Bluexml devient partenaire Yousign et vous aide à mettre en place la signature électronique grâce à cette solution, leader de son marché. Légale, simple et facile d’utilisation, intégrée dans Alfresco, vous pourrez enfin dématérialiser vos documents de bout en bout.
Bluexml devient partenaire UiPath et vous accompagne dans l’automatisation de vos processus.
Le RPA avec UiPath, c’est la possibilité d’importants gains de productivité en accélérant de facteurs de 1 à 100 le traitement d’importants volumes de données grâce à la mise en parallèle de nombreux agents robotisés (et non humanoïdes :-). Vos collaraboteurs peuvent alors consacrer leur temps à traiter les cas particuliers qui réclament un peu de subtilité.
Bluexml devient partenaire ephesoft et vous accompagne dans la dématérialisation de vos documents à l’aide de cette solution, leader de son domaine.
Elue partenaire technologique par Alfresco pour l’année 2019, la solution Ephesoft permet de capturer et enrichir vos documents en lui associant des mots-clés issus du contenu, facilitant son classement et sa réutilisation.
Pour nos 15 ans d’existence, nous sommes heureux de vous annoncer le rachat de la société Alfstore.
Cette intégration permet de constituer un fort pôle d’expertise ECM France avec des bureaux à Nantes, Paris et Marseille afin de mieux vous accompagner sur vos enjeux :
C’est donc une expertise renforcée et étendue que nous sommes dorénavant en capacité de vous apporter, aussi bien en mode projet qu’en assistance technique.
Eric LE GAREC, CEO Bluexml
Ce nouveau projet s’intègre au Centre de Services de Bluexml qui assure actuellement la maintenance d’une vingtaine de projets en parallèle.
bluereport est un composant qui fournit des indicateurs fonctionnels aux responsables de sites et aux administrateurs de la plateforme, ceci est réalisé dans le but de faciliter le suivi et l’animation des sites collaboratifs, et des indicateurs techniques pour contrôler le fonctionnement des services Alfresco. Selon leur rôle dans l’organisation, les agents ont différents besoins.
Ainsi, bluereport vous fournit différents tableaux de bord en fonction de vos droits :
(1) Indicateurs fonctionnels : nombre et volume de stockage des documents métiers (cf figure 1), nombre des documents en cours de dématérialisation – qualifiés et non classés (cf figure 2).
(2) Indicateurs d’administration fonctionnelle : nombre d’erreurs (cf figure 3), d’anomalies.
(3) Indicateurs techniques d’exploitation : quantité de ressources utilisées – mémoire, CPU (cf figure 4), logs.
En somme, ces indicateurs peuvent être déclinés par service, dans le temps, afin d’affiner l’analyse et identifier les problèmes, leur origine. En centralisant les logs issus des différents éléments de l’architecture, le diagnostic des problèmes sera donc facilité. Donc ceci contribuera à fournir un service plus efficace.
Figure 1 : Activité des documents “finance”
Figure 2 : Nombre de documents en cours de dématérialisation (qualifiés et non classés)
Figure 3 : Documents en erreur
Le composant bluereport permet aussi de donner des indicateurs techniques, concernant la plateforme Alfresco.
Figure 4 : Ressources du serveur d’application
Finalement, voici la liste des fonctionnalités existantes.
STATISTIQUES FONCTIONNELLES
FONC_1 – NOMBRE DE DOCUMENTS EXISTANTS
STATISTIQUES D’ADMINISTRATION
ANOMALIES
ANO_1 – NOMBRE DE DOCUMENTS EN ATTENTE DE CLASSEMENT
ANO_2 – NOMBRE DE DOCUMENTS EN ERREUR
PROCESSUS
PROCESS_1 – DEMAT – DOCS ENTRANTS
PROCESS_2 – DEMAT – DOCS QUALIFIES
PROCESS_3 – DEMAT – DOCS CLASSES
PROCESS_4 – DEMAT – DOCS NON CLASSES
PROCESS_5 – FINANCE – SUIVI DES FACT.
PROCESS_6 – RH – NOMBRE DE DOCS.
RECHERCHE
RECHERCHE_1 – RECHERCHES
STATISTIQUES D’EXPLOITATION
PLATEFORMES ALFRESCO
EXP_SRV_1 – CHARGE PROCESSEUR.
EXP_SRV_2 – CHARGE MÉMOIRE.
EXP_SRV_3 – CHARGE DISQUE.
EXP_SRV_4 – ESPACE DISQUE DISPONIBLES.
SERVEUR D’APPLICATION
EXP_APP_1 – CHARGE PROCESSEUR.
EXP_APP_2 – CHARGE MÉMOIRE.
EXP_APP_3 – AJP – DISPONIBILITÉS.
EXP_APP_4 – AJP – TEMPS DE TRAITEMENTS.
EXP_APP_5 – TEMPS DE DISPONIBILITÉ.
EXP_APP_6 – SUIVI DES JOURNAUX.
EXP_APP_7 – NB DE SESSIONS OUVERTES.
EXP_APP_8 – DURÉE MOY. DES SESSIONS.
SERVEUR BASE DE DONNÉES
EXP_BDD_1 – CHARGE PROCESSEUR.
EXP_BDD_2 – CHARGE MÉMOIRE.
EXP_BDD_3 – ESPACE DISQUE DISPONIBLE.
Vous souhaitez donc en savoir plus sur notre prestation d’intégration et développement ? Lisez notre article
Généralement, les indicateurs (ECM) attendus sont les suivants :
L’indicateur supplémentaire suivant, plus complexe à calculer, est souvent attendu :
Le stockage est actuellement réalisé sur 3 composants :
Le nombre de documents augmente constamment sur chaque composant alors qu’on pourrait s’attendre à voir diminuer ce nombre sur les serveurs réseaux au profit du serveur Alfresco. Au contraire, on constate même que le nombre de documents augmente plus vite sur le lecteur réseau « Organisationnel ».
Alfresco est vraisemblablement utilisé pour répondre à d’autres besoins, notamment des besoins collaboratifs.
En cliquant sur un point précis, on peut avoir l’explication de sa valeur avec le détail des éléments ayant permis son calcul, comme la liste des documents comptabilités. On s’aperçoit ainsi que les pics de création de documents correspondent à des imports en grand nombre d’éléments de taille importante venant par exemple de la direction technique ou de la communication.
Plusieurs solutions sont possibles :
Cette seconde approche est souvent plus simple et plus rapide à mettre en oeuvre.
La requête suivante sur ELK permet de récupérer tous les fichiers de plus de 10K dont le nom et la taille sont identiques. Pour garantir qu’il s’agit de doublons, il faudrait utiliser un hash md5 mais à défaut de celui-ci cela permet d’avoir une forte présomption de doublon.
Sur cette base, on peut obtenir un fichier json, qui peut être converti en csv, avec finalement les résultats suivants :
La taille est multipliée par 15, le nombre de fichiers par 35, ce qui entraîne un gaspillage de ressources, de temps et de maintenance et risque de se traduire par la conservation ‘ad vitam’ de centaines de milliers (pour ne pas dire plusieurs millions) de fichiers redondants…
Dans notre cas d’utilisation, on ne connaît que les noms de fichiers, mais pas la source. Pour cela, il faudrait faire une requête supplémentaire sur chaque nom afin de savoir comment il se répartit sur chaque racine.
Le nom des fichiers répétés permet de se faire une idée des fichiers redondants.
L’analyse des doublons est un peu “laborieuse” (données à nettoyer). Un indicateur intéressant serait de calculer la répartition des doublons d’un même fichier sur différentes sources afin de mieux comprendre le mécanisme de propagation et mettre en place des actions pour modifier les comportements.
ADF ou Application Development Framework est le nouvel outil d’interface Alfresco. Il vise, à terme, à remplacer la solution d’interface “Share”, actuellement utilisée. Le projet est open-source et il possède déjà une communauté assez active sur internet.
ADF se base sur le framework Angular 5, ce qui lui apporte beaucoup de flexibilité au niveau des fonctionnalités ainsi qu’une bonne adaptabilité par rapport au support de visualisation (PC, tablette ou téléphone).
La force d’ADF réside également dans son côté customisable : la plupart des fonctionnalités de “Share” peuvent être déployées dans ADF, c’est l’utilisateur qui décide ou non de les faire incorporer par le développeur. On se retrouve donc avec un outil unique, qui s’adapte au mieux aux besoins spécifiques de chacun.
L’interface ADF s’adapte aussi bien à la gestion de fichiers avec l’ECM d’Alfresco, qu’à la gestion de processus avec l’outil de BPM Activiti.
Comme pour l’interface “Share” classique, l’accès aux fonctionnalités de l’application n’est possible qu’après la connexion de l’utilisateur.
La page de connexion
Lorsque l’utilisateur se connecte, il est automatiquement redirigé vers l’explorateur de fichiers. La gestion des droits étant prise en compte, il n’aura accès qu’aux répertoires auxquels il est autorisé. Depuis cette interface il pourra également créer un nouveau répertoire ou ajouter un fichier (via un bouton ou en drag’n’drop). Une fonctionnalité de recherche existe également afin de retrouver plus rapidement un document particulier.
L’explorateur de fichiers
Quand l’utilisateur arrive sur le document qui l’intéresse, le volet d’options permet plusieurs actions : copier le document, le télécharger, le déplacer, le supprimer ou encore voir les différentes versions de ce document. Cette liste n’est pas exhaustive, d’autres actions sont à disposition mais n’ont pas été mise en place dans notre monture de test (le partage du document vers l’extérieur notamment).
L’onglet détails permet d’afficher toutes les actions relatives au document : la visualisation, l’affichage et l’édition des métadonnées ainsi que les différentes versions de ce document. 
Les options disponibles pour un fichier
La visionneuse de documents
Options d’édition des métadonnées
Encore une fois ces fonctionnalités ne représentent pas la totalité des possibilités offertes par ADF. 
ADF prend en charge le versioning
Ainsi, l’application ADF offre vraiment énormément de possibilités que ce soit pour Alfresco ou Activiti. Les modules node mis à disposition pour les équipes de développeur Alfresco sont très complets et des documentations détaillées sont accessibles sur le GitHub du projet. La création de sa propre application avec les modules qui nous sont utiles est assez simple, même si des connaissances de base en Angular sont les bienvenues.
Cela conclu le premier billet de blog dédié à ADF, traitant de l’aspect ECM. Un autre article arrive prochainement, qui exposera les possibilités qu’offre ADF pour l’outil de BPM Activiti.
Vous souhaitez en apprendre plus sur Alfresco Content Services ? Lisez l’article Alfresco Content Services : solution Open Source de gestion documentaire
Vous souhaitez en apprendre plus sur Alfresco Process Services ? Lisez l’article Alfresco Process Services : solution Open Source de gestion de processus documentaires