation des coûts liés à leur infrastructure IT.

Une solution conçue pour transformer l'infogérance

Le module Helpdesk de Naofix est bien plus qu’un simple outil de gestion : il constitue une véritable révolution dans le domaine des logiciels d’infogérance. En centralisant et en automatisant les processus critiques, il permet aux entreprises de gagner en efficacité et d’améliorer l’expérience client. Voici un aperçu des fonctionnalités clés qui rendent ce module indispensable :

Messagerie optimisée : Une interface intuitive pour gérer emails, contacts et boîtes partagées, tout en automatisant les actions clés.

Indicateurs de délais : Des outils d’analyse avancés pour surveiller les performances et prioriser les tâches.

Moteur de règles : Une automatisation des processus pour gagner du temps et réduire les erreurs.

Gestion des tickets : Un suivi détaillé des demandes, un triage automatique et des rappels pour respecter les délais de résolution.

Catalogue des équipements : Un suivi précis de l’inventaire avec des mises à jour en temps réel.

Personnalisation avancée : Une adaptation complète aux besoins spécifiques des utilisateurs et des entreprises.

Pourquoi choisir le module Helpdesk de Naofix ?

Ce module s’adresse tout particulièrement aux structures spécialisées dans l’infogérance, où réactivité et efficacité sont essentielles pour garantir un service de qualité. Il répond parfaitement aux besoins des éditeurs de logiciels et intégrateurs en leur permettant de :

Centraliser les flux de support : Toutes les demandes sont regroupées dans un espace unique, réduisant les risques de dispersion et de doublons.
Optimiser les délais de réponse : Des processus bien cadrés permettent de résoudre les problèmes plus rapidement.
Offrir une expérience client exceptionnelle : La fluidité des interactions et la rapidité des résolutions augmentent la satisfaction client.

Et tout cela avec une interface fluide et ergonomique, conçue pour vous faire gagner du temps. Détails des fonctionnalités avancées.

Les bénéfices concrets pour les entreprises d’infogérance

Le choix d’un logiciel d’infogérance comme le module Helpdesk de Naofix apporte des avantages stratégiques et opérationnels :

1. Amélioration de la productivité

Avec ses outils d’automatisation, le module permet aux équipes de se concentrer sur des tâches à forte valeur ajoutée. La gestion des tickets est simplifiée grâce à l’assignation automatique, et les rappels évitent les oublis.

2. Visibilité et contrôle accrus

Les indicateurs de performance offrent une vision claire des délais et des zones à améliorer. Les entreprises peuvent ajuster leurs processus en fonction des données collectées pour atteindre une efficacité maximale.

3. Réduction des erreurs humaines

Les fonctionnalités comme le moteur de règles permettent d’automatiser des actions répétitives et de réduire les risques d’erreurs.

4. Adaptabilité à tous les besoins

Chaque entreprise est unique. La personnalisation avancée du module garantit une configuration adaptée aux besoins spécifiques de chaque client.

Une approche centrée sur le client

Naofix s’est engagé à développer ce module en collaboration étroite avec ses partenaires et utilisateurs. Cette approche centrée sur le client garantit que le produit final répond parfaitement aux attentes. En analysant les problématiques concrètes rencontrées par les utilisateurs, Naofix a créé une solution sur mesure, capable d’évoluer avec les exigences des entreprises.

Messagerie professionnelle

La messagerie incluse dans le module Helpdesk s’inspire des standards de logiciels populaires comme Outlook ou Gmail, tout en y ajoutant des fonctionnalités avancées :

Boîtes partagées pour une collaboration optimale.
Actions automatisées comme la transformation d’un email en ticket.
Gestion des contacts avec des annuaires internes et externes.

Gestion des tickets

Le module assure une gestion optimale des demandes :

Suivi complet des interactions dans chaque ticket.
Attribution automatique des tickets aux agents compétents.
Alerte en cas de dépassement des délais pour garantir la satisfaction client.

Indicateurs de délais

Des outils de mesure précis permettent de surveiller la performance :

Délai de résolution pour chaque ticket.
Temps de la première réponse afin de garantir une réactivité optimale.
Délais d’interaction pour éviter les oublis.

Catalogue des équipements

Gérez efficacement votre inventaire avec :

Synchronisation en temps réel des données d’équipement.
Fiches détaillées pour chaque élément.
Recherche avancée pour un accès rapide aux informations.

Moteur de règles

Automatisez vos processus grâce à :

Conditions et actions personnalisées pour chaque scénario.
Priorisation des règles pour une gestion optimale des flux de travail.
Flexibilité permettant une adaptation rapide aux nouveaux besoins.

Personnalisation avancée

Créez une expérience sur mesure avec :

Personnalisation des formulaires et des workflows.
Ajout de statuts personnalisés adaptés à votre activité.
Modèles adaptés pour les emails et notifications.

Une adoption déjà éprouvée par des entreprises

Le module Helpdesk de Naofix ne se contente pas d’être innovant : il a déjà conquis le cœur de nombreuses entreprises privées. En répondant efficacement aux besoins spécifiques de ces structures, il a su démontrer sa valeur ajoutée sur le terrain. Cette adoption témoigne de la robustesse et de la pertinence de ses fonctionnalités, qui s’adaptent aussi bien aux exigences des entreprises.

Une vision tournée vers l'avenir

Naofix ne s’arrête pas là et anticipe déjà les besoins futurs des entreprises en infogérance. Deux nouveaux modules prometteurs sont actuellement en développement : le module d’intervention et le module CRM. Ces outils, bien que non disponibles dans l’immédiat, incarnent la volonté de Naofix d’élargir son offre et de répondre aux attentes croissantes de ses utilisateurs. Nous sommes impatients de découvrir comment ces modules enrichiront encore davantage l’écosystème de solutions proposé par Naofix.

Pour conclure

Le module Helpdesk de Naofix redéfinit les standards des logiciels d’infogérance en offrant une solution complète, adaptative et performante. Son approche centrée sur les utilisateurs, combinée à l’expertise de Bluexml, permet aux entreprises d’améliorer leur productivité, leur satisfaction client et leur efficacité opérationnelle.

Prêt à découvrir Helpdesk

Vous souhaitez transformer votre gestion de support ? Rendez-vous sur le site de Naofix pour en savoir plus sur leur démo et les possibilités offertes par ce module innovant.

Ensemble, optimisons vos processus et élevons votre service au niveau supérieur. Bluexml est fier d’accompagner nos partenaires dans l’innovation, pour mieux répondre aux défis de nos clients.

22Nov/24

Intégration de système pour le secteur public. (by David.A)

22 novembre 2024Blog, Bonita, BPMLramirez

Intégration de Bonita pour le ministère de l'Europe et des Affaires Étrangères.
(par David)

Retour d’expérience de David au ministère de l’Europe et des Affaires Étrangères : les défis de l’intégration d’un système BPM dans le secteur public.

“Je m’appelle David, je suis ingénieur Études et Développement chez bluexml, et je viens de sortir d’une mission de longue durée au sein du ministère de l’Europe et des Affaires Étrangères.“

1. En quoi consistait ta mission ?

J’ai eu deux rôles différents pour cette mission :

Dans un premier temps, j’ai été développeur sur une des applications Bonita du ministère.
Et mon rôle et la mission ont évolués vers des opérations transverses, autour de l’intégration de l’outil avec le SI du ministère y compris concernant l’intégration continue des applications Bonita et des scripts de déploiement.

Il faut imaginer que dans ce type d’organisation, il y a beaucoup d’applications métiers, qui sont parfois fortement personnalisées, développées en interne, avec lesquelles il faut s’interfacer. Cela demande donc des développements particuliers, comme des connecteurs par exemple.

“Ce fut une expérience intéressante, avec les contraintes d’une grande organisation du secteur public, ou j’ai pu mettre à profit des compétences variées.”

2. Un projet sur 4 ans en dehors de bluexml, ce n'était pas trop long ?

« Oui, c’est long. Mais le changement de rôle a aussi été un facteur pour que je poursuive au ministère. Je suis aussi bien sûr content aujourd’hui d’avoir réintégré le centre de services et de profiter aussi du télétravail.

J’ai quand même réussi durant ses 4 années à maintenir le lien, ce qui n’est pas forcément évident quand on est en régie. La proximité des structures, Nantes Centre et quartier Breil Barberie, ou encore les bluefriday et apéros après le boulot permettent de garder des contacts et échanges avec les collègues. Par contre, certaines habitudes de l’entreprise, par exemple le reporting du matin, ne sont pas compatibles avec une mission en assistance technique chez le client.

Mais en ce qui concerne les 4 ans, c’est long effectivement. »

3. Qu’est-ce qui t'a manqué chez bluexml ?

« C’est une petite structure déjà ! Les relations et échanges sont plus faciles. Mais je n’ai pas perdu le fil. Ce qui paraît peut-être secondaire, c’est qu’on est administrateur de notre poste. On a les droits dessus, on peut expérimenter des logiciels, ce qui est impossible dans des environnements très contrôlés. »

4. As-tu pu acquérir de nouvelles connaissances lors de cette expérience ?

« Oui, beaucoup de choses, du point de vue organisationnel. C’était la première fois que j’étais dans une aussi grosse structure en assistance technique. Une architecture complexe avec beaucoup de services et donc de personnes. Ça, c’était très intéressant.

Après, il y avait beaucoup de contraintes de sécurité aussi.

Et techniquement, je peux dire que j’ai perfectionné mes connaissances sur l’outil de BPM qu’est Bonita, et également sur les chaînes d’intégration continue, même si je les connaissais déjà bien. »

5. Tu as un conseil à donner ?

« Je dirais qu’il faut continuer d’apprendre tout le temps. Je crois que c’est un peu comme ça dans tous les métiers, mais il faut rester vigilant pour ne pas être dépassé par des changements majeurs. Comme l’IA, par exemple, c’est intéressant d’y jeter au moins un œil, et rester vigilant sur les nouveautés. »

Auteur : Lramirez