Category Archives: Alfresco Content Services

Hop!

Alfresco Content Services, GED, Privé, Secteur

Migration Alfresco pour Hop! : Une GED sécurisée et adaptée à leurs besoins

Un client de longue date, Hop!

Hop!, acteur incontournable du secteur aérien régional, collabore avec bluexml depuis plus de 10 ans. Leurs équipes s’appuient sur la solution Alfresco Content Services (ACS) pour gérer leurs données et leurs documents dans tous leurs services. Cependant, au fil du temps, des besoins de modernisation et de sécurisation se sont fait sentir. Dans ce cadre, Hop! a fait appel à notre expertise pour leur migration Alfresco et optimiser leur GED tout en renforçant la sécurité de leur écosystème et leurs authentifications grâce à Keycloak.
Hop!

Un projet ambitieux : Sécuriser et moderniser la GED

Objectif principal

Dans le cadre de la gestion de leur plateforme GED, Hop! souhaitait non seulement moderniser Alfresco mais aussi renforcer la sécurité de leur dispositif. Il était primordial d’être en phase avec les normes de sécurité actuelles et les contraintes spécifiques à leur domaine d’activité.

Les attentes de Hop!

  • Une meilleure opérationnalité pour leurs équipes.
  • Une plateforme conforme aux normes de sécurité les plus strictes.
  • Une prise en compte des besoins des utilisateurs, notamment les contraintes des équipes en vol.
  • La mise en place d’un système simple et efficace pour déclarer et suivre les problèmes techniques.

Notre approche : Un accompagnement personnalisé

1. Comprendre les besoins

Nous avons commencé par organiser des ateliers UX orienté utilisateur, en utilisant des méthodes comme le design thinking et des outils tels que des wireframes pour capturer et analyser les besoins spécifiques. Ces ateliers ont permis de mieux comprendre les attentes des équipes de Hop! et d’identifier les points de friction dans l’utilisation actuelle d’Alfresco. En complément, nous avons observé concrètement leur usage au quotidien pour ajuster nos propositions.

2. Analyser les problèmes existants

Nous avons identifié les raisons pour lesquelles les équipes n’étaient pas satisfaites de la version précédente. Il en est ressorti un besoin de simplification des processus et une attente de fluidité accrue dans l’accès et la gestion des données.

3. Proposer des solutions adaptées

À l’issue de cette phase d’écoute et d’analyse, nous avons présenté une solution sur mesure, à la fois moderne et intuitive, tout en respectant les normes de sécurité exigeantes du secteur aérien. L’objectif était clair : sécuriser leur périmètre tout en gagnant en opérationnalité.

Focus sur la sécurisation avec Keycloak

Intégration de Keycloak chez Hop!

Nous avons mis en place Keycloak pour sécuriser tout l’écosystème GED de Hop!. Ce choix était stratégique pour assurer une protection optimale contre les cyberattaques, tout en rendant l’accès aux données plus fluide et plus sûr pour les équipes, y compris celles travaillant en vol.

Qu’est-ce que Keycloak ?

Keycloak est une solution open-source de gestion d’identité et d’accès (IAM, Identity and Access Management). Elle permet de centraliser l’authentification des utilisateurs et de protéger l’accès à différentes applications via des protocoles standardisés.

Parmi ses avantages principaux :

  • Authentification unique (SSO) : un seul identifiant pour accéder à toutes les applications.
  • Gestion centralisée des utilisateurs : ajout, suppression et modification d’accès simplifiés.
  • Sécurité renforcée : limitation des risques d’attaques par hameçonnage ou d’usurpation d’identité.

Keycloak, solution de gestion des identités et des accès
Migration Alfresco pour Hop!, Air France

Un projet d’envergure, la migration réaliséé en 4-6 mois

Durant cette période, nos équipes ont travaillé en étroite collaboration avec celles de Hop! pour garantir le succès du projet. Voici les étapes clés :
  • Cadrage du projet : comprendre les besoins clients et planification du projet.
  • Migration des données : mise à jour et nettoyage des contenus pour repartir sur une base saine.
  • Implémentation technique : intégration de Keycloak et optimisation d’Alfresco.
  • Formation et accompagnement : organisation de sessions pour que les équipes se sentent à l’aise avec les nouvelles fonctionnalités.
  • Mise en place d’outils de suivi : utilisation de Redmine pour le suivi des incidents et l’avancement du projet.

Un suivi continu avec bluexml

En complément du projet initial, nous avons instauré plusieurs dispositifs pour accompagner Hop! dans la durée :
  • Support technique : un système de tickets sur Redmine pour déclarer les problèmes avec une traçabilité totale.
  • Support téléphonique : réponse rapide aux interrogations.
  • Espace collaboratif : documentation accessible regroupant toutes les informations nécessaires pour monter en compétences et exploiter pleinement la solution.

Résultats obtenus et perspectives

Le projet a permis à Hop! de repartir sur des bases solides. Les données ont été mises à jour, la sécurité renforcée et les équipes sont désormais mieux équipées pour utiliser leur GED. Le feedback est éloquent : les collaborateurs de Hop! se disent très satisfaits des améliorations apportées.

bluexml reste aux côtés de Hop! pour les accompagner dans l’évolution de leur GED et pour répondre aux défis futurs. Ce projet illustre une fois de plus notre capacité à conjuguer expertise technique et compréhension des besoins utilisateurs pour garantir le succès des transformations digitales.
Découvrir la migration

Vous avez un projet similaire, nous serions ravis de vous accompagner ou d’échanger autour de vos problématiques de GED, BPM ou d’IAM.

04Mar/25
Le Port, accompagnement dans l'archivage électronique

Un projet d’archivage électronique ambitieux : Le Port

Alfresco Content Services, Blog, GED, Public, Secteur

Un projet d’archivage électronique ambitieux : la collaboration entre bluexml et la ville Le Port


Depuis 2020, la commune de Le Port, à La Réunion, a initié un projet d’archivage électronique et de Gestion Électronique des Documents (GED) en collaboration avec bluexml. Ce partenariat, issu d’une première collaboration avec le Territoire l’Ouest (TO), a permis d’accompagner Le Port dans la modernisation et création d’un système d’archivage électronique.

Accompagner

Face à la nécessité de structurer et d’optimiser la gestion documentaire, Bruno Leperlier, acteur clé du projet et directeur de la DPP (Direction du Pilotage et de la Performance), a insisté sur l’importance de poursuivre la réflexion et garder la dynamique. C’est ainsi qu’un appel d’offres a été lancé et sur lequel bluexml a su se démarquer en mettant en avant sa connaissance du sujet, son expérience et son savoir-être. Sur ce dernier point, les valeurs d’honnêteté, d’écoute et de conseil ont été incarnés par notre consultant sénior Pascal Dubois. Il fut l’interlocuteur clé du projet, souhaitant avant tout garantir une solution optimale pour la commune de Le Port.
Le Port, accompagnement dans l'archivage électronique

Une Approche Globale : De la Création à l’Archivage

Que peut-on mettre en place pour répondre au besoin de l’archivage électronique ?

Lorsque la collaboration entre bluexml et la commune de Le Port s’est créée, la question principale était : que peut-on mettre en place pour répondre au besoin d’archivage électronique ? L’équipe est entrée dans le projet par l’archivage, une phase essentielle mais à la fin du cycle de vie des documents. Bluexml a alors souligné un point fondamental : “Pour qu’un archivage fonctionne, il faut structurer en amont la gestion documentaire dès la création du document.” Cette réflexion a conduit à la définition d’un cadre de travail où chaque document serait :
  • Créé dans un espace structuré
  • Stocké et gérer de manière sécurisée
  • Archivé selon les exigences réglementaires
Cette approche a abouti à la décision de mettre en place une GED, qui permettrait ensuite les versements vers un SAE (Système d’Archivage Électronique).  

Une Méthodologie Centrée sur les Besoins des Métiers

bluexml, via sa marque bluexperience, a accompagné Le Port, garantissant une approche méthodique et un suivi personnalisé. Un dossier de spécifications détaillées a été établi en concertation avec les différents métiers impliqués, assurant une prise en compte exhaustive des besoins.

Étapes clés du projet :
    • Définition des besoins : Via des ateliers, recueil des attentes de chaque métier pour cerner leurs besoins spécifiques (plans de classement, processus, etc…).
    • Spécifications détaillées : Définition précise des fonctionnalités basé sur un modèle éprouvé.
    • Délimitation du périmètre : Identification de directions et/ou services pilotes impliqués dans la phase initiale (finance, marché publique et l’urbanisme).
    • Structuration des métadonnées : Travail avec l’archiviste pour définir les métadonnées essentielles au bon déroulement des processus.

Un Projet avec ses Défis et ses Succès

Comme tout projet d’envergure, celui-ci a évolué au fil des défis rencontrés. Après une analyse approfondie, la combinaison de CinCom ECM pour la GED et d’As@lae pour l’archivage électronique s’est imposée comme la solution idéale dans le contexte de la mairie du Port. Ce choix a permis d’assurer une gestion documentaire fluide, en conciliant innovation et exigences des archivistes. bluexml, en véritable partenaire de confiance, a alerté les équipes sur les défis à venir, notamment :
  • Les problématiques des connecteurs entre les outils
  • L’importance d’un accompagnement-conseil et non uniquement technique
  • La définition d’un RACI, précisant les rôles et responsabilités de chacun pour un processus de dématérialisation efficace.
L’approche méthodique et le savoir-être des experts bluexml ont permis de structurer le projet de manière fluide, en garantissant une collaboration étroite entre l’archiviste, les équipes métier et informaticiens. Comme le souligne un des acteurs du projet : « Les archivistes ne peuvent pas avancer sans les informaticiens, et les informaticiens ne peuvent pas avancer sans les archivistes ».

Une Collaboration Gagnante

Ce projet illustre la valeur d’un accompagnement structuré et humain. Chaque acteur a apporté sa pierre à l’édifice, garantissant une mise en œuvre efficace et une adoption progressive des outils. L’approche de bluexml, avec son expertise sur les processus de dématérialisation (GED, archivage électronique, solution métier), a permis de structurer une solution adaptée, centrée sur les besoins des utilisateurs et pérenne pour l’avenir.
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04Mar/19
bluexml expert GED ECM BPM Gestion Documentaire_Alfresco_Hop! Air France

Compagnie Aérienne Hop! Air France

Alfresco Content Services, BPM, Dev, GED, jBPM, Privé, Transport

Mise à jour le : 30 janvier 2019

Maintenance DINAMEX – Gestion de la Qualité Technique

Filiale du groupe Air France exploitant une quarantaine d’avions jet de 50 à 100 places, Hop :

  • Affrète 45 lignes en France et en Europe.
  • 250 vols quotidiens assurés, pour + de 60 destinations

L’application DINAMEX est un outil de gestion de la documentation pour l’amélioration et le management des processus et du retour d’expérience.
DINAMEX permet de créer des documents, initialisés à partir de formulaires de saisies de métadonnées, qui sont ensuite validés et publiés

Résumé projet

  • Outil de gestion de la documentation pour l’amélioration et le management des processus et du retour d’expérience
  • Création des documents, initialisés à partir de formulaires de saisies de métadonnées, et ensuite validés et publiés
  • Unification du parc applicatif pour faciliter la maintenance de la flotte HOP ! Air France

Apport bluexml

  • Audit applicatif
  • Refonte ergonomique basée sur Alfresco Share
  • Déploiement de la solution
  • Maintenance applicative

Points clés

  • Dates : 2012 – 2014
  • Solutions : Alfresco 3.4, Oracle 10g…
  • Offres : Développement, Maintenance, Approche MDA…
  • Autres : 150 jh de déploiement, 20 jh de maintenance annuelle

04Mar/19
bluexml expert GED ECM BPM Gestion Documentaire_Alfresco_ASP

Agence de Services et de Paiements

Activiti, Administration, Agence de l'État, Alfresco Content Services, GED, Public

Mise à jour le : 30 janvier 2019

Mise en oeuvre de SynergieDOC

L’ASP met en oeuvre des dispositifs d’aides auprès des acteurs publics dans des secteurs très variés tels que : l’agriculture, l’aquaculture, la forêt, la pêche, l’emploi, l’éducation, l’insertion, la formation…

  • Gestion administrative et financière des aides publiques
  • Assistance technique et administrative à la mise en oeuvre de politiques publiques
  • Suivi et évaluation des politiques publiques

Résumé projet

En 2016, l’ASP a mis à disposition les principales fonctionnalités de Synergie permettant aux Autorités de Gestion (AG) et Autorités de Certification (AC) d’avancer dans leurs travaux de programmation et de certification des opérations : Gestion des dossiers, Comptes annuels, Audits, SynergieDOC…

2018 et 2019 constituent des années de finalisation des évolutions et transition progressive vers un rythme de maintenance en mode TMA répondant aux principales exigences du métier.

Apport bluexml

  • Rédaction des Spécifications Fonctionnelles Générales et Détaillées de SynergieDOC
  • Maintien en Condition Opérationnelle du composant
  • Intégration des compléments fonctionnels et techniques final
  • Tierce Maintenance Applicative

Points clés

  • Dates : 2018 – 2022
  • Solutions : Alfresco 5.2, SynergieDOC,…
  • Offres : AMOA, Expertise, Maintenance…
  • Charges : 150 jh projet

04Mar/19
bluexml expert GED ECM BPM Gestion Documentaire_Alfresco_Bonita_YouSign_Région Ile de France

Région Île de France

Activiti, Alfresco Content Services, Coriolis, GED, Public, Région

Région Île-de-France

L’Île-de-France, c’est une région et une collectivité territoriale regroupant huit départements et plus de 12 millions d’habitants (soit 18% de la population française), appelés « Franciliens ». C’est aussi plus de 6 millions d’emplois salariés et non salariés.

Avec un peu plus de 10.000 agents (dont près de 90% travaillant dans les lycées), 209 élus et un budget de 5 milliards d’euros, la Région Île-de-France agit dans la plupart des domaines qui touchent le quotidien des Franciliens : les transports, les lycées, l’apprentissage, le développement économique, l’environnement…

bluexml expert GED ECM BPM Gestion Documentaire_Région Île de France

 Bluexml accompagne La Région Ile-de-France avec la solution de gestion documentaire Alfresco. Initialement utilisée en gestion documentaire et collaborative, l’application est devenue transverse avec l’intégration des documents des applications métier comme la finance, les subventions, la gestion du patrimoine immobilier et s’impose comme le référentiel documentaire de la Région. Bluexml poursuit son accompagnement vers la dématérialisation des processus et des procédures administratives de la Région.

01

Le projet

Une GED collaborative et transverse

Bluexml intervient depuis 2015 pour la Région en l’accompagnant dans l’évolution de sa plateforme documentaire Alfresco. Véritable outil de partage documentaire et collaboratif pour les services et projets au sein de la région, la GED devient transverse à l’organisation en intégrant les applications GUEPAR et OGIL qui stockent leurs productions documentaires dans la GED. Le calendrier d’interconnexion s’est poursuivi avec les applications SI et métier : Sharepoint, finance, subventions…

Les processus et la dématérialisation des procédures administratives est la nouvelle ‘étape fixée par la Région dans l’intégration de la brique GED au sein de son système d’information. 

La mise en œuvre d’une GED transvere vise 4 objectifs majeurs :

  • Faciliter le travail collaboratif au sein de la Région

  • Partager les documents avec les partenaires extérieurs

  • Interconnecter les applications SI et métier à la GED transverse : Sharepoint, Finances, Subventions, Gestion du patrimoine immobilier….

  • Automatiser les flux documentaires par la gestion des processus

  • Dématérialiser les procédures administratives comme e-médiateur

Les apports de Bluexml :

  • Technique avec les migrations Alfresco et la Maintenance.
  • Expert pour les processus et la dématérialisation des procédures.
  • Métier avec l’intégration des applications finance, subventions.
  • Organisationnel par l’accompagnement MOE.

Les point clefs de cette collaboration

Dates : 2014 – en cours
Solutions : Alfresco 6 vers 7 et ADF, Processus, Progos, Coriolis
Offres : Intégration, Expertise, MOE, Développement, Maintenance…

02

Les technologies

ACS

Alfresco

L'Île-de-France fait confiance à Bluexml pour son expertise sur Alfresco

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04Mar/19
bluexml expert GED ECM BPM Gestion Documentaire_Alfresco_Région Nouvelle-Aquitaine

Région Nouvelle-Aquitaine

Alfresco Content Services, Astre GF, BlueSearch, GED, Public, Région

Région Nouvelle-Aquitaine

La Région Nouvelle-Aquitaine porte des responsabilités importantes dans le quotidien des citoyens Néo-Aquitain. Elle les déploie à travers l’économie et l’emploi, la jeunesse, l’aménagement du territoire et la transition énergétique et écologique. 

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bluexml expert GED ECM BPM Gestion Documentaire_Région Nouvelle Aquitaine

En chiffres, la Région Nouvelle-Aquitaine, c’est 296 lycées (226 700 lycéens), 6 pôles universitaires et près de 120 écoles supérieures (+ de 208 000 étudiants), 102 centres de formation d’apprentis et 394 sites de formation  (plus de 39 600 apprentis). Mais c’est aussi la 1re région boisée de France (2,8 millions d’hectares de forêts), 76 409 exploitations agricoles, 1er espace européen en valeur de production agricole. Ou encore la 3e région économique de France avec 160 milliards d’euros de PIB, plus de 32 millions de touristes, 14 sites Unesco et 6 Parcs Naturels Régionaux.

01

Le projet

Maintenance de la GED transverse

La Région Nouvelle-Aquitaine, créée par la réforme territoriale de 2015, est la plus vaste région de France (métropole et outre-mer confondus).
Bluexml intervient sur tous les composants en lien avec la GED Alfresco. Les besoins concernent l’ensemble des composants de l’architecture mise en œuvre et ses évolutions, incluant la connectivité avec les autres composants techniques et métiers du système d’information. La GED transverse a pour finalité de stocker tous les documents issus de la dématérialisation des processus (subventions, marchés, travaux, etc.).

Le résumé du projet entre Météo France et Bluexml

La GED transverse a pour finalité de stocker tous les documents issus de la dématérialisation des processus (Subventions, Marchés, travaux…).
Le périmètre couvert par Bluexml en accompagnement de la Région porte sur les composants de la Gestion électronique de documents :

  • Plans de classement
  • Processus de traitement
  • Archivage

L'apport de Bluexml dans ce projet de GED transverse

  • Evolutions du Bundle GED de la Région : Agent GED, NUMERIDOC, RESIN
  • Création d’un site web pour la recherche des Délibérations
  • Maintenance corrective de la GED transverse
  • Définition de l’architecture d’interopérabilités avec les applications métiers

02

Les technologies

APS

Alfresco

La Région Nouvelle-Aquitaine fait confiance à Bluexml pour son expertise sur Alfresco

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04Mar/19
bluexml expert GED ECM BPM Gestion Documentaire_Alfresco_Bonita_Logo Meteo France

Météo France

Agence de l'État, Alfresco Content Services, BlueClassify, Environnement, Flowable, GED, Public

Météo France

Météo-France, service météorologique et climatique national, est un établissement public de l’Etat. Il joue un rôle opérationnel en matière de sécurité météorologique des personnes et des biens, d’appui météorologique aux forces armées et, en tant que prestataire désigné par l’Etat, de fournisseur de services météorologiques à la navigation aérienne.

Météo-France joue également un rôle de premier plan dans l’étude du climat et de ses évolutions en produisant des scénarios de changement climatique et met son expertise au service des politiques d’adaptation.

Météo France - bluexml expert ECM GED BPM Alfresco Bonita

Météo-France propose des services et des produits d’expertise météorologique réalisés à partir des meilleures techniques de prévision, de climatologie et d’observation.

Dans certains domaines, Météo-France s’appuie également sur les compétences de ses filiales et de ses partenaires, pour offrir à ses clients, la meilleure solution de gestion ou d’anticipation du risque météorologique.

01

Le projet

Accompagnement au choix des solutions ECM & BPM

Après un premier déploiement de la solution de GED Alfresco, et le constat de la faible utilisation des outils, Météo France a souhaité réaliser un audit pour :

  • Spécifier les besoins utilisateurs

  • Valider la nécessité d’un outil de gestion documentaire.

Le résumé du projet entre Météo France et Bluexml

Afin de réussir le projet, Météo France choisit la méthodologie du démonstrateur et des ateliers de présentation utilisation ECM & BPM, introduisant, en amont du projet de déploiement, la conduite du changement auprès des services.

Un projet et une collaboration de confiance entre Bluexml et Météo France qui dure depuis 2018.

L'apport de Bluexml dans ce projet ECM & BPM

  • Présenter les potentiels de l’application au travers d’ateliers
  • Réaliser les études d’architecture, d’environnement, d’intégration continue et de migration
  • Valider le déploiement au sein du SI des solutions transverses de gestion documentaire et de gestion des processus

02

Les technologies

APS

Alfresco

Météo France fait confiance à Bluexml pour son expertise sur Alfresco

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Flowable par bluexml ECM GED BPM Capture Archivage Signature électronique
BPM

Flowable

Météo France fait confiance à Bluexml pour son expertise sur Flowable

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28Jan/19
bluexml expert GED ECM BPM Gestion Documentaire_Alfresco_Bonita_Logo Métropole Nice Cote d'Azur

Métropole Nice Côte d’Azur

Alfresco Content Services, BlueClassify, BlueReport, Dev, e.sedit GF, GED, HR-Access, Métropole, Public

Métropole Nice Côte d'Azur

La Métropole Nice Côte d’Azur, c’est l’union de 49 communes qui se sont unies pour former un territoire administratif de plus de 550.000 habitants.

La Métropole s’étend sur 1.400 km², dans le département des Alpes-Maritimes (06) et la Région PACA. Un territoire qui accueille 62.000 étudiants, 71.000 entreprises et 220.000 emplois. La Métropole, c’est aussi la 2e destination touristique de France avec 300 jours de soleil par an.

 

bluexml expert GED ECM BPM Gestion Documentaire_Métropole de Nice
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La Métropole assure la fonction d’autorité organisatrice d’une compétence qu’elle exerce sur son territoire. Elle définit les obligations de service au public et assure la gestion des services publics correspondants, ainsi que la planification et la coordination des interventions sur les réseaux concernés par l’exercice des compétences. Parmi les compétences exercées par la Métropole, on retrouve :

Le développement et aménagement économique, social et culturel, la promotion économique du territoire à l’international, l’aménagement de l’espace métropolitain, la politique locale de l’habitat, la gestion des services d’intérêt collectif, et bien d’autres encore.

01

Le projet

Mise en oeuvre de la GED Transversale

Avec + de 550.000 habitants, la Métropole de Nice est l’une des plus importantes de France. Après le déploiement d’Alfresco, les premiers périmètres métier de dématérialisation des Factures et de la paie de près de 10.000 agents ont été traités en 4 mois. Et les développements se poursuivent à un rythme soutenu pour intégrer de nouvelles applications métier et apporter toujours plus de services à la Métropole et à ses agents.

Le résumé du projet entre la Métropole Nice Côte d'Azur et Bluexml

  • Dématérialisation des pièces comptables, et classement automatisé pour les Marchés Publics en liaison avec eSEDIT-GF
  • Gestion de la paie dématérialisée avec HR-Access, et transmission à la Trésorerie au format XEMELIOS

L'apport de Bluexml dans ce projet de GED transversale

  • Prototypage des processus
  • Intégration Alfresco One et Abbyy FlexiCapture
  • Déploiement en env. Haute-Disponibilité
  • Réalisation des connecteurs HR-Access et eSEDIT-GF
  • Mise aux normes XEMELIOS pour la paie

02

Les technologies

APS

Alfresco

La Métropole Nice Côte d'Azur fait confiance à Bluexml pour son expertise sur Alfresco

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Abbyy par bluexml ECM GED BPM Capture
Capture

Abbyy FlexiCapture

La Métropole Nice Côte d'Azur fait confiance à Bluexml pour son expertise sur Abbyy

En apprendre plus
14Jan/19
bluexml expert GED ECM BPM Gestion Documentaire_Alfresco_Bonita_Logo Ville de Lorient

Mairie de Lorient

Alfresco Content Services, BlueClassify, Coriolis, Dev, Formation, GED, Public, Ville

Ville de Lorient

La Ville de Lorient, située dans le Morbihan, en région Bretagne, est une cité portuaire de 57084 habitants (4e ville la plus peuplée de Bretagne).

Presque entièrement détruite pendant la seconde guerre mondiale, sa reconstruction durant les années 50 et 60 lui confère un caractère exceptionnel mêlant histoire et modernité.

Labellisée entre autres Ville d’art et d’histoire, Ville Fleurie, Cit’ergie, Ville Santé ou encore Ville Internet, la ville de Lorient possède très nombreux atouts. Elle est aussi connue pour être la ville aux six ports :  port de pêche, port de commerce, construction navale, port de plaisance, port de passagers, pôle course au large.

Ville de Lorient - bluexml expert ECM GED BPM Archivage Alfresco Bonita
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01

Le projet

Un Portail intranet collaboratif pour Les projets De recherche de l'Ifremer

Bluexml à mis en place dès 2009 un socle documentaire Alfresco pour l’Ifremer à travers un POC (Proof Of Concept = étude de faisabilité) pour valider l’apport de l’outil dans les projets orientés recherche. Alfresco devient, après un test sur 5 groupes pilotes, un référent pour la collaboration, le partage d’informations et les échanges documentaires, discussions, mails des groupes de travail pour les projets internes et européens.

Intégré dans une architecture interne, intranet et internet complexe et fortement sécurisée, la plateforme est mise à disposition de plus de 6000 collaborateurs avec l’intégration du module accès Side permettant la sélection depuis l’annuaire Ldap d’un collaborateur, d’un groupe avec affectation des droits et rôles.

C’est tout naturellement, après un POC en version 3.2R2, une migration vers la version 3.4 Community, qu’Ifremer choisit de déployer et migrer sur une version Enterprise en 2011. Et c’est aujourd’hui une plateforme en constante évolution et en réponse aux nouvelles demandes des utilisateurs comme la publication sélective sur des sites ‘internet’ des travaux de recherche des groupes de travail.

Gestion de la documentation technique / Gestion de la Qualité / DocRef

En remplacement du logiciel Advitium, le département NSE de l’Ifremer a fait confiance à Bluexml pour développer une application de gestion de la documentation technique sur Alfresco pour répondre aux besoins métiers du département. Et il est développé pour d’autres unités la gestion de la qualité sur ce même socle Alfresco. Enfin la gestion administrative s’empare de l’outil pour son projet DocRef.

Convergence des applications

Développées de façon autonomes, séparément du socle documentaire collaboratif, l’architecture documentaire pour l’Ifremer est en cours de refonte, afin d’en faciliter l’exploitation et la maintenance : un socle unique et un catalogue applicatif déployable pour chaque unité en fonction de ses besoins de getsion administrative, qualité, technique…

Tierce Maintenance Applicative

Bluexml accompagne l’Ifremer pour la Tierce Maintenance Applicative des environnements ECM.

02

Les technologies

APS

Alfresco

Ifremer fait confiance à Bluexml pour son expertise sur Alfresco

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Mise à jour le : xx janvier 2019

Dématérialisation des factures

Ce projet, composé de plusieurs dimensions, avait pour but la dématérialisation des factures en liaison avec Coriolis/Coripes, ainsi que la gestion de processus métiers : convention Association / Collectivité. D’autres dimensions vont s’ajouter à ces deux dernières comme la gestion des dossiers agents, ou bien une GED transversale pour les « métiers » technique (voirie, bâtiments, espaces verts…)
Résumé projet
Ce projet a permis :
  • La réduction des erreurs de saisie et amélioration de la productivité
  • La sécurisation des accès aux fiches et données
  • L’indexation de l’ensemble de l‘information pour une recherche
  • Le classement automatique (règles de chemin de stockage…)
  • La fusion de données d’un formulaire avec un modèle (PDF, OpenOffice, Word…)
Apport bluexml
  • Intégration Alfresco One et BlueAppStore
  • Module de gestion de plan de classements dynamiques et de classement automatique des documents et pièces associées
  • Dématérialisation et rematérialisation de document à partir de modèles de documents (PDF) et renseignement de formulaires en ligne
Points clés
  • Dates : 2016 – en cours
  • Solutions : Alfresco 5.1, BlueAppStore, Flowable…
  • Offres : Intégration, Formation, Maintenance…
  • Charges : 75 jours de projet, 10 jours de maintenance annuelle
30Juil/18
bluexml expert GED ECM BPM Gestion Documentaire_Alfresco_Bonita_Logo Jura

Département du Jura

Alfresco Content Services, Département, GED, Grand Angle, Public

Mise à jour le : 28 janvier 2019

bluexml expert GED ECM BPM Gestion Documentaire_Département Jura

bluexml expert GED ECM BPM Gestion Documentaire_Département Jura

Migration vers Alfresco 5.2

Depuis novembre 2017, Bluexml accompagne le Département du Jura pour le support de son Système d’Informations GED.

Afin de bénéficier des nouvelles fonctionnalités et d’assurer l’interconnexion avec la solution de Gestion Financière Grand-Angle, une migration vers la version 5.2 d’Alfresco a été effectuée

Résumé projet

La future instance d’Alfresco devient le référentiel pour l’ensemble du patrimoine documentaire du Département, et doit permettre :

  • L’interconnexion avec les application métiers, dont Astre-GF
  • Le classement des documents suivant une arborescence dédiée à chaque domaine
  • Une consultation dynamique des éléments en fonction du rôle de chaque utilisateur

Apport bluexml

  • Réalisation de la migration vers Alfresco 5.2
  • Reprise des sites existants
  • Configuration de la connexion avec Astre-GF pour le versement des pièces comptables
  • Formation des agents du Département à la nouvelle version 5.2

Points clés

  • Dates : 2017- en cours
  • Solutions : Alfresco 5.2, Windows Server, Postgresql, Open Office…
  • Offres : Expertise, Migration, Formation, Intégration…
  • Charges migration : 30 jours / homme