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29Mar/21
Alfresco Digital Workspace versus Alfresco Share par Bluexml

Alfresco Digital Workspace vs Alfresco Share

Bluexml, expert majeur en dématérialisation de l’information vous présente l’application Alfresco Digital Workspace (ADW) qui va, à terme, remplacer l’application historique Alfresco Share. 

Alfresco Share : Une fin de maintenance annoncée et fixée

L’éditeur Alfresco a indiqué que le support de l’application Share sera assuré jusqu’au mois de mars 2024, date qui correspond à la fin de maintenance de la version 7.0 d’Alfresco Content Services. Maintenant que cette date est fixée, il est officiel que l’application Share ne sera bientôt plus supportée et qu’il est, dès à présent, nécessaire d’anticiper cette décision en migrant vers la nouvelle application cliente plébiscitée par l’éditeur. 

Alfresco Digital Workspace (ADW) : Une nouvelle application plus ergonomique et plus flexible

Par rapport à l’application Share, l’application Alfresco Digital Workspace possède les avantages suivants : 

  • Facilité de personnalisation et d’extension afin de répondre à l’ensemble de vos besoins. Contrairement à Share, il est possible de modifier l’agencement des composants ; 
  • Mise à disposition nativement d’un grand nombre de composants. Via Application Development Framework (ADF), Alfresco met à disposition un grand nombre de composants prêts à être intégrés dans vos applications. L’application Alfresco Digital Workspace est construite à partir de multiples composants en ADF ; 
  • Facilité d’utilisation de par son interface graphique encore plus ergonomique que l’application Share ; 
  • Des fonctions clefs prêtent à l’emploi comme la gestion documentaire, le partage de documents, les permissions ou encore la collaboration sur l’ensemble des documents stockés ; 
  • Facilité de déploiement via le fichier WAR (Web ARchive) ou son image Docker ; 
  • Peu gourmande en termes de ressources sur le serveur sur lequel elle est déployée ; 
  • Compatibles avec Alfresco Process Services (APS) et Alfresco Governance Services (AGS). L’application ADW permet d’interagir avec ces deux composants afin de proposer leurs fonctionnalités via l’utilisation de leur API REST. 

ADW est compatible à partir d’Alfresco Content Services (ACS) 6.1 et son code source est disponible sur simple demande auprès du support Alfresco. 

Voici quelques captures d’écrans de l’application Alfresco Digital Workspace : 

(cliquez sur la capture pour l’afficher en plein écran)

Une application également disponible pour la version Community d’ACS

La version Community d’Alfresco Content Services possède elle-aussi une version plus moderne de l’interface client proche de la version ADW. Pour être plus précis, ADW est basée sur le code de cette version Community (à l’image de la version Enterprise d’ACS qui est basée sur celle de la version Community). 

Cette version se nomme « Alfresco Content Application » (ACA) et elle est, elle aussi, communautaire (https://github.com/Alfresco/alfresco-content-app). 

Basée sur un Framework Open Source répandu

L’application ADW, tout comme l’application ACA, est basée sur le Framework Angular développé par Google. C’est un Framework Open Source écrit en JavaScript et facilitant grandement la réalisation d’applications Web. Il permet une meilleure adoption par les utilisateurs finaux grâce à une ergonomie moderne et intuitive. Angular s’appuie sur une architecture de type MVC1 reposant sur un principe de séparation entre les données, les vues et les actions et permettant une meilleure maintenabilité. 

Une portabilité des fonctionnalités présentes dans Share

L’application Alfresco Digital Workspace comportera, à terme, la quasi-totalité des fonctionnalités présentes dans l’application Share et même de nouvelles fonctionnalités. 

Son équivalente “Alfresco Content Application” pour la version Community d’Alfresco Content Services, va également bénéficier d’une intégration d’un certain nombre de fonctionnalités présentes dans Share. 

Le tableau ci-dessous présente, pour chaque fonctionnalité, son statut dans les applications Alfresco Digital Workspace (ADW) et Alfresco Content Application (ACA) : 

Fonctionnalité 

Application « ADW » 

Application « ACA » 

Application « Share » 

Fichiers privés (personnels) 

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Déplacement, copie, suppression, corbeille pour les répertoires et documents 

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Espace de collaboration 

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Visualisation en ligne des documents 

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Extension Alfresco Enterprise Viewer 

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Edition en ligne des documents texte 

 

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Visualisation et édition des métadonnées 

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Modification du type mime par les utilisateurs 

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Tag 

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Catégorie 

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Gestion des versions 

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Visualisation une précédente version 

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Amélioration ergonomique de la gestion des versions 

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Ajout d’une nouvelle version par glissé/déposé 

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Gestion fine des permissions 

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Amélioration ergonomique de la gestion des permissions 

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Commentaire 

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Favoris 

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Partage de document 

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Expiration automatique du partage des documents 

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Calendrier 

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Liste de données 

 

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Blog 

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Wiki 

 

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Création de répertoires ou documents à partir de modèles 

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Workflows basiques via le moteur Activiti embarqué 

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Tâches, Workflow et processus (APS) 

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Suppression de “records” (AGS) 

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Archivage et récupération (Glacier) 

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Sécurité 

 

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Interface moderne et facile à utiliser 

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Gestion des rôles 

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Personnalisation de la page d’accueil 

 

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Gestion des sites collaboratifs 

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Facettes sur les résultats de recherche 

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Recherche avancée 

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Liaison (association) entre éléments 

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Intégration de la solution “Desktop Sync” 

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Prise en charge des PDF protégés par mot de passe 

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Modification hors ligne dans Microsoft Office 

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Intégration avec Google Suite 

 

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Intégration avec Office 365 

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Règles de contenu et action sur les répertoires 

 

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Tableaux de bord et “dashlets 

 

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Smart folders 

 

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Support multilingue (mltext) 

 

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Configuration de la recherche par fichiers de paramétrage 

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Configuration de la recherche via l’IHM 

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Thèmes graphiques 

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Authentification SAML via Alfresco Identity Services 

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Authentification Kerberos 

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Module SAML pour Alfresco Content Services 

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Gestion des utilisateurs 

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Compatible pour un déploiement en production 

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Application client “légère” 

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Gestion simplifiée des modules/extensions 

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Framework d’extension réputé 

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Mises à jour de version indépendantes du reste de la plateforme 

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Utilisation de l’API REST publique v1 

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Framework de développement réputé (Angular) 

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Open Source 

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Soumis à souscription 

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Supporté par l’éditeur 

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Légende : ü Présente dans la version actuelle – û Non présente dans la version actuelle – ֍ Planifiée dans une future version – ● En attente de validation pour intégration dans une future version. 

 

Si vous souhaitez migrer votre application Share vers ADW ou développer une nouvelle interface sous ADW, contactez-nous sur info@bluexml.com.

11Déc/20
Webinar YouSign - bluexml expert ECM GED BPM Archivage Signature électroniqueWebinar YouSign - bluexml expert ECM GED BPM Archivage Signature électronique

Vidéo du webinaire YouSign + Alfresco : Faire signer vos documents depuis votre GED n’a jamais été aussi simple

Bluexml et Yousign vous proposent une présentation avec des éléments concrets pour implémenter la signature électronique depuis votre GED.

Ce webinaire sera l’occasion de faire une démonstration de la solution Yousign, avec le démarrage du processus de signature depuis Alfresco Content Services.

Gérez, Validez, Signez, Classez…vos documents essentiels dans un processus entièrement dématérialisé.

22Juin/20
UiPath RPA - bluexml expert ECM GED BPM Archivage Signature électronique

Remarque n°3 : RPA et productivité, attention au crash !

Remarque n°3 : RPA et productivité, attention au crash !

On peut multiplier la productivité par 5 (x5), par 10 (x10), voire plus, mais jusqu’à quel point ? Au delà de l’installation de nouveaux serveurs, de l’achat de nouvelles licences du système d’exploitation, le partage du travail peut être subtil et quelques embûches commencent à apparaître.

Imaginez que vous mettez 3 robots en place pour traiter 30 000 documents, chaque document nécessitant un traitement de 1 à 2 minutes. Plusieurs stratégies sont possibles :

  1. La solution de partage qui vient immédiatement à l’esprit consiste à découper la liste de 30 000 documents en 3, soit 10 000 documents à traiter par robot. Le robot n°1 traitera donc les documents de 1 à 10 000, le robot n°2 de 10 001 à 20 000 et le robot n°3 de 20 001 à 30 000. Cependant, comme la durée de traitement n’est pas uniforme, il se peut que le robot n°1 termine bien avant le n°2 et le n°3, à moins que ce ne soit le n°2 qui termine en premier ;
  2. Pour éviter que certains robots n’attendent à ne rien faire, il faut donc mettre en place une stratégie de réaffectation. Dès qu’un robot a terminé sa liste de documents à traiter, il demande aux autres robots des tâches à réaliser. Ce travail de réaffectation nécessite une intelligence d’orchestration qui doit intervenir jusqu’à épuisement des documents ;
  3. Finalement, il vaut peut-être mieux créer 3 files d’attente, une pour chaque robot, l’orchestrateur étant chargé d’alimenter au fur et à mesure chaque file d’attente de documents à traiter quels que soient les temps de traitement.

Imaginez maintenant que chaque traitement d’un document nécessite lui aussi un ou plusieurs robots, pour lesquels on va retomber dans les mêmes problématiques…

On voit donc qu’on peut facilement augmenter la productivité en ajoutant un ou plusieurs robots mais que cela nécessite immédiatement un travail supplémentaire d’orchestration. Heureusement, les moteurs de RPA commencent à intégrer des modèles (on dit des patterns) de répartition pour les listes de tâches à faire, mais on voit que le système devient également plus complexe, donc plus couteux à mettre en place, à corriger, à faire évoluer… ce qui vient réduire le gain de productivité.

22Juin/20
UiPath RPA productivité des services - bluexml expert ECM GED BPM Archivage Signature électronique

Remarque n°2 : grâce au RPA, x10 et au-delà votre productivité

Remarque n°2 : grâce au RPA, x10 et au-delà votre productivité

Comme on l’a vu précédemment, par le simple fait d’automatiser, vous multipliez par 5 (x5) votre productivité. Il suffit d’ajouter un deuxième robot pour multiplier par 10 (x10) votre productivité, un troisième pour la multiplier par 15 (x15)…

Cependant, travailler avec plus d’un robot nécessite de partager et coordonner éventuellement les tâches. Ce travail de coordination est généralement dévolu à un outil qu’on appelle l’orchestrateur. Au-delà du coût que peut représenter l’ajout d’un robot (nouveau serveur, nouvelle licence windows…), il faut également considérer le coût de l’orchestrateur.

En outre, si vous traitez une liste de documents, il faut éviter que chaque robot ne traite le même, ce qui peut paraître simple mais ne l’est pas toujours dans certaines situations. Du coup, l’orchestration n’est pas seulement une problématique financière (nouvelle licence) mais aussi fonctionnelle car il faudra partager le travail de manière intelligente, et le robot, qui ne l’est pas quoiqu’on dise (intelligent), ne pourra le faire pour vous. Il faudra donc développer une stratégie de partage du travail.

18Juin/20
UiPath RPA productivité des services - bluexml expert ECM GED BPM Archivage Signature électronique

Remarque n°1 : grâce au RPA, x5 votre productivité

Remarque n°1 : grâce au RPA, x5 votre productivité

Un opérateur humain travaille environ 7h30 par jour, dont les 2/3 seulement sont productives (soit 5h), du fait des pauses, des réunions et des tâches annexes qui viennent s’intercaler dans le travail à faire.

Une journée de travail d’un ordinateur est de 24h.

D’un point de vue strictement mathématique, si on considère donc une procédure réalisée par un opérateur humain, automatisée grâce au RPA, la productivité est x5.

En fait, la productivité est supérieure car l’ordinateur ne fait pas d’erreur  et les cas non conformes sont mis de côté pour être traités ultérieurement, par exemple par un opérateur humain.